オフィスの整理整頓

生産的な30分を作りだそう┃研修会

【研修会】生産的な30分を作りだそう
整理・整頓を通じた生産効率向上術

整理整頓されていないことの、弊害や損失を知ったうえで
職場において、どのように整理整頓作業を進めていくか。

何をどうしたら、生産性が向上するのか。

北海道中小企業団体中央会・上川支部さま主催の
当研修会を担当いたしました。


前半は渡部講師

* 整理整頓されていないことから起こる行動
* 職場の簡易診断など


後半はくらお

*「捨てないで!まずワケル」
  ペンスタンドを事例に、整理整頓の手順やコツ
* 特性を意識した目標など

ひとりひとりのタイプにあった方法で

長年、片付けられない人生だったわたしは、40歳目前にして、やっと整理整頓の大切さを知ることになりました。

キッカケは、デスク周りの整理整頓で、仕事の効率が見事に上がったからでした。

大切さを知ってからも、自宅の片付けには手こずりました。

手こずりながら、その道中で拾ったものは

『ジブンのタイプを知る』ということ、

『そのタイプに合ったやり方がある』ということでした。

「まずは全部出す!」というやり方は、わたしには無理でした。

それが分かったから、違うやり方で進めることを選択できました。

わたしと家族は、各々違うタイプだから、同じやり方は、お互いが苦しくなる。

だから、共有スペースに、分かりやすく簡単なルールだけ作りました。

あとは自由。

これで、うまく生活できるようになりました。

職場も同じです。

いろんなタイプの人たちが集まっているから

この方法が上手くいく人もいれば、あの方法なら上手いく人もいる。

それをまず自覚しないと、お互いがストレスの存在になります。

自覚して尊重し合えれば、補い合える強い集合体になります。

『ジブンのやりやすい!』を見つける

『ジブンのやりやすい ≠ 他者のやりやすい』と知る

『共有スペースは、分かりやすく簡単なルール』

小さくても目に見える成功は、そこから大きな波になっていきます。

小さなことから、積み重ねて行きましょう!

ご参加くださった皆さま
主催者さま

ありがとうございました。


研修会の後は、懇親会♪

ビンゴ はリーチのたびに味噌汁が増えるシステム
Instagramより


渡部講師も、研修会の様子をブログで綴っています。

違う視点からのレポートも、ぜひご覧ください。

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カタシカタ代表
くらお

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名刺の整理整頓サポートって、どんなことしてくれるの?【事例】

名刺の整理整頓サポートは、このようなモヤモヤの解消をお手伝いしております。

♦ 増えた名刺が手付かずになっている。

♦ そのうち整理しようと思っている。

♦ アプリも気になるが、よく分からない。

名刺の増え方(ペースや枚数)

名刺の使い方(名刺を見て、電話やメール・お礼状の送付など)

また、その頻度は

人それぞれで、業種・職種・職位などで、全然違ってきます。

だから、誰かが上手くいっている管理方法が、あなたも上手くいくとは限りません。

まずはあなたの現状を見て聞いて、あなたに合った方法を一緒に考えます。

では早速、事例を交えながら、紹介していきます。

1- 管理方法を考える。主流は3つ

①アナログ管理

* ファイルに綴る(差し込む)

* 整理箱などに立てて並べる

②デジタル管理

* 名刺アプリでデータ化

③アナログとデジタルの併用管理


この中から、適した(お望みの)方法を決めます。

2- 保管ルールを決める

① いただいた名刺は全て保管する

* 重複しているモノも含めて全て
(会った回数や昇進などの情報として)

* 一人につき一枚
(重複しているときは直近のもの)

