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レイアウト変更が叶える整理整頓┃平面図作成サポートの事例

 

 

レイアウト変更のついでに整理整頓

 

職場の整理整頓は[したほうが良い]のは、言われなくたって分かっていますよね。

でも、今の状態で仕事はできているし、とりあえず今すぐやらなくても…

ですよね、分かります!

わたし自信も、ついそう思って放置しがちです。

デスク周りは、すぐ片付けられる仕組みになっているので、散らかしても一時的だったりします。

でも、実は最近まで、備品などを入れている納戸の中がヤバイ状態だったんです。

最近になって[やっと]使いやすく整えましたが、重い腰が上がらない日々が長く続いていたので、ほんと[やっと]だったんです。

 

納戸を整えた様子

 

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重い腰が上がらないお客さまたちも、やっと動き出されるキッカケになるのが【レイアウト変更】です。

事例1
レイアウト変更が必要な事情があり、その際に自然と整理整頓が伴った(勝手にスイッチが入った)

事例2
別件で相談を受けた際に、雑談的にレイアウト変更のお話しをしたら、予定になかったレイアウト変更と整理整頓が叶った

事例3
整理整頓のご相談を受けた際に、レイアウト変更も含めることでスムーズに進んだ

 

いずれにせよ【レイアウト変更】がスイッチになることは間違えないのです。

引っ越しのときや、部屋の模様替えを想像されると、分かりやすいかと思います。

 

わたしは常々「整理整頓は目的ではなく手段です」とお話ししています。

整理整頓を目的にしてしまうと「そのうち」になりますが、目的がレイアウト変更なら、そのついでに整理整頓ができちゃうんです。

 

~そうは言っても、必要に迫られていなければ、レイアウト変更そのものを、結局先送りにしてしまうよ~

ですよね、そう思われて当然です。

ではなぜ、重い腰があがった事例が多いのか。

それは、平面図(レイアウト案)を数パターンお見せするからなんです。

「それだけ?」と思われたかもしれませんが、それだけです。

 

でもこれ、すごく効果があるんです!

具体的に、何をどう動かすとどうなるのか、それを視覚で確認すると、リアルなイメージが湧くからなんです。

「意外とここに、こう置けるんだ」

「あれをこう移動すると、あの不便さが解消されるな」

「じゃあ、あっちのも動かすとどうなる?」

数パターンのレイアウト案をヒントに、ご自身たちでいろんなアイディアや改善案が浮かんでくるから、それを実現したくなるのです。

 

どうでしょう?

【レイアウト変更】がスイッチになる感じ、伝わりましたか?

 

では最後に、具体的な事例を紹介したいと思います。

今回は、レイアウト変更が必要な事情があった会社さまの事例です。

 

 

平面図作成サポート
[事務所のスペース縮小に伴うレイアウト変更の事例]

 

 

■ ご依頼者 札幌市内の法人さま

* 社員数の減少もあり、経費削減等を目的に、事務所のスペースを縮小する予定

*不要な家具や収納什器も多く、処分することで、縮小は可能と判断

* 壁を設置し、2部屋にする。事務所は1部屋に縮小し、もう1部屋は空けて賃貸とする

上記を踏まえ、事務動線や整理整頓を考慮した、新レイアウトをご提案することとなりました。

 

■ サポートの流れ

1- ヒアリング・計測・撮影


ご要望や処分予定の家具等を確認

平面図に落とし込むため、事務所全体・家具等のサイズの計測と撮影

 

2- 平面図(レイアウト案)を提出


変更前

案1(ほか2案提出)

上記をご確認の上、再度ご要望を伺い、修正案を作成。これを複数回繰り返す。

 

3- 平面図(レイアウト)を納品


家具の移動等の作業は、社員の方たちが実施

 

4- ビフォーアフター


* 応接・休憩エリア → 空けて賃貸に

ビフォー

アフター

 

* パーテーション → 壁設置

無造作にセロテープで貼られていた掲示物は、壁に『マグネットシート』を設置することで、整然と見やすくなりました。

ビフォー

アフター

 

5- 縮小した事務所


執務エリアは、写真で紹介できませんが、

* 不要なモノを大量に処分して、無駄がなくなりスッキリしました。

* 複合機の近くに、その周辺で使う備品やストック品などをまとめて配置することで、事務動線がスムーズになりました。

 

■ 社長さまご感想

事務所のスペースを縮小することは決まっていて、頭の中でどんなレイアウトが良いか考えていました。

仕事の状況をみながら、お盆明けから着手する予定でいましたが、平面図(レイアウト案)を作成してもらったことで、頭の中で迷っていたことがクリアになり、イメージが鮮明になりました。

そのおかげで、予定より早く着手することができ、お盆前には完了できました。

正直『整理整頓』というサービスの中で、今回のようなサポートが受けられるとは思っていなかったので、意表を突かれました。

 


■ サポート詳細

事務所の整理整頓サポート
スポット相談・作業補助(平面図作成)


 

【オフィスの整理整頓サポート】


名刺・デスク周りの整理整頓、社員研修など承っております。
お気軽にお問い合わせください。


カタシカタ
倉岡 真希子

著書:整理整頓で輝くビジネスライフ(Kindle本)
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2021-08-07 | Posted in Blog, オフィスの整理整頓No Comments » 

 

効率よく!仕事をするための整理整頓レッスン┃研修会

 

 

【研修会】効率よく!仕事をするための整理整頓レッスン

 

認定こども園・黒松内町保育園さまで
職員の方への、当研修会を
担当いたしました。

コロナ禍ということで、オンラインでの開催となりました。

 


研修会では、職場における整理整頓の必要性や基本のほか、パソコン内についてのお話しをしました。

 

格納のシカタについて

 

フォルダとファイルのネーミングについて

 

 

アンケートにご協力いただきましたので、一部、抜粋して紹介いたします。
(趣旨を損なわない範囲で要約しております)

アンケート(一部抜粋)

* 「自分が分かれば良い」ではないことを周知していきたい

* 見る目、ポイントが変わると、整理のシカタも変わるということが、具体的な方法を聞いて納得できました

* 家族に整理整頓できない(探し物・忘れ物が多い)タイプがいるので、研修の内容を教えたいと思いました

 


今回は、少しだけグループワークを取り入れることができました。

人前で発言することに抵抗がある方でも、グループワークだと話しやすくなるため、率直なご意見を聞けたように思います。

皆さんのお話しを聞くことが、わたしの勉強にもなるので、とても参考になりました。

 

黒松内町保育園の職員の皆さま
研修のご担当者さま

貴重な機会を、ありがとうございました。

また、アンケートにご協力くださった方には、重ねてお礼を申し上げます。
ありがとうございました。

 

かつては、わが子も保育園という場所に、お世話になりました。

保護者として、保育士の先生たちへは、尊敬と感謝しかありません。

もし今回、お役に立つことができたなら、少し恩返しができた気持ちです。

先生たちが、少しでも働きやすい環境で、お子さんたちと過ごせることを、心より応援しております!

 

 

仕事は段取りが8割

 

今回、画面越しと画像で、保育園内の一部を拝見しました。

全体的に「キレイ」という印象でした。

園長先生から「仕事をしやすい環境作りに取り組んで2年目」と伺い、なるほど!と納得しました。

 

研修会やサポートのご依頼がある、会社さまの多くは、すでに職場改善を実施中です。

その過程で、何かしら行き詰ったり、さらに高みを目指す中、ご依頼があります。

ですから、その担当者さまとお話しをしていると、教わることがたくさんあるんです。

「わたしがここの社員だったら、足を引っぱっているな」とさえ思わされます。

 

サラリーマン時代、周りの仕事のできる人たちの大半は、身の回りが整理整頓されていました。

ある先輩に「仕事は段取りが8割」と教わったことがありました。

彼らは、整理整頓をしている意識ではなく、あくまで段取りをしているだけでした。

そのときは「へー」って、軽く聞き流していましたが、今なら心底理解できます。

 

「今なら」理解できる。「今だから」分かるんですよね。

まだ「今」を迎えていない方には、その近道を提供できたらうれしいです

それを迎えるタイミングは人それぞれ。

だから、今後も研修会などを通して「仕事は段取りが8割」に、うなづける人が増えるお手伝いをしたいと思っています。

 


 

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2021-06-05 | Posted in Blog, 研修会・講習会No Comments » 

 

整理整頓で家事の手間を減らす┃講習会

 

【講習会】整理整頓で家事の手間を減らす
― 忙しいじぶんを応援する方法 ―

 

認定こども園・黒松内町保育園(子育て支援担当)さま主催の
当講習会を
担当いたしました。

参加されたのは、
こちらの施設を利用される、主に0歳~3歳のお子さんがいるお母さま。

コロナ禍ということで、オンラインでの開催となりました。

 


内容を簡単に紹介すると

 

講習会では、必ずお話ししている、
整理はまず【ワケル】から

 

これについては、
洋服をワケル事例を紹介

 

そして、整頓については、
【線をひく】などを紹介しました。

 

アンケートにご協力いただきましたので、一部紹介いたします。

アンケート(一部)

* 無意識のチカラを取り入れようと思った

* 手間を省く工夫をしようと思った

* できそうなことに挑戦してみたいと思った

 


今回は、会場と倉岡の二方向での通信でした。

通信環境の影響で、聞き取りにくい部分があったと思われます。

また、会場の様子を把握できなく、臨機応変に対応できない部分もあったと思います。

そんな中でも、たくさんの方にお話しを聞いていただき、うれしく思っています。

 

ご参加くださった皆さま
黒松内町保育園(子育て支援担当)さま

貴重な機会を、ありがとうございました。

また、アンケートにご協力くださった方には、重ねてお礼を申し上げます。
ありがとうございました。

いつか気兼ねなくお会いできる日を、楽しみにしています。

 

忙しい日々をお過ごしの皆さまを、心より応援しています!

 

 

母としては

 

わが家にも、子がおりまして、現在17歳の男子です。

母としては、彼に整理整頓をどう伝えてきたか。

 

結論から言うと、割りと放置というか、積極的に伝えてきませんでした。

その結果の今は、そのまま整理整頓に意識が向かない男子となっています。

参考になる話しではなく、申し訳ありません…

 

これから苦労する場面が、多々あるのかもしれませんが、それも彼の人生

社会に出てから、むしろ社会に出てからのほうが、いろんな意味で学ぶことが多かったと、わたし自身を振り返ります。

「社会に育ててもらう」
それもアリだと思っています。

 

整理整頓だけでなく、わが子が社会で困らないよう、願い、心配し、親としてできることを、と思うのは当然のことだと思います。

でも、それと同じくらい、信じて大丈夫だとも思っています。

社会の中で、ちゃんと成長しているもんですよ。

 

子が小さかった頃のことを、母として綴ったものです
(整理整頓のことには触れていません)

 

整理整頓という面からは、参考になる話しができず申し訳ありません。

その分、今後も講習会などを通して「社会で育てる」お手伝いができたら、うれしく思います。

 


Special Thanks

画像:さーたんさん (Instagram)

スライドで使う画像をお借りしました。ご協力ありがとうございました。

 

 

【オフィスの整理整頓サポート】


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2021-06-03 | Posted in Blog, 研修会・講習会No Comments » 

 

【シェア会】Kindle本の著者になろう!電子書籍の出版のシカタ┃ストアカでも募集中

 

 

【シェア会】のご案内
Kindle本の著者になろう!電子書籍の出版のシカタ

▷  オンライン
▷  1回の開催につき3人まで

ハードルが高いと思われがちな書籍の出版

でも電子書籍なら意外とできちゃう⁉︎

Kindle本を出版した経験をもとに、出版のイロハをお伝えします

 

 

<対象>

じぶんでKindle本を出版してみたい方

じぶんの思い、経験談、専門知識など
「文字で残したい、伝えたい」
この第一歩を踏み出したい方

 

<こんなお話しをします>

■ Kindle本とは
■ Kindle出版までのステップ
■ Kindle出版に必要なもの
■ Kindle出版にかかる費用
■ Kindle出版でできること

 

<こんな風に進めます>

こちらからのお話しのほか、疑問や質問にお答えする対話時間を多くとります

 

 

こんな方いらっしゃいませんか

 

 プライベート編 

▷ 長年綴っている日記(ブログ)を書籍化したい

▷ 育児記録を書籍化して成人する子の記念にしたい

▷ 離婚(死別)・闘病・介護・相続など、体験記を書籍化して役立てたい

▷ 趣味として小説を書いてみたい

▷ お小遣い稼ぎ(印税)に興味がある

▷ やってみたいことのひとつに「出版」がある

 お仕事編 

▷ じぶんの専門知識を書籍化したい

▷ 小冊子がわりにお客さまへ配布したい

▷ 業務を通して得た経験を書籍化して役立てたい

▷ 著者という肩書きがほしい

▷ 著書を名刺がわりにしたい

▷ 集客のツールにしたい

 

紙の書籍化はハードルが高い
同じように電子書籍化もハードルが高いと思っていませんか?

