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生産的な30分を作りだそう┃研修会
【研修会】生産的な30分を作りだそう
整理・整頓を通じた生産効率向上術
整理整頓されていないことの、弊害や損失を知ったうえで
職場において、どのように整理整頓作業を進めていくか。
何をどうしたら、生産性が向上するのか。
北海道中小企業団体中央会・上川支部さま主催の
当研修会を担当いたしました。
前半は渡部講師
* 整理整頓されていないことから起こる行動
* 職場の簡易診断など
後半はくらお
*「捨てないで！まずワケル」
ペンスタンドを事例に、整理整頓の手順やコツ
* 特性を意識した目標など
ひとりひとりのタイプにあった方法で
長年、片付けられない人生だったわたしは、40歳目前にして、やっと整理整頓の大切さを知ることになりました。
キッカケは、デスク周りの整理整頓で、仕事の効率が見事に上がったからでした。
大切さを知ってからも、自宅の片付けには手こずりました。
手こずりながら、その道中で拾ったものは
『ジブンのタイプを知る』ということ、
『そのタイプに合ったやり方がある』ということでした。
「まずは全部出す！」というやり方は、わたしには無理でした。
それが分かったから、違うやり方で進めることを選択できました。
わたしと家族は、各々違うタイプだから、同じやり方は、お互いが苦しくなる。
だから、共有スペースに、分かりやすく簡単なルールだけ作りました。
あとは自由。
これで、うまく生活できるようになりました。
職場も同じです。
いろんなタイプの人たちが集まっているから
この方法が上手くいく人もいれば、あの方法なら上手いく人もいる。
それをまず自覚しないと、お互いがストレスの存在になります。
自覚して尊重し合えれば、補い合える強い集合体になります。
『ジブンのやりやすい ≠ 他者のやりやすい』と知る
『共有スペースは、分かりやすく簡単なルール』
小さくても目に見える成功は、そこから大きな波になっていきます。
小さなことから、積み重ねて行きましょう！
ご参加くださった皆さま
主催者さま
ありがとうございました。
研修会の後は、懇親会♪
ビンゴ はリーチのたびに味噌汁が増えるシステム
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渡部講師も、研修会の様子をブログで綴っています。
違う視点からのレポートも、ぜひご覧ください。
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名刺の整理整頓サポートって、どんなことしてくれるの？【事例】
名刺の整理整頓サポートは、このようなモヤモヤの解消をお手伝いしております。
♦ 増えた名刺が手付かずになっている。
♦ そのうち整理しようと思っている。
♦ アプリも気になるが、よく分からない。
名刺の増え方（ペースや枚数）
名刺の使い方（名刺を見て、電話やメール・お礼状の送付など）
また、その頻度は
人それぞれで、業種・職種・職位などで、全然違ってきます。
だから、誰かが上手くいっている管理方法が、あなたも上手くいくとは限りません。
まずはあなたの現状を見て聞いて、あなたに合った方法を一緒に考えます。
では早速、事例を交えながら、紹介していきます。
1- 管理方法を考える。主流は3つ
①アナログ管理
* ファイルに綴る（差し込む）
* 整理箱などに立てて並べる
②デジタル管理
* 名刺アプリでデータ化
③アナログとデジタルの併用管理
この中から、適した（お望みの）方法を決めます。
2- 保管ルールを決める
① いただいた名刺は全て保管する
* 重複しているモノも含めて全て
（会った回数や昇進などの情報として）
* 一人につき一枚
（重複しているときは直近のもの）
② 分類する
* 日付・五十音・業種・お客様・所属の会など
* 綴る・データ化・保留・処分など
③ 整頓する用品（グッズ）を決める
* お持ちのものを活用する、新たにより良いモノを準備するなど
あなたにとって管理しやすい保管ルールを明確にしてから、実際の作業に進んでいきます。
ここまで、無料相談の中で承ります。
この先の作業を、ご自身で行われる場合は、サポートはここで終了です。
相談までの事例
ａ- アナログとデジタルの併用管理 ┃ 経営者さま（不動産業）
名刺の整理整頓は、キッカケがあれば意外とすぐ終わる！事例