② 分類する

* 日付・五十音・業種・お客様・所属の会など

* 綴る・データ化・保留・処分など

③ 整頓する用品(グッズ)を決める

* お持ちのものを活用する、新たにより良いモノを準備するなど


あなたにとって管理しやすい保管ルールを明確にしてから、実際の作業に進んでいきます。

ここまで、無料相談の中で承ります。

この先の作業を、ご自身で行われる場合は、サポートはここで終了です。

相談までの事例

a- アナログとデジタルの併用管理 ┃ 経営者さま(不動産業)
名刺の整理整頓は、キッカケがあれば意外とすぐ終わる!事例

b- アナログ管理 ⇒ デジタルとの併用管理 ┃ 経営者さま(はんこ屋さん21清田店
お仕事がら『名刺はぜ〜んぶ要保管!』の経営者さま(インスタより)

3- いよいよ作業開始

アナログ管理の場合

① 分類する

* ご自身での判断が必要な部分は、ご自身で進めていただきます。

* 五十音順など、他者でも作業が可能な部分を、お手伝いいたします。

② 整頓する

* ファイルに綴る(差し込む)、整理箱に入れるなど
(必要に応じて、用品の購入代行も承ります)

文字にすると数行ですが、枚数が多い場合は、膨大な作業量です。

単純作業部分は、どうぞお任せくださいませ。

上記の詳細は
[2-保管ルールを決める]のときに相談いたします。


デジタル管理の場合

① 分類する

* ご自身での判断が必要な部分は、ご自身で進めていただきます。

* 五十音順など、当方でも作業が可能な部分を、お手伝いいたします。

② スキャンする

* スマホかタブレットで撮影します。

* スキャナーで一気に読み込みます(対応可能アプリに限る)

③ データの確認をする

* 読み込んだデータの内容を確認します。

* 必要に応じて、アプリ内でグループ分けなどを行います。

※上記の詳細は
[2-保管ルールを決める]のときに相談いたします。


アナログとデジタルの併用管理の場合

上記の内容の中から、ご自身に必要な部分を、適した工程で進めていきます。

※上記の詳細は
[2-保管ルールを決める]のときに相談いたします。

作業の事例

c- デジタル管理 ┃ 経営者さま(保険業)
スキャナーで名刺をアプリに取り込む (インスタより)

d- アナログ管理 ⇒ アナログとデジタルの併用管理 ┃ 経営者さま(運輸業)
まずは数年分の名刺を仕分けマス!(インスタより)

e- アナログ管理 ⇒ アナログとデジタルの併用管理 ┃ 事業主さま(Vomy-C
アナログ&アプリへ(インスタより)

任せられることは任せて、あなたはあなたしかできないお仕事を

名刺の活用のシカタは、ホント人それぞれ。
業種・職種・職位などで、全然違います。

でも共通して言えることは
顧客情報であったり、
面識があるという証しであったり、
人脈の厚みの現れであったり、

あなたにとっての貴重な資産だということです。

大切な資産ですから、ぜひ大切に扱って、生かしてほしいと願います。
ちなみに[大切に扱う=捨てない]ということではありませんよ~

大切に扱うことと同時に、ちょっとだけ、ひと手間をかけ、
使いたいときに、サッと取り出せる仕組みにしておくことをオススメします。

忙しい毎日の中、スピード感ある対応が求められる場面も多いはず。

名刺管理・名刺探しに時間を取られるのは、もったいないし非効率です。

かと言って、忙しいからこそ、名刺の整理整頓に、時間や労力をかけていられないのも、重々承知しています。

だからその中で、ご自身でやらなくても大丈夫な部分は、任せられる人に任せちゃってください。

あなたは、あなたしかできないお仕事、業績に直結する大事なお仕事に全力を注いでください。

わたしは
「大切な名刺の整理整頓は任せるよ!」って言ってもらえる存在になれるよう、

そしてその日に備えて、いろいろ磨いておきます。

より良い術とか、経験値とか、ジブンじゃない立場への想像力とか…

あなたの事業の事務効率の向上に、一役買わせていただけたら嬉しい限りです。

名刺の整理整頓で得られること(メリット)

すぐしまえる。すぐ見つかる。

整理整頓することで、仕舞うルールも明確になるので、サッとしまえるようになります。
(しまうときに、どう仕舞おう…と思いあぐねる時間、実際にしまう手間を思うと放置してしまうのを解消)