実はKindle本なら、紙のような大変さ(特に費用面)はありません

あなたの思い、経験談、専門知識を
アメブロで文章にしたり、YouTubeで動画にするように
amazonでKindle本にして発信する

 

右肩上がりの『電子書籍市場』には、徐々に参入する人が増えています
しかし、まだアメブロやYouTubeほどではありません

すでに参入している人は
そのハードルの低さを知った人だったり
先行して後続との差をつけておきたい人だったり

 

著名人じゃないとか
出版するほどの人格・経験・実績がないなど
思っていませんか?

アメブロやYouTubeに投稿している人は著名人だけですか?
人格・経験・実績がある人だけですか?

重く考えなくて大丈夫です!

発信したいことがあるなら
出版の体験談だけでも聞いてみてください

わたしも今、2冊目の準備中です
一緒に執筆しませんか

弱気ながら強い思いを持っている人を
出版というカタチで応援します

 

<日時>

[開催リクエスト]を受け付けております

 

<所要時間>

最長90分程度
参加人数により変更となります

 

<当日の流れ>

30分 各自の自己紹介と知りたいこと
30分 出版に関する話
30分 質疑応答

 

<場所>

オンライン

 

<料金>

1,650円(税込)

※ 倉岡の著書『整理整頓で輝くビジネスライフ』をご購入くださった方は、1,100円(税込)といたします
お申し込みの際に、その旨をお知らせください

こんな方はご遠慮ください

▷ 出版を丸投げしたい方

▷ 冷やかし程度の方(交流会ではありません)

▷ ほかの参加者さまのお話しを聞けない方

▷ ご自身の商品を宣伝したい方

▷ Kindle出版以外の目的がある方

 

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ストアカでも募集しています

ストアカ(ストリートアカデミー)でも募集しています

▷ ストアカの決済がラクで良い

▷ ストアカのポイントを使いたい

などございましたら、ストアカからお申し込みください


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倉岡 真希子

 

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これを機会にストアカに登録される場合は、こちらのクーポンをお使いください。倉岡からの招待となり、受講後に100ポイントがつきます

 


 

カタシカタ
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2021-05-29 | Posted in Blog, お知らせNo Comments » 

 

整理整頓で輝くビジネスライフ┃電子書籍の出版

 

【Kindle本】整理整頓で輝くビジネスライフ

 

このたびKindle本(電子書籍)を出版しました

┌─┌─┌─┌─┌─┌─┌─┌─┌─

デスクワーカーへ贈る

整理整頓で輝くビジネスライフ

定量オーバーは、仕事と人生の質をさげる

─┘─┘─┘─┘─┘─┘─┘─┘─┘

 

内容紹介


「え、事務所の整理整頓!?今のままで問題ないですけど!」

赴任したての上司から、おしきせの指示
明らかに不満たっぷりの社員

新しい上司とこの社員は、どのように折り合っていくのか
そして、事務所の整理整頓はどうなるのか…

 

「デスクの上がいつも書類の山…気になってはいるけれど仕事に追われて……」

「お得意さまの急なご要望、後輩の面倒、自分のための時間がなかなか作れない」

「本当はキレイにスッキリさせて仕事がしたい」

「仕事もプライベートもやりたいことが、いっぱいあるのに…」

 

責任ある立場で、がんばり屋なんだけど、デスクまわりは散らかってしまっている

そんなデスクワーカーのあなたに、ぜひ読んでいただきたい書籍となっています

整理整頓の表面的なテクニックではなく、本質に触れています

 

整理整頓という脇役の業務が

・いかに主役の業務を引き立てるか
・どんな効果が期待できるのか
・どんなことを実現できるようになるのか

 

ある社員の事例とともに、脇役業務の重要さを、その追い風っぷりを、公開しています

 

目次


■ はじめに

本章に入る前に、プレゼント①のお知らせ

■ Part 1

仕事はやりがいがあるけれど、何かモヤモヤしているビジネスライフ

1-01

周りから頼られ、ギリギリの仕事になりがちな、中間管理職の悩み

1-02

マイペースなりに、仕事と家庭を両立させたい、一般職の悩み

■ Part 2

整理整頓で人生が変わる⁉︎

2-01

30年分の垢を取り除いたとき

2-02

反発していた社員が輝くとき

■ Part 3

その効果は、じわじわくる
[6つの効果]を紹介

■ Part 4

わたしがこの書籍を書いた理由

4-01

ごみ屋敷に住むおばあちゃんになることは、諦めました

4-02

「王様の耳はロバの耳~」叫ばなくとも、口にだす

■ おわりに

最後に、プレゼント②のお知らせ

 

 

ご感想

 

読まれた方のご感想を紹介します

(内容の趣旨を損なわない範囲で、編集しています)

 

とっても読みやすくて、止まらなかった。

「興味はあるけど、なかなか読みきれない」という人にオススメだと思った。

— これが一番多い声です「読みやすかった!」


自分と同じフィールドに立って書かれていて良かった。

「会社のデスクの中を整理整頓しよう、時間ないって言い訳していたな」と思った。


「あ、書類コピー取ったりする!

コピー取ったのはいいんだけど、ただクリアファイルにいれて全然役に立っていない。

もうその情報古くなってる…」と思った。


坂下さんに感情移入しちゃいました。共感しながら読むことができました。

— これも多く寄せられています。坂下さんについてのご感想


いろんな立場の方のお話しが、参考になりました。

ダメな自分と折り合いをつけながら、整理整頓したいと思いました。


読んですぐ整理整頓しました!!

あちらこちらに共感する部分があって、読み終わった時には自然と体が動いてました!

「使わないけど放置しているもの、修正して何個も保存したデータ、沢山あるな」

「目に見えるもの以外の整理もしなきゃな」

など、読みながら改めて自分の環境に気づき、変えなくては!と思いました。

恐ろしい時間を無駄にしてしまっているな、と。。

 

前半はエピソードがメインなので、サラッと読めると思います

前半部分だけでも、ぜひ読んでみてください

 

┌─┌─┌─┌─┌─┌─┌─┌─┌─

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定量オーバーは、仕事と人生の質をさげる

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2021-04-02 | Posted in Blog, お知らせNo Comments » 

 

整理整頓で職場の環境改善┃講習会

 

【講習会】整理整頓で職場の環境改善
働き方改革による業務効率化に向けて

 

恵庭商工会議所さま主催の、当講習会を担当いたしました

会場の感染症対策には、きめ細かな配慮がされており、参加された皆さまは、緊張感を持ちつつも安心して受講されたのではないかと思います

 

自己紹介の中で、わたしの黒い時代、片付けられなかった頃のことを、当時の写真付きでお話ししました

実は担当者さまとの打ち合わせの際に「どうして片付けられるようになったのですか?」と聞かれ、チラッとお話ししたところ、そのお話しも入れてください、と言っていただきまして

こんな話しに付き合わせるのは迷惑かと思っていましたが、聞く人によってはこれも立派な動機付けになることを、教えていただく機会となりました

(あの黒時代写真、皆さまどう思われたんだろう…と、今になって不安になってきましたが、いちいち覚えていないですよね、きっと)

 

今回、5S活動を実施されている会社さまの写真を、たくさんお見せしました

具体例を見ることで「この部分、自分の会社でも取り入れてみたい!」など、モチベーションアップに繋がっていたら嬉しく思います

 

講習会の前半に「今困っていること」、終盤に「職場に戻ってすぐにできること」をお聞きしましたので、一部紹介いたします

「今困っていること」

* 共有で使うものが無いときがある(探す)

* 自分のデスク周りでファイルの管理に苦慮している

「職場に戻ってすぐにできること」

* ワケル(整理する)

* 書類やファイルを整える

* 今日の報告を上司にする

 


素敵なデザインの『飛沫防止パーテーション』
会員企業さまのオリジナルだそうです

 

 

熱があってもできるくらいハードルの低いことから

 

「今困っていること」には、あるある!と心当たりのある方も多いのではないでしょうか

でも、だからどうすれば良いのか、何から手をつければ良いのか…

 

答えは、何でも良いので、何かやってみる

もちろん、いきなり魔法のようには解決しません

でも何もしなければ、また本業の忙しさの中で、さらに手を付けられない状況を招いてしまいます

そして、そのことが本業の効率を下げるという悪循環です

 

熱があってもできるくらい、ハードルの低いことで良いので、何かやってみる

雑然と積まれた書類の角を揃えてみる

使い回して変形しているクリップを1つ捨ててみる

一ヵ所だけ剥がれかけている掲示物を留め直してみる

 

無理をすることはNGです。でも何もしないことは、もっとNGです

カメの歩みでも良いので、ぜひ何かやってみてほしいと思います

 

 

ご参加くださった皆さま

恵庭商工会議所のご担当の皆さま

貴重な機会をありがとうございました

また講習会中、質問にお答えくださった皆さまには、ご協力に感謝申し上げます

 

各々の中で、何かひとつでも印象に残ったことがあれば幸いです

そしてぜひ、職場でご活用ください!

 

 


 

講習会の中で写真をお見せした、会社さまの実際の様子はこちら

 

 

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2021-01-28 | Posted in Blog, 研修会・講習会No Comments » 

 

「就職したい!」と思った、5S活動実施の会社の話し┃会社見学

 

5S活動を実施している、株式会社北日本消毒さんを訪問

 

以前から、会社の5S活動の様子を、ブログで拝見していました

確か、会社見学を受け入れているという記事を読んだ記憶…

しかもオンラインでも対応しているって書いていたような……

恐る恐る連絡を取ってみたところ、それはそれは快くOKをくださいました

 

株式会社北日本消毒さん公式サイト

 

ブログ(今回の見学時の記事)

 

誰と何人で行くとも、まだ何も伝えていない段階からの快諾に、まず感動

調子にのって「団体バスで乗り付けても良いですか?」って聞いたら

「近くにバスを停められる駐車場あるよ、有料だけど」ってサラリと返されました。笑

 

これから本格的に5Sの導入を検討されている、事業所のかたに報告したところ

ぜひ!とのことで、会社見学が実現しました

 

入口に一歩、足を踏み入れた瞬間から「え、キレイ!モノが少ない!!」と、ご挨拶も忘れる勢いで歓声

 

 

湊社長より、5S活動を導入した経緯から、お話しが始まり
(その後ろで、資料を準備してくださる西田部長)

 

 

事務室、応接室、車庫、用具保管庫と、隅々まで社内を見せてくださいました

 

 

事務室

 

 

事務用品・書類


最低限のストック

 


右側は個人用BOX

 

パソコン(フリーデスク)


立ち操作(椅子なし)だから、業務を早く終えようとするそう

 


配線部分も、ホコリひとつなくキレイ!

 

予定表・受信FAXフォルダ


受信FAXを放置しない仕組み(判断不要で差し込める)

 


予定表のペンにはメンバーカラーがある(ジャニーズ!?)

 

掃除用具と備品


扉を取り払って見える化

 


タオルの枚数まで指示してある

 

環境整備改善報告


事務室と

 


応接室にも

 

 

車庫・用具保管庫

 

車庫


まるでホームセンターの売り場

 


反対側も

 


動線を意識された配置

 

用具保管庫


オープンラックと透明のケースだから探さない

 


発注カードで、担当者以外でも正確な注文(過誤なし)

 


「これなら社外の人でも分かりますね!」

 


ほんと、そう思う

 


持ち出しても、同じ札が下がっているところに戻せばよく

 


写真があるから再現も簡単

 


業務から戻った、倉内さん(左)と上野さん(右)も
湊社長(中央)に呼び止められ、急遽、体験談を

 

 

現場の声には説得力しかなかった

 

写真で見たり、会議室で体験談を聞くのとは訳が違いました

この状態を作り上げてきた人たちのコトバには、説得力しかありませんでした

 

率先して導入したいトップは、強いリーダーシップを発揮されたようで、強硬手段!?も度々使われたとか

 

勤続年数の長い社員さんは、今までのやり方を捨て、変化を受け入れることは、簡単なことではなかったようです

でも、今では先頭に立ち、5S活動の素晴らしさを語ってくださいました

 

入社1年未満の社員さんは、とにかく働きやすいそう

これだけ整っていると、自然と整頓するそうで、乱すことのほうが難しいとか

 

5S活動を導入して以降、お客様からの信用信頼に繋がっていることを感じるそうです

社員の皆さんも、気さくで感じの良いかたばかりで、わたしが就活生だったら「ここに就職したい!」と思ったことでしょう

 

ここで紹介した写真は、これでもかなり選んだ一部です
(ピントずれは温かい目でお願いします…)

工夫や改善に関するお話しや、名言などもたくさん飛び出していました

また小出しに紹介していきたいと思います

 

 

これから5Sオフィスを作り上げようとしている、若き精鋭の皆さん

熱心に見て聞く背中を見ていると、やり遂げた姿がもう見えて、泣きそうになります
(若い方たちの頑張る姿に涙腺弱い世代なもんで)

 

なんと言っても、一緒に見学に来られていた上司のかたが、5S活動に積極的

こんな環境の中なら、間違えなく目指すオフィスを作り上げるだろうなぁ!と期待と楽しみしかありません

 

北日本消毒の皆さま
ご一緒してくださった事業所の皆さま

貴重な機会をありがとうございました

 


北日本消毒さんの名物カレンダー2021年版

 

 


 