ｂ- アナログ管理 ⇒ デジタルとの併用管理 ┃ 経営者さま（はんこ屋さん21清田店）
お仕事がら『名刺はぜ〜んぶ要保管！』の経営者さま（インスタより）
3- いよいよ作業開始
アナログ管理の場合
① 分類する
* ご自身での判断が必要な部分は、ご自身で進めていただきます。
* 五十音順など、他者でも作業が可能な部分を、お手伝いいたします。
② 整頓する
* ファイルに綴る（差し込む）、整理箱に入れるなど
（必要に応じて、用品の購入代行も承ります）
文字にすると数行ですが、枚数が多い場合は、膨大な作業量です。
単純作業部分は、どうぞお任せくださいませ。
上記の詳細は
［2-保管ルールを決める］のときに相談いたします。
デジタル管理の場合
① 分類する
* ご自身での判断が必要な部分は、ご自身で進めていただきます。
* 五十音順など、当方でも作業が可能な部分を、お手伝いいたします。
② スキャンする
* スマホかタブレットで撮影します。
* スキャナーで一気に読み込みます（対応可能アプリに限る）
③ データの確認をする
* 読み込んだデータの内容を確認します。
* 必要に応じて、アプリ内でグループ分けなどを行います。
※上記の詳細は
［2-保管ルールを決める］のときに相談いたします。
アナログとデジタルの併用管理の場合
上記の内容の中から、ご自身に必要な部分を、適した工程で進めていきます。
※上記の詳細は
［2-保管ルールを決める］のときに相談いたします。
作業の事例
ｃ- デジタル管理 ┃ 経営者さま（保険業）
スキャナーで名刺をアプリに取り込む （インスタより）
ｄ- アナログ管理 ⇒ アナログとデジタルの併用管理 ┃ 経営者さま（運輸業）
まずは数年分の名刺を仕分けマス！（インスタより）
e- アナログ管理 ⇒ アナログとデジタルの併用管理 ┃ 事業主さま（Vomy-C）
アナログ＆アプリへ（インスタより）
任せられることは任せて、あなたはあなたしかできないお仕事を
名刺の活用のシカタは、ホント人それぞれ。
業種・職種・職位などで、全然違います。
でも共通して言えることは
顧客情報であったり、
面識があるという証しであったり、
人脈の厚みの現れであったり、
あなたにとっての貴重な資産だということです。
大切な資産ですから、ぜひ大切に扱って、生かしてほしいと願います。
ちなみに［大切に扱う=捨てない］ということではありませんよ～
大切に扱うことと同時に、ちょっとだけ、ひと手間をかけ、
使いたいときに、サッと取り出せる仕組みにしておくことをオススメします。
忙しい毎日の中、スピード感ある対応が求められる場面も多いはず。
名刺管理・名刺探しに時間を取られるのは、もったいないし非効率です。
かと言って、忙しいからこそ、名刺の整理整頓に、時間や労力をかけていられないのも、重々承知しています。
だからその中で、ご自身でやらなくても大丈夫な部分は、任せられる人に任せちゃってください。
あなたは、あなたしかできないお仕事、業績に直結する大事なお仕事に全力を注いでください。
わたしは
「大切な名刺の整理整頓は任せるよ！」って言ってもらえる存在になれるよう、
そしてその日に備えて、いろいろ磨いておきます。
より良い術とか、経験値とか、ジブンじゃない立場への想像力とか…
あなたの事業の事務効率の向上に、一役買わせていただけたら嬉しい限りです。
名刺の整理整頓で得られること（メリット）
すぐしまえる。すぐ見つかる。
整理整頓することで、仕舞うルールも明確になるので、サッとしまえるようになります。
（しまうときに、どう仕舞おう…と思いあぐねる時間、実際にしまう手間を思うと放置してしまうのを解消）
そして、使いたいときには、すぐに見つかる！
仕事の効率化・時間の有効化となります。
すっきりキレイに。
シンプルに見映えが良くなって気持ち良い。
目に入るたびに感じる『気がかり』がなくなります。
（気がかりは、気がかかるので、実は疲労につながっています）
その他にも、いろいろ
名刺を見返す（活用）するようになる。
整理整頓のスキルが身に付く。
モノゴトの決断・ムダを見極める力の訓練になる。
仕事のパフォーマンスが上がる。
やり終えた手応え・自信がつく。
【オフィスの整理整頓応援キャンペーン】
個別相談・整理整頓作業など
承っております。
探しモノの時間を、売上に直結する仕事時間に変えていきましょう！
カタシカタ代表
くらお
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