そして、使いたいときには、すぐに見つかる!
仕事の効率化・時間の有効化となります。

すっきりキレイに。

シンプルに見映えが良くなって気持ち良い。

目に入るたびに感じる『気がかり』がなくなります。
(気がかりは、気がかかるので、実は疲労につながっています)

その他にも、いろいろ

名刺を見返す(活用)するようになる。

整理整頓のスキルが身に付く。

モノゴトの決断・ムダを見極める力の訓練になる。

仕事のパフォーマンスが上がる。

やり終えた手応え・自信がつく。

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探しモノの時間を、売上に直結する仕事時間に変えていきましょう!


カタシカタ代表
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2019-06-22 | Posted in 名刺, オフィスの整理整頓, BlogNo Comments » 

 

損をしないための時間の使い方 ┃ 講習会

仕事がデキる人
2タイプ

長年、事務職として勤めてきて、たくさんの上司や同僚を見てきました。

その中には「この人、デキるなぁ」と
仕事ぶりに、憧れと尊敬の眼差しを向けてきた人が、たくさんいます。

あるとき、その人たちに、ある共通点を見つけました。
それは、身の回りが『整理整頓されている』ということ。
デスク周りも、パソコンの中も、名刺も、いちいち何もかも。

これを言うと
「雑然としている人にも、デキる人いるよ~」
と返されることも、よくあります。

そうなんです。
デキる人って、何かと仕事も振られるし
基本、忙しいので、雑然としている人も多いと思います。

そんな中でも、やっぱり『整理整頓されている』人もいる訳で…
今度は、この2タイプを比べてみました。

そしたら、やっぱり見つけちゃいました!
それは、時間の使い方

雑然としているタイプは
ダラダラ残業していたり
ダラダラ打ち合わせしていたり
ダラダラ休憩していたり…

それに対して『整理整頓されている』人は
メリハリがきちんとしていて
残業もするけど、時間を決めてサッと帰る。

無計画にムダな時間を過ごしていない印象なんです。
(個人的な見解です。皆んなが皆んなでは無いと思います)

『整理整頓されている』人って
物理的なモノを通すと、分かりやすく映し出されるだけで
そもそも根本的に、メリハリ癖がついているんだと思います。

だから、モノだけじゃなく、時間だけじゃなく
お金の使い方や、人との付き合い方など
全てにムリムラムダがないんだと思います。

かつて、ダラダラ残業三昧だったわたしは
当時はここまでハッキリ気がついてはいませんでしたが
整理整頓に改善のヒントがある気がして、カタチからマネてみました。

結果、仕事のしやすさに、驚きしかなく…

この目に見える成功が、気持ちや考え方、行動に変化をくれました。
そして、仕事のシカタが変わっていきました。

整理整頓は、見た目を整えることが目的ではありません。

本当の目的を知り、どのように整えていくか、
それを、講習会でお話ししました。

【講習会】損をしないための時間の使い方
整理・整頓を通じた生産性(生産効率)の向上について

整理整頓されていないことの弊害や損失を知ったうえで
職場において、どのように整理整頓作業を進めていくか。
何をどうしたら、生産性が向上するのか。

北海道中小企業団体中央会・道南支部さま主催の
当講習会を担当いたしました。

整理整頓されていないことから生じるデメリットとは。

「捨てないで!まず分ける」ペンスタンドを事例に。


終了後
*大変良かった。
*職場内で捨てられない人がいて…
などの声を聞かせていただきました。

ご参加くださった皆さま
主催者さま

ありがとうございました。


会場が函館だったので
最後は観光で浮かれる♪
Instagramより



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オススメ講座

【整理収納アドバイザー2級認定講座】

NPO法人ハウスキーピング協会認定
整理収納アドバイザー2級認定講師

渡部夏代(わたなべなつよ)

※この講座は、渡部講師による単独開催です。
(カタシカタの関与はありません)

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