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2020-12-23 | Posted in Blog, オフィスの整理整頓No Comments » 

 

不器用で万年残業のアラサーOLが、定時退社とキャリアアップを実現!仕事の効率10倍アップを叶える、デスク周りの整理整頓術

お客様との電話が長引いちゃった…

「ヤバイ!次の打ち合わせに遅れちゃう」

「あれ?打ち合わせ用の資料どこだっけ?」

「えーと… 打ち合わせ会場が記されたメールは……」

「いってきま~す!あ、名刺忘れた!!」

 

これが片岡さんの、いつもの仕事ぶりでした。

仕事も準備も、後手後手で[残業]が定番

『資料を探す』『メールを探す』この動作が面倒で、後回しにしていたんです。

準備さえしておけば、名刺を忘れて取りに戻るという、ムダな動作は生まれなかったのに…

悪循環です。

 

 

片岡さんは、入社10年目の事務職、役職のない33歳

ご主人と2歳の息子さんがいます。

 

2年の育児休暇が明け、職場復帰した部署は、仕事の内容がとてもハードでした。

子どもの迎えを、ご主人・二人のおばあちゃん・ベビーシッターさんに、代わるがわるお願いして残業の日々。さらに、休日出勤も頻繁にしていました。

 

このころの子どもって、かわいい盛りです。

そして、誰よりもお母さんと一緒にいたいとき。

 

片岡さんさんも、それは痛いほど感じていました。

本当は、もっと子どもと一緒に過ごしたい。保育園のお迎えも、母である自分が行ってあげたい。

自分の顔を見た瞬間に、勢いよく駆け寄り飛びつくあの笑顔、仕事の疲れが吹っ飛ぶ瞬間なのに…

 

年齢とともに疲れが取れにくくなり、ついイライラしてしまう。

それを自覚しながらも「周りの同僚も同じように残業をしている、忙しい部署なんだから仕方ない」と、その生活を続けました。

 

 

そんなある日の残業中、給湯室で話す、総務課の人たちの雑談が聞こえてきました。

 

女性社員A
「ところで・・・さんの、デスクの上ってすごくない…」

女性社員B
「あ~、あの人ね… 足元まで書類の山だし、よくあんな中で仕事できるよね」

女性社員A
「話しも長いし、業務連絡のメールもいちいち長文だし、絡むの面倒、ウザい」

女性社員B
「いっつも遅くまで残業してるしね」

 

“・・・さんって!? 聞こえなかったけど、わたしのことだ!!”

 

女性社員A
「それに比べて、木村さんのデスクの中、見たことある?」

女性社員B
「ある、ある!デスクの上も何もないけど、引き出しの中も、何も入っていないよね!」

女性社員A
「パソコンの中も、整い過ぎでヤバイよね!」

女性社員B
「そ~!共有フォルダも、木村さんの係は整理整頓されていて、データ探すとき、めっちゃ助かるの~~」

女性社員A
「木村さん、滅多に残業しないし[ムダ]という2文字がないよね~」

 

“わたし…仕事ができない代表として、木村さんと比較されている……”

そう思った片岡さんさんは、その日はショックを隠せず、残業を切り上げて帰宅しました。

 

 

帰宅中、モヤモヤしながら考える片岡さん

“木村さんのデスクの中も、パソコンの中も、もちろん見たことがある。はじめて見たときはビックリしたもん。

10年間、人事異動を経てたくさんの同僚を見てきたけど、あんなデスク周りの人を見たのは始めてだったから。”

 

木村さんは、仕事が早い、いわゆる『できる人』

本当にスマートな仕事ぶりで、これが効率的な仕事って言うのかと魅せられました。

 

そのとき片岡さんさんは、ハッとしました。

 

“いわゆる『できる人』たちって、皆んなデスク周りがキレイかも!?

総務課の女性社員たちも、あの上司も、この同僚も、思いつく『できる人』たちは、皆んなデスク周りがキレイだーーー!!!

よし!自分もまずカタチから入ろう!!

明日から、デスク周りとパソコンの中を整理整頓するぞぉ!!!”

 

片岡さんは、次の日から

モノがないデスク周り&見たいデータがすぐに見つかるパソコンの中

を目指して、少しずつ整理整頓を始めました。

 

通常業務があるので、一気には時間を取れない。だから、まずは足元の書類を毎日5cmずつ見直しました。

「いつか使うかも」と持っていたけれど、結局いつまでたっても使わない書類や、重複した書類がたくさん出てきました。

 

“「面倒くさいから後でやろう」「忙しいからとりあえず」

そうやって書類を積み上げてしまう、気持ちの甘えが、この書類の山を作っていたんだ…”

 

 

いいペースで進んでいましたが、ある日仕事上でトラブルが。

数日前に対応したお客様から、片岡さんの対応に納得いかない、とお怒りの電話が入りました。

 

「あなたお給料もらっているんでしょう!さっさと対応しなさいよ、この給料泥棒!!」

「そんなチンタラした対応で、ここが医療現場だったら、あなた人を殺しているわよ!!!」

強い言葉で攻め立てられ、なかなか怒りを収めてもらえません。

 

そんなときに限って、子どもが熱を出し、保育園から呼び出しがくる始末

 

最終的に、上司の山田係長に事を収めてもらったのですが、この不甲斐ない過程と結果に、かなり落ち込む片岡さんさんでした。

 

その日以降は、もう整理整頓どころではありません。

トラブルの対応と子どもの発熱で、通常業務も滞ってしまいました。

気持ちに余裕がなくなり、あっという間に、またいつもの山積みデスクに戻っていました。

 

“どうせ、わたしは仕事できないし。整理整頓ニガテだし。変にヤル気出してもムダな抵抗だ”

そんな風に投げやりになってしまった片岡さん

 

でも、くさってみたところで、目の前の仕事が無くなる訳ではない。

病み上がりの子どもの側に、早く帰ってあげたい思いを打ち消し、その日も残業をしていました。

 

 

そこへ、総務課の野田さんが話しかけてきました。

 

野田さん
「この前は大変だったみたいね」

片岡さん
「そうなんです…」

野田さん
「そんなときにする話しではないんだけど、最近の片岡さん、なんか雰囲気変わったよね。デスク周りもスッキリしたし、パソコンの共有フォルダも整えたでしょう?」

片岡さん
「え~!気がついてくれたんですか!木村さんのデスク周りに刺激されて、頑張ってみたんです」

野田さん
「やっぱりそうだったか。最近は残業も減ってきているよね?ごめんね、総務だからその辺のチェックはどうしても」

片岡さん
「不思議なもので、身の回りを整えたら、仕事がスムーズなんですよね。探しモノにイライラしなくなったなぁ、とは思っていましたが…」

「…あ、でも、溜めこんでいた書類を、要る要らないって判断しているうちに、仕事上でのいろんな判断も早くなった気はします」

野田さん
「あ~、分かる~!持ちモノの選別って、判断力を鍛える感じするよね!!」

「だからかぁ、最近、山田係長が片岡さんによく仕事を振るなぁって思っていたんだ」

片岡さん
「山田係長から振られる仕事は、面白いものが多くて、実は今、仕事が楽しくなってきているんです!」

「前は残業残業で、疲れ果てているだけだったのに」

野田さん
「そうなんだね~、残業が減って、面白い仕事も任されるようになって、全ては整理整頓のお陰?整理整頓あなどれないねぇ!」

「共有フォルダ内が整理整頓されているから、データが探しやすくて、総務課としても助かっているよ」

片岡さん
「良かったです!でも忙しくなると、リバウンドぎみになるんですけどね…」

 

片岡さんは、以前は何をするにも、まず書類やデータを探すことから始まっていました。

探しもので事務所内をあちこち動き回ったり、いちいちモノを避けながらモノを取ったりして

効率の悪い動作に時間を費やしていました。

でも整理整頓をして、きちんと段取りされた仕事環境になったことで、ムダなことに業務時間を奪われることがなくなりました。

そして、モノの選別を通して判断力も養われ、自分でも気がつかないうちに、仕事の効率が上がっていたんです。

 

片岡さんは、野田さんとのお喋りで、すっかり元気になりました。

気を取り直して、山積みになったデスクの上を整え、子どもが待つ自宅へ帰っていきました。

 

 

その後も、少しずつながら、着々と整理整頓を進めた片岡さん

相変わらず、忙しい時期やトラブルがあると、デスクの上をいっとき山積みにしてしまうけれど、だんだんそれは想定内と思えるようになってきました。

山積みになっても、すぐに整えることができるようになったからです。

 

その様子を見ていた山田係長が、部署全体で整理整頓の活動に取り組むことを、総務課の野田さんに提案しました。

整理整頓で身の回りがスッキリし、明らかに仕事のパフォーマンスがあがった片岡さんを、山田係長が認めてくれたのです。

 

野田さんも、片岡さんの変化は知ってはいたものの、部署全体となると、費用対効果など懸案事項が増えます。

当初は難色を示してた総務課ですが、片岡さんの残業時間が減った事実が決め手となり、まずは社員研修の実施が決まりました。

 

 

それから半年後、部署全体の整理整頓活動がどんどん進み、個人のデスク周り、共有のキャビネト・備品庫が、スッキリキレイになりました。

誰が見ても、どこに何があるか分かるようになり、段取りされたシステマティックな職場環境が実現しました。

「アレどこにある?」と探しモノをする社員
「アレどこにある?」と聞かれて、業務の手を止める社員

そんな光景は、なくなりました。

新しく配属された派遣社員も、人事異動できた社員や新入社員も、探しモノで苦労する場面はありません。

 

その効果は、数値にも見事に表れました。

部署全体の業績アップを実現しながら、残業時間が40%減ったのです。

その結果、ボーナスアップというご褒美まで手に入りました。

 

 

整理整頓の活動を始めて2年が経ちました。

片岡さんは、余裕を持った仕事の取り組みが評価され、重要案件のメンバーに抜擢されました。

もちろん、整理整頓活動のリーダーも任されています。

 

育児休暇が明け、職場復帰したころは残業三昧で、いつも疲れて不機嫌そうだったのに、今では明るく前向きな、会社の戦力です。

家族との時間も大切にできているようで、ときどき有給休暇をとって家族旅行に行っています。

 

もう、名刺を忘れて慌てて取りに戻る、片岡さんのことを覚えている人はいなくなりました。

 

 

 


2020-12-15 | Posted in Blog, オフィスの整理整頓No Comments » 

 

業務効率化のための整理整頓術┃講習会

 

【講習会】業務効率化のための整理整頓術

 

北海道中小企業団体中央会・胆振支部さま主催の、組合管理者等講習会を担当いたしました。

 

コロナ禍での開催のため

* 検温・手指消毒・マスク着用・喚起の実施

* 講師と受講者最前列との2m以上の間隔

* 前後左右を空席にした座席

* ディスカッションや、見本品の展示等ナシ

というスタイルでの開催となりました。

 

 


 

講習会でいつもお話ししている

整理は【ワケル】から始める。

これについては、このワケルシートのほかに

倉岡お手製のワケルグッズをお配りして、実際に【ワケル】を体感していただきました。

 

やってみた感想をお聞きしたところ、ちょっと予想外のお答えが…

たぶん、実際に手を動かし、やってみなければ得られなかったと思えるものでした。

やはり【ワケル】ことで得られる真実があることを実感しました。

 

 


 

講習会の最後に「職場に戻ってすぐにできること」をお聞きしましたので、一部紹介いたします。

 

職場にもどってすぐにできること

* 時間とスペースのムダの改善

* ワケル、区別する、仕切る、をやってみる

* 整頓の際、ゴールデンゾーンを意識する。線を活用する

* 小さいことから始める

* 使いたいときに使えるようにする

* 書類を時系列に並べる

* (事例とした紹介した)用品を取り入れる

* 職員間で個人差があるので、ルールを作り共有する

* デスクの作業スペースを広げる

 

ご参加くださった皆さま
北海道中小企業団体中央会・胆振支部さま

貴重な機会、そしてご感想をありがとうございました。

 

まずは年末の整理整頓にご活用ください!

 

 

5S(整理・整頓・清掃・清潔・しつけ)活動

 

実は、今回の受講された皆さま、全体的に意識の高い方が多く、主催のご担当者さまと驚いておりました。

中には、5S活動が盛んな会社にお勤め経験がある方もいらっしゃり、逆に興味深いお話しをお聞きすることができました。

 

5S活動に取り組んでいる組織の方にお話しを伺うと、やはり定着・継続が課題となるようです。

必要性を感じていない人に、やらせようとすることはお互いにストレスです。

 

わたしも、かつては必要に感じでいない一人でした。やれ、って言われるから仕方なく…

特に新人の頃なんかは、親に「片付けなさい」と言われることの延長線で、苦痛でしかありませんでした。

 

40歳を目前にしたタイミングで、5S活動の必要性に気がつくキッカケがありました。

それからやっと、能動的に動くようになっていき、今に至ります。

 

今いろいろな職場のご相談を受けて思うのは、前の職場のシステムは素晴らしかったんだということ。

あの仕組みのお陰で、仕事がスムーズだったんだと、知ることができている現在です。

当時は当たり前すぎて、恵まれている環境に気がつけなかったけれど、

あのシステムを維持するために、指示をしてくれていた担当者の人たちに、やっと感謝の気持ちを持つことができています。

 

 

5S活動を継続させている会社の、社長さんがおっしゃっていました。

「なぜこの活動が必要か、この活動を継続するとどうなるか」

これを知らなければ、人は動かない。

そして、これを知るには、見て体感するのが一番早い。

だから自分も社員も、5S活動を実施している会社へ何度も見学に行った、と。

 

わたしも、できるだけ講習会の中で、写真をお見せするようにしていますが

やはり『百聞は一見に如かず』なんだと思います。

 

それでも「やったほうが良いのかも、やってみようかな」と、1ミリでも思ってもらえるよう

誰かのキッカケになれることを目指して、今後も講習会などで、お話ししていきたいと思っております。

 

 

 


 

【オフィスの整理整頓サポート】


名刺・デスク周りの整理整頓、社員研修など承っております。
お気軽にお問い合わせください。


カタシカタ
倉岡 真希子

 

【お問い合わせ・お申込み】

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2020-12-07 | Posted in Blog, 研修会・講習会No Comments » 

 

生産性向上につながる整理整頓術┃講習会

 

【講習会】生産性向上につながる整理整頓術
~店舗・事務所・バックヤードを整えよう~

 

黒松内町商工会さまにおいて、会員の皆様の経営力向上を図ることを目的とした、当講習会を担当いたしました。

 

コロナ禍での開催のため

* 手指消毒・マスク着用・喚起の実施

* 講師と受講者最前列との2m以上の間隔

* 授業スタイルの座席

* ディスカッションや、見本品の展示等ナシ

というスタイルでの開催となりました。

 

主催:
黒松内町商店街協同組合さま
黒松内町商工会さま

共催:
北海道中小企業団体中央会さま

 


 

概要は以下のとおり

 

【1】整理整頓の大切さについて

整理整頓を軽視する損失
企業で重要視される理由など

 

【2】整理について

ワケルから始める

 

【3】整頓について

無意識の力を利用した配置

 


 

 受講者さまご感想

* 探し物の時間、ムダな経費、自分を含め、従業員の数を考えると、かなりのムダ、ショック。でも2通りの人がいる事わかり、しんせん。

* 整理整頓は常に必要だと思っていながら、なかなか実行できずにいました。仕事がスムーズに進むためにも、わかりやすい仕分けをしてみようと思いました。仕事以外でも家庭でも、出来る事をやってみようと思いました。

* 整理整頓のお話で色分けの力、線の力についてすごく勉強になりました。会社だけじゃなく家庭でも実践してみたいと思いました。

* ファイル、資料整理の参考にさせてもらいます。

* 具体的な整理整頓の方法を教えて頂けて、片づけのやる気が出ました。

* わかりやすく、楽しいセミナーでした。職場だけでなく家でもやらなければ!!と思います。

 

 主催者さまご感想

身近で重要だがしっかりと取組むことが難しい、整理整頓というテーマでお話を聞けたことが、参加者の皆様の関心や興味につながったことと思います。

講習会後、参加された方から早速やってみるといった話も聞いていますので、好評に受け止められた講習会だったと感じています。

今回はコロナの影響で、ディスカッション形式は出来ませんでしたが、テーマ的にも参加者が普段どのような形で整理整頓に取組まれている等を掘り下げるやり方でやれれば、より様々な意見が出て面白かったのではないかと思いました。

[黒松内町商工会・ご担当者さま]

 

今回は、中小事業者に求められている生産性向上について、片付けという観点から講義いただきました。

講習会参加者も実感があることから、真剣にうなずきながら、講義を聞いていました。

特に先生の事例紹介のタイミングで、共感の声があがっていたのが印象的でした。

また、対話形式で参加者とのコミュニケーションを図りながら講義を進めていただいたため、片付けの重要性をあらためて考えるより良い機会となりました。

[北海道中小企業団体中央会・ご担当者さま]

 

ご参加くださった皆さま

黒松内町商店街協同組合さま
黒松内町商工会さま
北海道中小企業団体中央会さま

貴重な機会、そしてご感想をありがとうございました。

ぜひ年末の整理整頓にご活用ください!

 

 

店舗の整理整頓

 

いつもは、事務所や備品庫などの整理整頓がテーマなのですが、今回は店舗の整理整頓もテーマのひとつでした。

売場の戦略としての配置と、整理整頓としての配置は別モノです。

 

 

売場の戦略のほうは、わたしは素人なので、そこの違いをしっかり区別する意味で、売場の陳列について、わたしなりに勉強したんです(まだまだ絶賛勉強中)。

ドラッグストア(その地域で売上№1)の元店長さんにインタビューをさせてもらったのですが、内容が面白くて、仕事を忘れて感心しまくりでした。

お陰で、スーパーやホームセンターなど、日常で利用する店舗の見方が変わりました。

 

店舗は、陳列に関すること以外にも、ポップの描き方や貼り方、マメな清掃など、考えることもやることも満載とのこと。

戦略重視の陳列が、結果、整理整頓に結びついている部分が多いと感じていますが、あえて整理整頓というシッカリした土台を意識することで、ムダの削減=効率化につながることも事実です。

戦略×効率化で、経営力向上の一助となれるよう、今後も研修会などでシェアしていけたら幸いです。

 

 

 


 

【オフィスの整理整頓サポート】


名刺・デスク周りの整理整頓、社員研修など承っております。
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倉岡 真希子

 

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2020-11-11 | Posted in Blog, 研修会・講習会No Comments » 

 

【個別相談】未来のデスクワーカーを育む!学習机の整理整頓┃ストアカでも募集中

 

 

【個別相談】のご案内
未来のデスクワーカーを育む!学習机の整理整頓

▷  オンライン
▷  1対1 にて実施

学習机のゴチャゴチャにお悩みのかたの個別相談

プリント・文具・学習道具・参考者など、学習机周りのお悩みの内容に応じて、何から始めるか、どういう工程で進めるかなど、お話しいたします

将来、仕事に就いたとき、多くの職種で、大なり小なりデスクワークが伴います

今の学習机のうえで身に着けた基本を、将来、仕事をするデスクのうえでも応用していけたら、社会人としてスムーズにスタートをきれます

勉強に集中できる学習机に整えるとともに、将来のデスクワークに備えて整理整頓スキルを身につけましょう

 

<対象>

小学5年生~就職前の学生等
親御さんからのご相談、親御さんの同席も可

注)学業をメインとされている方の、学習スペースの整理整頓について、ご相談を受けるものです 。
学生に該当しない方が、資格取得等の勉強をされている場合は、事前にお問い合わせください 。

学習机を仕事スペースとして活用している場合や、 現在の仕事でのキャリアアップのような勉強の場合は『仕事が遅い人の整理整頓術』をご利用ください
http://katashikata.com/archives/5822

 

<こんなことが出来るようになります>

つい後回しにしてしまう片付けですが「そのくらいなら、やってみよう」と、すぐに実践できるようになります

意気込まないで、始めて、続けられるよう、ハードルの高いお話しはいたしません

 

<こんな風に進めます>

マンツーマンでお話しを伺います

講師の一方的な説明ではなく、対話する形式となります

 

<ご準備いただくもの>

▷ 改善したい箇所やモノの、写真やイラスト(任意)

 

 

こんな方はご相談ください

わたしが勤めていた職場では、デスク周りがキレイな人とごちゃごちゃな人、両方が存在していました

デスク周りがキレイな人は、たいてい仕事がデキる人でした

たかが整理整頓と思われるかもしれませんが、その習慣は仕事に大きく影響します

事実、できる同僚の影響を受けて、デスク周りを整理整頓したわたしは、明らかに仕事のパフォーマンスがあがりました

いつから始めても遅くはないですが、仕事に就く前に身につけておいて損をすることはありません

きっと就職した時点で、周りと差がついた状態でスタートできるはずです

 

 今こんなことになっていませんか? 

▷ 勉強に関係ないものが視界に入って気が散る

▷「消しゴムがない、定規どこだ」と探しモノで、勉強がちょいちょい中断する

▷ プリント類がどんどん溜まっていく

▷ 探しモノが見つからなくて、家族を巻き込む

▷ 登校するとき、慌てて準備をして、忘れ物をする

▷ そのうち片付けようと、いつも思っている

▷ 全然使っていないモノに、勉強スペースを奪われている

 それが学習机を整理整頓すると 

▶ 勉強に集中できる

▶ 使いたいものが、すぐ見つかる(取り出せる)

▶ 必要なプリントだけを管理できる

▶ 大事なものを失くさない

▶ 忘れモノが減る

▶ わざわざ片付けるための時間を作らなくてよくなる

▶ 机の上の勉強スペースが広がる

▶ 机周りがお気に入りの場所になる

晴れて志望校に合格した方からも、勉強に集中できるようになったとご感想をいただいております

整理整頓は決して主役ではありません。どうしたって優先順位の高い勉強に敵いません

ただ、勉強に集中し、質の高い勉強時間にするために、整理整頓が土台となることは事実です

必要な学習をしっかり身に着けるために、一度土台を見直してみましょう

また、勉強をしなくても、席に着くのと着かないのでは、その後の行動に大きな差が出ます

[とりあえず席に着く]この習慣は、将来、絶対役に立ちます

だから席に着きたくなる、気持ちの良い学習机にしましょう

学習机周りのごちゃごちゃにお悩みのかた

将来のデスクワークに備えて、整理整頓(片付け)を身に着けておきたいかた

わたしがお力になります!

しっかりとした根と幹を蓄え、将来、立派な花を咲かせるるために、未来のデスクワーカーの芽を育てます

 

<日時>

日程調整により決定
所要時間は60分(対話形式)

 

<場所>

オンライン

 

<料金>

1,100円(税込)

 

 こんな方を対象としています 

▷ 勉強に関係ないものを机の上からよけたい

▷ 勉強道具を使いやすく置いて、勉強に集中したい

▷ プリントの保管ルールを作りたい

▷ 必要なモノが、すぐに見つかる(取り出せる)ようにしたい

▷ 段取りを考えた仕組みで、忘れ物を防止したい

▷ どこから片付けたら良いか教えてほしい

▷ 机周りを自分のお気に入りの場所にしたい

▷ その他、机周りに関することで相談したい学習机周りのごちゃごちゃにお悩みのかた

 

【お問い合わせ・お申込み】

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カタシカタ
倉岡 真希子


子どものころから「片付けなさい」と言われ続けてきました
ですが、軽視していた【整理整頓】で、仕事の効率が上がったことをキッカケに自宅も片付けることができました

 

 

ストアカでも募集しています

ストアカ(ストリートアカデミー)でも募集しております

▷ ストアカの決済がラクで良い

▷ ストアカのポイントを使いたい

などございましたら、ストアカからお申し込みください

 

募集中の日程以外にも[開催リクエスト]を受け付けております


2020-09-04 | Posted in Blog, お知らせNo Comments » 

 

【片付け相談会】仕事が遅い人の整理整頓術┃ストアカでも募集中

 

 

【片付け相談会】のご案内
仕事が遅い人の整理整頓術。効率的なデスク周りで早い仕事を

▷  オンライン or 札幌での対面

▷  1対1 or1対3にて実施

 

デスク周りのゴチャゴチャにお悩みのかたの個別相談

書類・文具・事務用品・資料など、デスク周りのお悩みの内容に応じて、何から始めるか、どういう工程で進めるかなど、お話しいたします

 

整理整頓(片付け)は、理屈は難しくないけれど、実践は難しい

だからノウハウ以外の部分にも、注目していきます

————————————————
デスクワークの場所は
[オフィス][在宅]どちらでもOK
————————————————

山積みデスクをスッキリさせて
探しモノをしない仕事スペースを作りましょう

 

<対象>

事務職をはじめ、デスクワークを伴う職種のかたであれば、どなたでもご相談ください

 

<こんなことが出来るようになります>

つい後回しにしてしまう片付けですが「そのくらいなら、やってみよう」と、すぐに実践できるようになります

意気込まないで、始めて、続けられるよう、ハードルの高いお話しはいたしません

 

<こんな風に進めます>

マンツーマンあるいは複数人(定員3人)でお話しを進めます

講師の一方的な説明ではなく、対話する形式となります

 

<ご準備いただくもの>

▷ 改善したい箇所やモノの、写真やイラスト(任意)

▷簡易タイプ診断の回答

 

 実際に得られた効果の一例 

▶ 不要なモノを捨てて、保管スペースが20%空いた

▶ 一年前の書類を見つける時間が30%短縮した

▶ 整理整頓後、月のデスクワーク時間が5%減った

見えるムダ(モノ)と、見えないムダ(動作・時間)を見直すことで、効率アップします

 

 

こんな方はご相談ください

さて、あなたは、仕事で書類やデータを探す行動を一日どれくらいしていますか?

一日の中で「探す行動」に使っている時間は、積み重なると時間の浪費となり、業務時間の圧迫となります

しかも、急いでるときに限って見つからなくてイライラ…

普段から「自分は仕事が遅い」と悩んでいるかたは、こういう見えないムダが多いのかもしれません

もしそうであれば、整理整頓(片付け)が役に立ちます

 

 具体的には 

▶ 書類やモノを使いやすく管理できる

▶ 使いたいものが、すぐ手に取れる

▶ 仕事に集中でき、業務時間を有効に使える

▶ 忘れモノが減る

▶ デスク上のスペースが広がる

▶ わざわざ片付けるための時間を設けなくて済む

▶ 仕事が早くなる。一歩先の仕事ができる

▶ 快適で効率的な環境になる

こうなることで、残業時間がグッと減ります

探しモノの時間が減ったことに加えて、整理整頓をとおして、モノゴトの決断・ムダを見極める判断力がアップするからです

さらに、周りからの信用にも繋がり、評価が変わっていきます

探す行動が減るだけでなく、それに伴って、たくさんのメリットが不随してくるのです

 

整理整頓は、決して主役ではありません

どうしたって優先順位の高い仕事に敵いません

ただ、その大事な仕事に集中したり、質の高い仕事を収めるために、整理整頓が土台となることは事実です

最小の時間と労力で、最強の仕事をするために、一度しっかり土台を見直してみましょう

 

わたしは、事業規模が大きい組織・小さい組織・在宅と、いろんなスタイルで事務職を経験しています

ですから、デスクワークのことなら、どうぞお任せください

 

整理整頓(片付け)を苦手に感じている方

苦手ではないけれど忙しさで後回しにしている方

わたしがお力になります!

自分のスタイルに合わせてカスタマイズした、効率的な仕事スペースを作りましょう

 

キッカケがあれば、人は変われます

「仕事が遅い」なんて、過去のことにしてしまいましょう

 

<日時>

日程調整により決定

所要時間は
マンツーマン 60分(対話形式)
複数人(定員3人) 90分(対話形式)

 

<場所>

オンラインまたは
札幌市内のカフェ

 

<料金>

対面
マンツーマン 5,500円(税込)
※カフェ等で開催。ソフトドリンク1杯分は、弊社で負担いたします

オンライン
マンツーマン 3,300円(税込)
複数人(定員3人) 2,200円(税込)

 

 こんな方を対象としています 

▷ 書類をデスク上に積み上げてしまう

▷「ペンがない、定規どこだ」と探しモノで、仕事がちょいちょい中断する

▷ 大事なモノが見つからなくて、同僚や家族を巻き込む

▷ 出勤・外勤の直前に慌てて準備をして、忘れ物をする

▷ 全然使っていないモノに、スペースを奪われている

▷「そのうち片付けよう」と、いつも思っている

▷ 不器用で仕事が遅い

▷ 要領が悪く、仕事が後手後手

もしこれを読んでドキッとしているなら、ご安心ください
その反応が大きければ大きいほど、その力は修正するほうのベクトルに向けていけます

※こんな方はお断りしています

・ネットワークビジネスをされているかた

・ラクして成果を出したいかた

・努力したくないかた

 

【お問い合わせ・お申込み】

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カタシカタ
倉岡 真希子


もともとは仕事が遅くて残業三昧、劣等感を抱きながらサラリーマンをやっていました
ですが、軽視していた【整理整頓】で、効率が上がったことをキッカケに仕事のシカタが変わりました

 

 

ストアカでも募集しています

ストアカ(ストリートアカデミー)でも募集しております

▷ ストアカの決済がラクで良い

▷ ストアカのポイントを使いたい

などございましたら、ストアカからお申し込みください

 

募集中の日程以外にも[開催リクエスト]を受け付けております


2020-09-04 | Posted in Blog, お知らせNo Comments » 

 

オンライン名刺┃名刺アプリ[myBridge]の新機能

 

オンライン上で「はじめまして」ってことが、ぐっと増えたのではないでしょうか

名刺アプリのmyBridgeで、オンライン名刺が登場したので、画像で紹介します

 

❶ まずアプリを開くと

 

❷ LINE

 

❸ メール

 

❹ QRコード

 

❺ その他

 

❻ URLやQRコードを開くと

 

会えなくても名刺交換!いいですね♪

 

そのままアプリ上や、端末の連絡先に保存できるので

▷ 紙の名刺が増えない
▷ 紙の名刺をスキャンする手間が省ける

ラクできちゃいますね

 


名刺アプリ導入を検討されているかたは
お気軽にご相談くださいませ

 

【サポート導入事例】

 

 

リモートでも、直接お会いするご相談も承ります

 

 

 

【オフィスの整理整頓サポート】


名刺・デスク周りの整理整頓、社員研修など承っております。
お気軽にお問い合わせください。


カタシカタ
倉岡 真希子

 

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2020-07-09 | Posted in Blog, 名刺管理No Comments » 

 

[比較]4つのWEB会議システム+おまけ3つ

 

 

WEB会議システム

仕事だけでなく、プライベートでも活用されているかたが多いと思います

あの時差や、フリーズする感じにも慣れるもんですよね

 

わたしも活用の機会がぐっと増えたのですが、面倒なことに萎えるタイプなので「とにかくシンプルに使いたい!」という願望がどんどん強くなっています

そこで、一番シンプルに使えるものを探し求めました

プライベートなら、断然 LINE がラクなのですが、仕事では使えない場合も多いので、仕事にも適していてシンプルなものを探しました

 

結果から先に申し上げると、とにかくシンプルで、すっかり気に入ってしまったのが BIZMEE なんです

少人数での打ち合わせや商談になら、とっても良いと思います

 

 

WEB会議システム比較
Google Meet・Skype・Zoom・BIZMEE

自分なりに調べたり、評判を聞いたりしながら、わたしが求める要素で選択した結果、良さげだったのは Google MeetSkypeBIZMEE でした

そして、招かれることが多い Zoom も含めて、4つを使い比べてみました

GoogleMeetSkypeZoomBIZMEE
主催する人アカウント必要持っていても
持っていなくても
どちらでも可能
必要不要
パソコンブラウザでアクセスブラウザとアプリ
どちらも可能
アプリでアクセスブラウザでアクセス
スマホ※アプリでアクセスアプリでアクセスアプリでアクセスブラウザでアクセス
招かれる人アカウント不要
(アプリの場合、必要)
持っていても
持っていなくても
どちらでも可能
必要
(PCブラウザの場合、不要)
不要
パソコンブラウザでアクセスブラウザとアプリ
どちらも可能
ブラウザとアプリ
どちらも可能
ブラウザでアクセス
スマホ※アプリでアクセスアプリでアクセスアプリでアクセスブラウザでアクセス
その他*画質は解像度の変更ができる
*自分の窓が、めっちゃ小さい
*使用中、途切れる感じが目立つ(解像度を変更したから?)
*主催も招待も、ゲストで参加できて便利
*パソコン使用時、画質があまり良くない(解像度の変更ができるか不明)
*PCブラウザ使用時は、制限があり使いにくい*パソコン使用時の比較では、画質も音質も一番クリア
*ホワイトボードを使う場合、スマホでは使いにくい
※タブレットも含む

 

 

1- Google Meet


 

主催する人アカウント必要
パソコンブラウザでアクセス
スマホ※アプリでアクセス
招かれる人アカウント不要
(アプリの場合、必要)
パソコンブラウザでアクセス
スマホ※アプリでアクセス
その他*画質は解像度の変更ができる
*自分の窓が、めっちゃ小さい
*使用中、途切れる感じが目立つ(解像度を変更したから?)
※タブレットも含む

 

Googleのアカウントは、もともと持っていたので、気軽に使い始めることができました

パソコンで使用する場合、双方ともに[アプリのインストール不要、ブラウザから開ける]ことにも気軽さを感じ使ってみました

※ただし、無料の制限時間は60分(2020/9/30までは時間制限なし)

 

最初、画質が荒い感じがしたのですが、解像度が変更でき、ある程度キレイになります

 

で、何をどうしても、自分の窓が、めちゃめちゃ小さい…

 

※ 通信相手はビデオオフの状態

 

普段Zoomを使っているかたが「慣れない!」と、居心地が悪そうでした

わたしも、ここまで小さいのは、何だか落ち着きません

 

あと、パソコンでの比較では、他の3つに比べ、途切れる感じが目立ちます(これは解像度を変更したから?)

 

Googleが、このシステムに力を入れるらしい記事を読んだので、今後もっと使いやすくなることに期待したいと思います

 

Google Meet

 

 

2- Skype


主催する人アカウント持っていても
持っていなくても
どちらでも可能
パソコンブラウザとアプリ
どちらも可能
スマホ※アプリでアクセス
招かれる人アカウント持っていても
持っていなくても
どちらでも可能
パソコンブラウザとアプリ
どちらも可能
スマホ※アプリでアクセス
その他*主催も招待も、ゲストで参加できて便利
*パソコン使用時、画質があまり良くない(解像度の変更ができるか不明)
※タブレットも含む

 

数年前はよく活用していて、こちらもアカウントを持っていたので、久しぶりに使ってみました

主催する側も、招かれる側も、アカウントがなくてもOK。ゲストで参加できる臨機応変さが使いやすいです

 

パソコン使用での比較では、他の3つに比べ、画質の粗さが気になります

解像度を変更できないか探してみましたが、結局分からず…

 

※ 通信相手はビデオオフの状態

 

Skype

 

 

 

3- Zoom


主催する人アカウント必要
パソコンアプリでアクセス
スマホ※アプリでアクセス
招かれる人アカウント必要
(PCブラウザの場合、不要)
パソコンブラウザとアプリ
どちらも可能
スマホ※アプリでアクセス
その他*PCブラウザ使用時は、制限があり使いにくい
※タブレットも含む

 

「Zoomで」と言われることが多いのですが、残念ながら弊社はパソコンに Zoom のインストールが禁止のため、ブラウザでしか開けません

アカウントは持っていて、スマホではアクセスしています

※ただし、無料の制限時間は40分(時々、無制限が当選する?)

 

使いやすさから、ユーザーが多いのだと思いますが、ブラウザでアクセスする場合は制限が多いみたいで…

 

モニターには大小2つの窓しかなく、登場人物は2人だけ

大きい窓(センター)には、今話している1人だけが映っています

だから、3人以上が参加している場合は、センターが入れ代わり立ち代わりです

小さい窓には、自分自身がいます。窓の位置は自由に動かせます

 

※ 通信相手はビデオオフの状態

 

3人以上のときの、センターの入れ替わりが激しく、とにかく落ち着きません

そして、話していない人たちが映っていないので、どんな表情や仕草をしているか分かりません

 

アプリを使うと、参加者全員が見えます

通信相手

(写真左の左上・右の右上)
まい―お片づけ 寺嶋恭子さん
—プラチナ世代の整理収納—

(写真下)
レミューライフ  徳本里栄さん
—防災を、もっとおしゃれに—

 

Zoom

 

 

4- BIZMEE


 

主催する人アカウント不要
パソコンブラウザでアクセス
スマホ※ブラウザでアクセス
招かれる人アカウント不要
パソコンブラウザでアクセス
スマホ※ブラウザでアクセス
その他*パソコン使用時の比較では、画質も音質も一番クリア
*ホワイトボードを使う場合、スマホでは使いにくい
※タブレットも含む

 

双方、アカウントもインストールも不要で、ブラウザからのアクセスのみなので、とにかくシンプル。操作迷子になりません

こちらから会議室のURLを送った場合、「繋がらない…」などのSOSがくることはゼロ。戸惑うことは無いそうです

 

通信相手は、Zoom と同じお二人(お一人はビデオオフの状態)

 

人数が多くなると使いにくいらしいですが、4人までならとっても快適です

音がクリアで、画質も「美白機能つき?」って思うくらい明るいです

ホワイトボードや議事録を入力する窓があり、パソコンで使う分には、4つの中で一番使いやすいです

 

ただ、スマホで使用する場合は、ホワイトボードなどは使いにくかな、と思います

 

BIZMEE

 

 


4つ全てに共通して言えることは、どのシステムも画面共有が可能なのですが、資料やデータなどが共有されるときは、スマホだと小さくて見にくいのが難点です

ガッツリ資料を使いながら話すときは、Googleドキュメントやスプレッドシートを共有しながら話すのが、分かりやすいです ← この話題をすると大いに脱線するので、またの機会に…

 

こちらが主催するとき、参加されるかたへの確認&説明が一番シンプルに進められたのは、BIZMEE でした

 

 

おまけ3つ(アカウント必須、事前承認が必要なもの)
LINE・Chatwork・Facebook Messenger

 

上記4つの他に、各々がアカウントを持ち、承認し合うことで使えるシステムもあります

 

5- LINE


説明するまでもなく、多くのかたが使っているのが LINE ですよね

もともと承認しあっている仲なら、ポンポンとタップするだけで開始できます

パソコンだと、画面共有もできるので、打ち合わせなんかにも使えます

 

※ 通信相手はビデオオフの状態

 

窓を並列にする使い方は、LINE ですっかり慣れてしまいました。落ち着きます

 

 

6- Chatwork


こちらも、仕事で使っているかたがチラホラいらっしゃるので、LINE 同様、もともと承認しあっている仲なら簡単に開始できます

※ただし、無料の範囲では1:1のみ

 

仕事上の通信だと「 LINE で承認し合いましょう」より、気軽に繋がれる気がしています ← わたしだけ?

 

通信相手
totonoe+(トトノエプラス) 冨田真紀さん
—心と空間、整えます—

 

窓を並列にできないか探してみましたが、結局分からず…

1:1なので、臨機応変に大小の窓を切り替えながらで、特にストレスはありません

 

 

7- Facebook Messenger


こちらも、承認しあっている仲なら簡単に開始できます

通信中、一番途切れにくく、使いやすく思っていますが、あまり使う機会がありません ← あまりFbは指定されない…

 

日本でも使用できるようになった? Messenger Rooms も気になっています

Rooms だと、Facebookのアカウントがない人も招待可能とのことなので、上記1の Google Meet のような使い方ができるようです

試してみたら、追記したいと思います

 

 


WEB会議システムを選ぶポイントは、人それそれです

 

今回、わたしが意識したのが

*料金(すべて無料の範囲で比較)
*アカウント登録やインストールの有無
*日本語
*双方の窓の配置や大きさ
*音質・画質
*画面共有の有無
*セキュリティ

 

逆に、あまり気にしなかったのが

*同時接続人数
*多機能

 

使い方によって、重視したい部分は違うと思いますが、参考になる部分があれば嬉しく思います

 

 

カタシカタのリモート対応

今回、いろんなWEB会議のシステムを試して分かったのは

こちらが、いろんなシステムに対応できるようにしておくと[通信相手のかたが、使い慣れたものに合わせられる]ということです

特段の説明等が無くても、お互いがスムーズに接続でき、一番シンプルに進みました

 


ということで、カタシカタとしてのリモート対応は

まずは、使い慣れたWEB会議システムがあれば、ご指定いただきたいと思います

事前承認が必要なものも、差し支えなければ、相互承認した上で対応いたします

特段、指定はないという場合は、BIZMEE を使用いたします

 

 

極力ストレス少なく、気軽に通信可能な対応に努めます

 

もちろん、直接お会いするご相談等も承ります

サポートのご相談は、お気軽にお問い合わせくださいませ

 

 

【オフィスの整理整頓サポート】


名刺・デスク周りの整理整頓、社員研修など承っております。
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カタシカタ
倉岡 真希子

 

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2020-05-29 | Posted in Blog, 倉岡の[ひとりごと]No Comments » 

 

緊急じゃないから「いつか」だった│名刺の整理整頓[お客さまの声]

カタシカタさんは、あくまで「ユーザーが一番使いやすい方法」を基軸にアドバイスをしてくださるので、整理した後、私一人で作業する時に助かるんです。

「整理整頓はこうしなきゃダメ」「こういう考え方があるから、これに沿ってやってください」というような流れではなく、私の話をじっくり聞いてくださってから
「こんな方法もありますよ〜」と様々な選択肢の元アドバイスがあります。

引用元:名刺を整理してビジネスチャンスが広がった話

 

 この記事を書いてくださったのは 

Vomy-C
ササキミサト さま


企業・官公庁主催のコミュニケーション・電話対応・クレーム対応講座の講師を務めるほか、全国の講座・研修講師に向けた「オリジナル講座の作り方」「社内研修講師養成講座」などの各種講座を開催されています。

公式サイト

以下のインタビューにもご協力いただきました。

 

 


緊急じゃないから「いつか」だった

 

——————–
ポートを受けるきっかけや経緯は?
—————

過去に名刺は「命」だと教わったので、これまでに受け取った名刺は大事に持っていました。

お礼状などを出す際に住所が必要になるので、活用はしており、なんとなく分けてファイルはしていました。

重複している名刺が多数あり、探すのに時間がかかるときもありました。それが手間ではあったので、いつか整理して見やすくしたいとは思っていました。

でも、このままでも問題はないし、緊急じゃないし、あくまで「いつか」のレベルでした。

いつか自分でやるしかないと思っていた中、このサポートがあることを知り、試してみようと思いました。

 

——————–
ポートを受けて、いかがでしたでしょうか?
—————

最初は「どういう流れなんだろう」「時間がかかったらどうしよう」などの不安がありましたが、サポート後の今は、とても晴れやかで、気の迷いがなくなりました。

初回の相談で、名刺を綴るファイルを使いやすいものに替えることになり、買い替えのサポート(用品の提案と購入代行)をしてもらいました。

そのおかげで、どんなファイルをどこに買いに行くなど、自分で考え行動しなくてはならない部分を最短化できました。

今までのファイルは捨て、使いやすく、色も好みのファイルを取り入れられたので満足しています。

そして、メインのサポートは、アプリを取り入れ、スキャン作業を手伝ってもらうことだったのですが、面倒に思っていたスキャン作業が、スキャナーで一気に終えられて良かったです。

今回アプリを取り入れて、一番良かったことは、外出先で名刺を見られることです。

今までは一度戻らないと確認できなかったことが、必要なときにすぐに確認できるため、効率よく仕事ができるようになりました。

今では増えた名刺をスキャンするのも習慣になりました。

束にしていた名刺の塊が無くなり、スペースができてスッキリしました。

 

——————–
ポートを受けて良かったエピソードなどがあればお聞かせください。
—————

スキャン作業の前に、まずはスキャンする名刺の選定を自分で行いました。

このときに、重複した名刺、ショップカード的なもの、SNSでがっちり繋がっている人の名刺などは整理できました。

名刺を見返す作業のおかげで、連絡を取る人がいたり、逆にもう過去となった付き合いを認識することができました。

あとは外出先で、仕事と仕事の間の空き時間に、お礼状などを書けるようになりました。

以前は手許に名刺がないので、宛先(住所)を書けないことがあったんです。

 

 

——————–
刺管理にお悩みのある人へメッセージをお願いします。
—————

最初の一言に戻りますが、やはり「名刺は命」だと今でも思っています。

ただ、カタシカタさんのサポートを受けた後の現在は「活用できる状態だからこそ、名刺は命」と思っています。

宝探しは大変ですが、手元のお宝リストを把握できていると、行動も選択肢も変わってくると感じます。

カタシカタさんの名刺整理サポート、オススメです!

 

 


サポート詳細

名刺の整理整頓サポート
個別相談・作業補助(スキャン)・管理用品の提案と購入代行

所要時間
8時間(4時間×2回)

 

 

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くらお

 

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2020-05-16 | Posted in Blog, 名刺管理No Comments » 

 

リモートワークは家のどこでしている?┃テレワーク・在宅ワーク

 

 

 

リモートワーク、テレワーク、在宅ワーク、在宅勤務・・・

 

リモートワーク、テレワーク、在宅ワーク、在宅勤務

なんだか、いろんな言い方がありますね。

とりあえず “家でも仕事する” という認識でお話しを進めます。

※ここから先は『在宅ワーク』と表現します

 

半日交代で、在宅ワーク
週の数日は、在宅ワーク
当面の間は、在宅ワーク

仕事の基本は、在宅ワーク

会社や事業形態によって、様々な対応がされている様子

在宅ワークになった(増えた)ご本人も戸惑いがある中、ご家族も慣れない事態に戸惑っているお話しを耳にします。

ご本人も、ご家族も、在宅ワークとどう付き合っていくか。家族でルールを決める必要がありそうです。

 

ということで、在宅ワークの人たちのお話しも参考に、在宅ワークのスペース作りについて綴ってみようと思います。

 

 

仕事スペース│固定席orフリーアドレス

 

書斎がある方は、もちろんそこで仕事をすると思いますが、特にそのような部屋がない場合について、考えてみたいと思います。

まずは、固定席にするか、フリーアドレスにするか。

 

今オフィスでは、社員ひとりひとりに固定した席を割り当てる、固定席スタイルのほか、

仕事の状況に応じて、空いている席やオープンスペースを自由に使う、フリーアドレスのスタイルがあります。

 

さて、自宅においては、どちらのスタイルを取り入れるか。

お住まいの環境や、ご家族の要望によっては、選択する余地がない場合もありますが、

もしどちらか選択できる場合は、自分にとっての仕事のしやすさで選ぶことになると思います。

 

 

1- 固定席派


 

│ 今のオフィスが固定席で、それに慣れている

│「固定席につく=仕事をする」という切り替えがほしい。メリハリになる

│ 集中できる環境がほしい(視界に誘惑がない配置、雑音が少ない環境)

 

普段は生活をしている場。

家族と住んでいる場合は、隣にいるのは同僚や上司ではなく、思い思いに過ごす家族

仕事には関係のない、趣味のもの、家族のものなどプライベート満載の中では、なかなか仕事モードになりづらいものです。

その状況を、強制的に仕事モードに切り替えるためには、仕事用の固定席が必要

 

可能な限り、テレビや家族の気配を感じるものから背をむける(壁に向く、窓に向くなど)。

自分が脱ぎ捨てた靴下が落ちている、棚のホコリが目立つ、子どものおもちゃが散らかっているなど、仕事をしていると妙に気になってしまう。

普段ならスルーしているくせに、急に片付けてみたり、掃除を始めちゃったりは、アルアルです(わたしもやっちゃう…)

固定席をつくり、仕事とは関係ないものは移動させ、仕事に使うものだけを、使いやすく配置する

 

その席に着くことで「今は仕事中」という意識にさせ、気が散ることも少なくなります。

 

 

2- フリーアドレス派


 

│ 今のオフィスがフリーアドレスで、それに慣れている

│ つい座りっぱなしになってしまう。場所を変えることが休憩をとったり体を動かす機会になる

│ 集中したいとき、雑務的な内容のとき、電話対応のときなど、場所を変えることがメリハリになる

 

オフィスと違い、同僚や上司に相談しに行ったり、プリンターやファックスのところに行ったりなど、立ち上がる機会がぐっと減ります。

結果、ずっと座りっぱなしになって、腰が痛くなる、という声を聞きます。

意識的に立ち上がって休憩をとったり、体を動かしたりすのも良いですが、フリーアドレスにすることで、仕事の内容ごとに体勢と気分を変えるというのも手です。

 

集中したいときは、デスクやテーブルに向かって。
電話対応やメールチェックなどは、ソファーに座って。
ネットで調べものなどは、床やベッドで。
子ども部屋が使えるときは、勉強机で。

体勢と気分を変えながらのほうが、効率よく仕事ができる!と行きついた人もいらっしゃるようです。

 

 

音や人の気配も考慮すると

固定席にするか(それをどこに作るか)、フリーアドレスにするかは、お住まいの環境や、ご家族の意見に左右されるところですが

雑音(生活音や音楽)があるほうが良いのか、余計な音は少ないほうが良いのか

仕事と関係ない家族の気配はあっても良いのか、あると気が散るのか

 

「雑音や家族の気配が全く気にならない」と、空いている部屋があるのに、あえてダイニングテーブルで仕事をする人がいたり

「気が散るし、邪魔されたくないし、ビデオ会議もあるから」と、寝室に籠ったり、車に行く人がいたり様々

その人自身の好みはもちろん、家族構成・家族のライフスタイルなどによっても違ってきます。

 

その人自身の好みでいうと、リビング学習やカフェ学習が上手くいく人は、前者がハマるのかもしれませんね。

 

 


 

その他、在宅ワークについては、ビデオ会議対策についても、よく話題になっています。

音の問題、視界(背景)の問題

 

背景については、ディズニーとピクサーのバーチャル背景用の壁紙が、ネット上で話題になっていました。

 

で、早速ピクサーバージョンをやってみました

 

背景の色によって、リアルとバーチャルのハーフ&ハーフになったり

光の加減で、オデコや鼻が陥没したり、盛り上がりました。

許される相手のときに、ぜひ試してみてください!

 

 


 

最後に、わたしの例も参考に紹介します。

わたしの場合は、ホームオフィスとして、自宅に仕事をするスペース(固定席)を設けています。

在宅ワークの日は、まずアイドリングとして、ソファーでメールチェックをしたり、調べものをしたりすることからスタートします。

そして、仕事モードが高まってきたら、固定席で集中する。固定とフリーのハイブリッドでやっています。

 

 

仕事に使うものだけを、使いやすく配置している様子です ↓

 

活用できそうな部分があれば、ぜひ参考にしてみてください。

 

 


 

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2020-04-06 | Posted in Blog, オフィスの整理整頓No Comments » 

 

生産性向上・業務効率化のための整理整頓術┃講習会

 

【講習会】生産性向上・業務効率化のための整理整頓術
~より快適な職場環境を目指して~

 

働き方改革を推し進めるうえで、業務の効率化については避けて通れない課題です。

身近なところを改善することから、生産性の向上・業務の効率化を考えてみる。

その手段のひとつ、職場の整理整頓について、当講習会を担当いたしました。

(主催:北海道中小企業団体中央会・釧根支部さま)

 


前半は

* 整理整頓を軽視する損失・デメリット
* 整理整頓は『ワケル』ことから始める

 

トランプを使ったワークから始まり
身の回りの事例として、ペンスタンドの整理整頓の紹介など

 

後半は

* デスク周り、書類、パソコンのファイルの整理方法

 

[参考] 書類の整頓グッズ
~業務パートナー渡部夏代さんのインスタより

* 検索しやすい見出し付きのクリヤーホルダー
* 位置合わせガイド付きのクリヤーホルダー

 


 

 ご感想 (一部)

* 整理整頓が苦手なので、とても参考になる内容でした。

* 整理整頓を習慣化して、少しでも業務の効率化ができればと思いました。

* 整理整頓の事務用品も見せていただき、大変参考になりました。

 

ご参加くださった皆さま
北海道中小企業団体中央会・釧根支部さま

貴重な機会、そしてご感想やご報告をありがとうございました。

ぜひ年度末の整理整頓にご活用ください!

 

 

書類の整理整頓はどうしていますか?

 

今回のような講習会などで
参加された皆さまから、よく聞くのは[書類]のお悩み。

どうでしょう?困っていることはありませんか?

実はわたし自身も、油断すると、スグぐちゃぐちゃ(山積み)にしちゃいます。

 


Instagramより

 

そもそも、勤務時間中に発生する書類は、メモ紙一枚でさえ、会社の財産です。

個人のデスクに保管しているものも、厳密に言うと、会社全体の共有財産で

便宜上、個人デスクに保管しているだけのこと。

 

その中にも、会社の書類として残しておかなくてはいけないものと

個人的なもの(自分がいなくなれば処分して大丈夫のもの)ってありますよね。

皆さん、割りと悩まれるのって、個人的なものだったりしませんか?

あとはイレギュラーなもの、突発的に増えたものなど。

 

整理整頓は、業務の効率化に欠かせない行為ですが

あまりに完璧を求めすぎると、かえって非効率の場合もあります。

その匙加減は、個人的な書類に関しては、いろいろ試すことで見つかるものだったりします。

 

わたしも、スグぐちゃぐちゃにしちゃうので、最近は『時間軸ナラベ』という方法を試し中です。

現時点で上手くいっているので、今後、研修会などでシェアしていきたいと思っているところです。

 

 

 

「整理整頓、したほうが良いのは分かっているんだけどね~」

大丈夫です。整然とした快適な環境を知ってしまったら、雑然な非効率には戻れなくなるし、もっと!もっと!と勝手に欲深くなりますから。

まずは、ちょっとだけ体感することをオススメします。

 

そのヒントや導入方法は

長年、片付けられない人生だったわたしがお伝えしています。

もし今ぐちゃぐちゃな状況にお困りでも、まだ諦めないでいてください!

わたしの話しを聞くまでは。笑

 

 

 


 

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2020-02-28 | Posted in Blog, 研修会・講習会No Comments » 

 

デキる人ほど整理整頓┃講話

 

 

【講話】デキる人ほど整理整頓

整理整頓を軽視することの損失
まず[ワケル]ことから始める。

岩見沢はまなすライオンズクラブさまで
お話しさせていただきました。

 

 

ある事業所さまの事例で
備品庫からお金が出てきたお話しをしたんです。

 

そうしたら、後日こんなご報告(ご感想)をいただきました。
※許可を得て掲載しております。ご快諾ありがとうございます!

 

 いただいたご報告

昨日は一日デスク周りの片付けを。

まぁ、机上も周辺も書類やら何やらのヤマ・ヤマ・ヤマで

活動領域を確保しなければ最早仕事にならない状態になっておりましたので(笑)。

お話を参考に「捨てない」ようにと、まず書類や資料の種類・所属ごとの段ボールを準備し、とりあえず今日明日必要なもの以外は箱にポイ。

箱には「○○の関係資料」というラベルを貼り・・・結構イイ感じに片付きました。

あとは継続です(笑)。

 

ところで、私も出てきました「おこづかい」!

東京への出張先で頂いた交通費32,000円、封筒に入ったままクリアファイルの資料の間にはさまっていました!

忘れてた~、ラッキー~!これはみんなのおやつ代に~!!

 

身の回りをきちんとすると、イイことありますね。

倉岡さんのお話し伺ってよかったです。ありがとうございました!

 

 

太っている=痩せたい人ではない

普段、諸先輩たちから、アドバイスをもらいながら仕事をしています。

そこで言われるのは「太っている=痩せたい人ではない」ということ。

本人は太っていると思っていないかもしれないし

太っている自覚はあっても、コレで良いと思っているかもしれない。

逆にすっごく痩せているのに、痩せようとしていたり。
(美容師さんも、髪がキレイな人ほどトリートメントしに来るって言ってた)

 

整理整頓も同じで

ウワって思うデスク周りの人が全然困っていなかったり

「デスク周りヤバいんです」と言いながら放置していたり

逆に「どこにサポートが必要ですか?」ってくらい、キレイにしている人からご相談があったり。

 

わたし自身は、「デスク周りヤバいんです」と言いながら放置していたタイプ

整理整頓しなくても、仕事はできていたし、もっと優先順位の高い仕事で忙しかったから。

この頃は、まだ知らなかったんですよね。

整理整頓が、仕事の効率に大きく影響するってことを。

 

この仕事を始めたばかりのころは

全然困っていない、ウワって思うデスク周りの人に、整理整頓を押し付けてしまったこともありました。

「太っている=痩せたい人ではない」のに。

今となっては、我ながら傲慢さに引く思いです。

 

今回のように、講話を通して「痩せることの良さ」をお伝えできたら嬉しい限りです。

そこノーマークだった、という部分を意識に上げていただけたら、きっと行動が変わるので。

 


岩見沢はまなすライオンズクラブの皆さま
講話の担当者さま

貴重な機会をありがとうございました。

 

 

 

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2019-12-05 | Posted in Blog, 研修会・講習会No Comments » 

 

アプリ&ファイル保管┃名刺の整理整頓[まるごと預ける事例]

 

名刺の整理整頓[まるごと預ける事例]

経営者Mさま

複数の会社を経営されており
名刺交換の機会が多く、枚数が非常に多い。

整理整頓する時間が、なかなか取れないとのことで、まるごと預かることに。

 

Mさまのご要望

* アプリを取り入れたい。
* 名刺そのものもファイルで保管したい。
* 年度で区切るので、これから増える名刺はこの中に追加しない。
* 重複している名刺は、1枚だけあれば良い(2枚目以降は不要)。

 

 

名刺の整理整頓[作業の流れ]

 

1- 預かった状態 ~ 仕分け

紙袋に入った状態

 

『アカサタナ』にワケル

 


空の名刺ケースを積み上げてみたら

 

 

2- アプリへ取り込む
(スキャナーで読み込みデータ化)

使うアプリは myBridge

 

ひたすらスキャン

 

スマホで見ると

 

 

3- 名刺をファイル

スキャンが終わり、ファイルする名刺(3,449枚)

 

スキャン・保管不要(3,219枚)

 

\ ファイル完成 /

 


インデックスも(こんな感じで作業しています)

 

 

名刺が教えてくれたこと

お預かりした名刺
6,668枚中

スキャン&ファイルした名刺
3,449枚
不要な名刺
3,219枚

 

この結果から、この経営者さまが
どれだけ多くの人と、たくさん会ってきたか。

名刺の枚数が、その歩みを教えてくれました。

そのことを噛み締めたうえで
重複していた名刺は、卒業となりました。

 

今回、不要な名刺が減り、アプリも取り入れたことで
探しやすくなり、より活用しやすくなりました。

仕事の効率化・時間の有効化に繋がります。

 

名刺という大切な資産
ぜひ大切に扱って、生かしてほしいと願います。
今回の事例でも分かるとおり[大切に扱う=捨てない]ということではありませんよ~

 

 

♦ 増えた名刺が手付かずになっている。
♦ そのうち整理しようと思っている。
♦ アプリも気になるが、よく分からない。

こんな気がかりがあるなら、ぜひカタシカタへご相談ください!

あなたの事業の事務効率の向上に、一役買わせていただけたら嬉しい限りです。

 


女性なら、こんなファイルはいかがでしょう?

 

 

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くらお

 

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2019-11-24 | Posted in Blog, 名刺管理1 Comment » 

 

整理・整頓による損をしない時間の使い方┃研修会

 

 

【研修会】整理・整頓による損をしない時間の使い方

整理整頓されていないことの、弊害や損失を知ったうえで
職場において、どのように整理整頓作業を進めていくか。

何をどうしたら、業務中の時間を有効に使えるのか。

某団体さまで
当研修会を担当いたしました。

 

 

前半は渡部講師

* 何のために整理整頓をするのか(書類の例)
* 整理整頓されていないことから起こる行動
* 職場の簡易診断など

 

 

後半はくらお

*「捨てないで!まずワケル」整理の手順
* 枠と線を使った整頓のコツ
* 特性を意識した目標など

 

 

 ご感想(一部)

* 今までは自分の考えで整理しておりましたが、今回の講義を聞いて、合理的な整理を計画的に行いたいと思いました。仕事の効率アップにつなげたいと思います。
* 家庭でも活用したい。

 

 

何のために整理整頓をするのか

長年、片付けられない人生だったわたしは、40歳目前にして、やっと整理整頓の大切さを知ることになりました。

キッカケは、デスク周りの整理整頓で、仕事の効率が見事に上がったから。

 

そもそも、どうして整理整頓をしようと思ったのか。

「整理整頓をしよう!」
ここを目的にしているうちは、また明日、また明日と先延ばしにするだけ。

その前に、整理整頓なんかしなくても、仕事できてるし。

 

思い返すと、キッカケはパソコンの中でした。

ある部署に異動したとき、その係の共有フォルダが、とーーーっても整理整頓されていたんです。

異動したてのわたしでも、分かりやすくって、目的のファイルがすぐに見つかりました。

こりゃぁラクちん♪と、自分のパソコンのデスクトップと、個人フォルダもキレイにし始めました。

 

快適でしたね~ パソコン業務

キレイだし、すぐ見つかるし、ラクちんだし。

 

快適な環境を知ってしまったら
もう戻れないし、もっと!もっと!と欲深くなる訳で…

で、パソコンからデスク周りに自然と派生していきました。

 

このとき、わたしのデスク周りの整理整頓の目的は

キレイだし、すぐ見つかるし、ラクちんだし。

この快適さを、ぜひデスク周りにも!

ご立派な大義名分なんかじゃなくて大丈夫!

 

その結果

気づいたら仕事の効率が上がっていた

残業が減っていった

さらに整理整頓が加速していった

 


「何のために整理整頓をするのか」
まずは、ここから。

今回の研修会では
日常生活を事例に、渡部講師が分かりやすくお話ししてくれました。

 

事例の何かひとつでも
「何のために」のキッカケになったら嬉しく思います。

わたしのパソコンのように。

 

ご参加くださった皆さま
主催者さま

貴重な機会をありがとうございました。

 


最後にお菓子をいただき、大喜び♪

重ねて、ありがとうございました!

 


 

 

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カタシカタ責任者
倉岡 真希子

 

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2019-11-04 | Posted in Blog, 研修会・講習会No Comments » 

 

整理整頓の力(ちから)┃勉強会

 

デスクワーカー(事務職)の整理整頓

先日、担当した団体さまでの勉強会

事務職の方が対象でしたので
デスク周りや収納什器の、備品や書類の整理整頓についてお話ししました。

 

最初に、職場において困っていることをお伺いしたんです。

そうしたら「分かる~」「いるいる~」がいっぱい出てきました。

 

わたしが個人的にツボったのが
ボールペンあるある。

どのネタも「分かる~」たったのですが、特にニヤニヤして聞いていたのは

3色ボールペンの、1色を使い切ったけど、残り2色は使えるから持っている。
でも結局、使い切ったあの1色を使いたくて、手に取るけど「そうだ、使い切っていたんだ」パターン。

 

もしかして「分かる~」と思っていませんか?

わたしは「コレやっている人、身近にいるいる~」と思いながら、ニヤニヤ聞いていました。

 

デスクワーカーあるあるを
まずは認識し合うところからスタートしました。

 

 

【勉強会】整理整頓の力(ちから)
仕組み作りで探し物をしないオフィスへ

前半は

* 整理整頓されていないことから起こる行動
* それが引き起こすデメリット
* 「捨てないで!まずワケル」ペンスタンドを事例に、整理の手順やコツ

 

 

後半は

* 仕組み作りのコツ、事例
* 自分にとってのやりやすさ、進め方

 

ファイルボックス各種
見出し付きクリアファイルなどを紹介

 

 

ご感想
(趣旨を損なわない範囲で要約) 

* すぐに片付けたい!と思った
* 捨てないでワケルから始めます
* あっという間だった
* 分かりやすかった
* もっと聞きたい

 

 

やりやすい方法を試す

アンケートの回答で多かった中に『やりやすい方法を試そうと思った』がありました。

 

長年、片付けられない人生だったわたしが、整理整頓の大切さに気がつき、実践し始めたとき、スムーズには進みませんでした。

整理整頓の本などを読んで、知識を得ても、実践となるとナカナカ…

「コレが出来ないから困っているんだよ!」って、本に向かって逆ギレする始末

 

それでも、いろいろ試すうちに分かったんです。

『自分にとって、やりやすい(合う)方法』と、やりにくい(合わない)方法があるってことに。

それが分かってからは、どんなに世の中がオススメしていても、自分に合わない方法は、迷わず切り捨てて行きました。

そして、あまり効率がよくない方法でも、自分に合うやり方だけ取り入れました。

結果、どんどんキレイになっていき、仕事がスムーズに感じるようになっていました。

 

わたしがお願いしたいのは、ネガティブな感情を抱きながら、整理整頓をしないでほしい、ということです。

合わないやり方で、憂鬱に整理整頓するくらいなら、ご機嫌にできる仕事をしてください。

 

そんなこと言っていたら、一生、整理整頓する日が来ない?

でもそれが困らない範囲なら、それでOK!そこに罪悪感を持たなくて大丈夫です。

変に完璧を求める思いは、捨てちゃいましょう!

 

「いやいや、困っています」「支障をきたしています」というのなら

カタシカタが、力(ちから)になれます。

 

 


勉強会にご参加くださった皆さま
主催のご担当者さま

貴重な機会をありがとうございました。

 

 

【オフィスの整理整頓サポート】


名刺・デスク周りの整理整頓、社員研修など承っております。
お気軽にお問い合わせください。


カタシカタ責任者
倉岡 真希子

 

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2019-09-06 | Posted in Blog, 研修会・講習会No Comments » 

 

整理整頓という大事な仕事┃研修会

 

女性社員による整理整頓プロジェクト

先日、担当させていただいた企業さまでの研修会

総務系の方からご依頼がある
よくある社員研修とは違うものでした。

 

こちらの企業さまでは、女性が働きやすい環境作りのため
女性社員によるプロジェクトチームが複数あるとのこと。

各チーム、いろいろな角度から改善策を検討されているそうです。

その中のいちチームが、整理整頓をテーマにされており
今回のご縁となりました。

 

チームの方たちからご意見をいただき、事務所内を拝見し、
研修会の内容を作りました。

スライドに使用する画像も、一部ご提供くださり
いつものオリジナルとは違った、スペシャルバージョンとなりました。

 

 

 

【研修会】整理整頓という大事な仕事

前半は

* 整理整頓されていないことから起こる行動
* それが引き起こすデメリット
* 整理整頓した方が良いのは分かっても、そこに立ちはだかる障害など

 

誰もが身に覚えのある「いつか使うかも…」について
その捉えかた、それを手放した会社の事例などお話ししました。

 


 

そして後半は、やっぱりいつもの

*「捨てないで!まずワケル」
ペンスタンドを事例に、整理の手順やコツ
* 自分にとってのやりやすさ、進め方など

 

 


 

主催の代表の方からのご感想 

セミナー後、すぐにペンスタンドを整理し始めた事務のスタッフがいたり、整理できていない書類や引き出しを見てセミナーを思い出す方もいたり、内容を聞いた方の心に残るセミナーになったのではないかなと思えています。

倉岡様の経験談も交えて話して頂き、形式ばっていない血の通った内容で、ご依頼できて本当によかったと思っています。ありがとうございました。

 

 

いつか使うかも… は悪いことではない

長年、片付けられない人生だったわたしは、40歳目前にして
やっと整理整頓の大切さを知ることになりました。

キッカケは、デスク周りの整理整頓で、仕事の効率が見事に上がったからでした。

 

今思うと、当時のわたしのデスク周りには「いつか使うかも…」が溢れていました。

 

作成した案件に対して
上司などから、その説明を求められるシーンがよくありました。

説明下手なわたしは、上司を納得させられず、その案件を戻されることも度々…

だから、いろいろな資料やデータを身の回りに装備するようになっていきました。

パソコンの中はファイルやフォルダ、デスク周りはプリントした書類で溢れ

自分自信で、持っているモノを把握できていない。

同じ書類を二部三部と持っていたりもしました。

 

でもそれは、決して悪いことではなかったと、今は思います。

それらのモノは、わたしにとっての[備え]だったから。

 

問題なのは、その備えが過剰になること。

本当に大事なモノが埋もれてしまうし、身動きが取りにくくなる。

だから、ほどほどに。

 

食べ過ぎて太るのと同じです。

大事な栄養素以外も摂り過ぎて、脂肪でカラダが重くなってしまう。

だから、ほどほどに。

 

なんでもかんでも捨てろ、ではありません

だって装備品や備えがあると、安心ですもんね。

 

だから、過剰になっている部分だけ、手放す。

もし「手放す」と思えず
「奪われる」と感じるなら

それは、大事な装備品や備えである可能性があります。

 

引っかかりがなく「手放せる」モノなのか
自ら「奪う」という感覚になるモノなのか

必要と過剰のバロメーターにしてみてください。

 


研修会にご参加くださった皆さま
主催のプロジェクトチームの皆さま

貴重な機会をありがとうございました。

 

 

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カタシカタ
倉岡真希子

 

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2019-08-25 | Posted in Blog, 研修会・講習会No Comments » 

 

生産的な30分を作りだそう┃研修会

【研修会】生産的な30分を作りだそう
整理・整頓を通じた生産効率向上術

整理整頓されていないことの、弊害や損失を知ったうえで
職場において、どのように整理整頓作業を進めていくか。

何をどうしたら、生産性が向上するのか。

北海道中小企業団体中央会・上川支部さま主催の
当研修会を担当いたしました。


前半は渡部講師

* 整理整頓されていないことから起こる行動
* 職場の簡易診断など


後半は倉岡

*「捨てないで!まずワケル」
  ペンスタンドを事例に、整理整頓の手順やコツ
* 特性を意識した目標など

 

 

ひとりひとりのタイプにあった方法で

長年、片付けられない人生だったわたしは、40歳目前にして、やっと整理整頓の大切さを知ることになりました。

キッカケは、デスク周りの整理整頓で、仕事の効率が見事に上がったからでした。

大切さを知ってからも、自宅の片付けには手こずりました。

手こずりながら、その道中で拾ったものは

『ジブンのタイプを知る』ということ、

『そのタイプに合ったやり方がある』ということでした。

「まずは全部出す!」というやり方は、わたしには無理でした。

それが分かったから、違うやり方で進めることを選択できました。

わたしと家族は、各々違うタイプだから、同じやり方は、お互いが苦しくなる。

だから、共有スペースに、分かりやすく簡単なルールだけ作りました。

あとは自由。

これで、うまく生活できるようになりました。

職場も同じです。

いろんなタイプの人たちが集まっているから

この方法が上手くいく人もいれば、あの方法なら上手いく人もいる。

それをまず自覚しないと、お互いがストレスの存在になります。

自覚して尊重し合えれば、補い合える強い集合体になります。

『ジブンのやりやすい!』を見つける

『ジブンのやりやすい ≠ 他者のやりやすい』と知る

『共有スペースは、分かりやすく簡単なルール』

小さくても目に見える成功は、そこから大きな波になっていきます。

小さなことから、積み重ねて行きましょう!

ご参加くださった皆さま
主催者さま

ありがとうございました。


渡部講師も、研修会の様子をブログで綴っています。

違う視点からのレポートも、ぜひご覧ください。

 

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2019-07-02 | Posted in Blog, 研修会・講習会No Comments » 

 

名刺の整理整頓サポートって、どんなことしてくれるの?[事例いろいろ]

名刺の整理整頓サポートは、このようなモヤモヤの解消をお手伝いしております。

♦ 増えた名刺が手付かずになっている。

♦ そのうち整理しようと思っている。

♦ アプリも気になるが、よく分からない。

名刺の増え方(ペースや枚数)

名刺の使い方(名刺を見て、電話やメール・お礼状の送付など)

また、その頻度は

人それぞれで、業種・職種・職位などで、全然違ってきます。

だから、誰かが上手くいっている管理方法が、あなたも上手くいくとは限りません。

まずはあなたの現状を見て聞いて、あなたに合った方法を一緒に考えます。

では早速、事例を交えながら、紹介していきます。

1- 管理方法を考える。主流は3つ

①アナログ管理

* ファイルに綴る(差し込む)

* 整理箱などに立てて並べる

②デジタル管理

* 名刺アプリでデータ化

③アナログとデジタルの併用管理


この中から、適した(お望みの)方法を決めます。

2- 保管ルールを決める

① いただいた名刺は全て保管する

* 重複しているモノも含めて全て
(会った回数や昇進などの情報として)

* 一人につき一枚
(重複しているときは直近のもの)

② 分類する

* 日付・五十音・業種・お客様・所属の会など

* 綴る・データ化・保留・処分など

③ 整頓する用品(グッズ)を決める

* お持ちのものを活用する、新たにより良いモノを準備するなど


あなたにとって管理しやすい保管ルールを明確にしてから、実際の作業に進んでいきます。

ここまで、無料相談の中で承ります。

この先の作業を、ご自身で行われる場合は、サポートはここで終了です。

相談までの事例

a- アナログとデジタルの併用管理 ┃ 経営者さま(不動産業)
名刺の整理整頓は、キッカケがあれば意外とすぐ終わる!事例

b- アナログ管理 ⇒ デジタルとの併用管理 ┃ 経営者さま(はんこ屋さん21清田店
お仕事がら『名刺はぜ〜んぶ要保管!』の経営者さま(インスタより)

 

3- いよいよ作業開始

アナログ管理の場合

① 分類する

* ご自身での判断が必要な部分は、ご自身で進めていただきます。

* 五十音順など、他者でも作業が可能な部分を、お手伝いいたします。

② 整頓する

* ファイルに綴る(差し込む)、整理箱に入れるなど
(必要に応じて、用品の購入代行も承ります)

文字にすると数行ですが、枚数が多い場合は、膨大な作業量です。

単純作業部分は、どうぞお任せくださいませ。

上記の詳細は
[2-保管ルールを決める]のときに相談いたします。


デジタル管理の場合

① 分類する

* ご自身での判断が必要な部分は、ご自身で進めていただきます。

* 五十音順など、当方でも作業が可能な部分を、お手伝いいたします。

② スキャンする

* スマホかタブレットで撮影します。

* スキャナーで一気に読み込みます(対応可能アプリに限る)

③ データの確認をする

* 読み込んだデータの内容を確認します。

* 必要に応じて、アプリ内でグループ分けなどを行います。

※上記の詳細は
[2-保管ルールを決める]のときに相談いたします。

 


アナログとデジタルの併用管理の場合

上記の内容の中から、ご自身に必要な部分を、適した工程で進めていきます。

※上記の詳細は
[2-保管ルールを決める]のときに相談いたします。

作業の事例

c- デジタル管理 ┃ 経営者さま(保険業)
スキャナーで名刺をアプリに取り込む (インスタより)

d- アナログ管理 ⇒ アナログとデジタルの併用管理 ┃ 経営者さま(運輸業)
まずは数年分の名刺を仕分けマス!(インスタより)

e- アナログ管理 ⇒ アナログとデジタルの併用管理 ┃ 事業主さま(Vomy-C
アナログ&アプリへ(インスタより)

 

任せられることは任せて、あなたはあなたしかできないお仕事を

名刺の活用のシカタは、ホント人それぞれ。
業種・職種・職位などで、全然違います。

でも共通して言えることは
顧客情報であったり、
面識があるという証しであったり、
人脈の厚みの現れであったり、

あなたにとっての貴重な資産だということです。

大切な資産ですから、ぜひ大切に扱って、生かしてほしいと願います。
ちなみに[大切に扱う=捨てない]ということではありませんよ~

大切に扱うことと同時に、ちょっとだけ、ひと手間をかけ、
使いたいときに、サッと取り出せる仕組みにしておくことをオススメします。

忙しい毎日の中、スピード感ある対応が求められる場面も多いはず。

名刺管理・名刺探しに時間を取られるのは、もったいないし非効率です。

かと言って、忙しいからこそ、名刺の整理整頓に、時間や労力をかけていられないのも、重々承知しています。

だからその中で、ご自身でやらなくても大丈夫な部分は、任せられる人に任せちゃってください。

あなたは、あなたしかできないお仕事、業績に直結する大事なお仕事に全力を注いでください。

わたしは
「大切な名刺の整理整頓は任せるよ!」って言ってもらえる存在になれるよう、

そしてその日に備えて、いろいろ磨いておきます。

より良い術とか、経験値とか、ジブンじゃない立場への想像力とか…

あなたの事業の事務効率の向上に、一役買わせていただけたら嬉しい限りです。

 

 

名刺の整理整頓で得られること(メリット)

すぐしまえる。すぐ見つかる。

整理整頓することで、仕舞うルールも明確になるので、サッとしまえるようになります。
(しまうときに、どう仕舞おう…と思いあぐねる時間、実際にしまう手間を思うと放置してしまうのを解消)

そして、使いたいときには、すぐに見つかる!
仕事の効率化・時間の有効化となります。

すっきりキレイに。

シンプルに見映えが良くなって気持ち良い。

目に入るたびに感じる『気がかり』がなくなります。
(気がかりは、気がかかるので、実は疲労につながっています)

その他にも、いろいろ

名刺を見返す(活用)するようになる。

整理整頓のスキルが身に付く。

モノゴトの決断・ムダを見極める力の訓練になる。

仕事のパフォーマンスが上がる。

やり終えた手応え・自信がつく。

オフィスの整理整頓サポート


名刺・デスク周りの整理整頓、社員研修など承っております。
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カタシカタ代表
くらお

 

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2019-06-22 | Posted in Blog, 名刺管理No Comments » 

 

【Kindle本】整理整頓で輝くビジネスライフ

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