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名刺の整理整頓 「アナログ管理」と「デジタル管理」

 

 

あなたは
アナログ派?デジタル派?

 

オフィス向けのサポートで
お悩みとしてあがる声に

「名刺の整理整頓」
があります。

社長さんや、営業職の方は
本当に驚く枚数をお持ちです。

 

試しに、身近にいる
ビジネスマンたちにも
名刺の整理整頓方法について
聞いてみました。

すると
ちょっと意外な結果でした。

それは、アナログ派が多い
ということです。

 

ネットの中を見ていると
世はデジタル時代
のように映っていましたが

いやいや
リアルな声を聞いてみると
アナログでした。

 

一部の、しかも札幌という
限られた範囲ではありますが

デジタル派は
10人に1人くらいの印象です。

 

ではなぜ「アナログ管理」が
人気のままなのか…

 

 

根強い「アナログ管理」

もともと「アナログ管理」から
始まっている人が大多数。

その慣れている状況を
変えたくない。

それが人気の理由です。

 

1- 現状に困っていない


アナログ派の多数意見です。

この方法で困っていない、
不自由なく上手く使っている、
という方たち。

 

なぜ困っていないのかというと

*そもそも名刺の増減が少ない。
(名刺が増える業種ではない)

*増減はあるが、実情に応じて
見直し、きちんと管理している。

 

このような方たちについては
何の問題もなく、現状を維持すれば良いですよね。

 

ちなみに2大整理用品は

ファイルタイプ

コクヨ公式サイトより

 


カードケースタイプ

キングジム公式サイトより

 

 

こんな製品も人気のようです。

回転式タイプ

アスクル公式サイトより

 

 

 

2- 困っているが改善していない(踏み出せない)


実は困っているけれど
慣れている現状は維持したい、

あるいは、改善したいが
どう改善すれば良いか
分からない、という方たち。

 

どんな風に困っているのか…

*目当ての名刺を探せなく
探すことの時間とストレス。

*増えるペースが速く
整理整頓が追い付かない。

*改善したいが
改善方法を考える余裕がない。

*デジタルに興味はあるが
どの製品(ソフト・アプリ)を
選べば良いか分からない。

*今ある膨大な数の名刺を
新しい方法に移行するのが
手間になる。
(時間を取れない)

 

とても、忙しい人
なんだと思います。

そんな中、慣れを手放し
新しい方法を導入するのは
簡単ではありません。

困っていながらも
見て見ぬふりになるのも
仕方ないですよね。

 

でも、そんな方たちこそ
思い切って
「デジタル管理」にすることで

劇的に管理がラクになるのかも
しれません。

 

 

気になる「デジタル管理」

「デジタル管理」と言われても
どんな製品を、どういう基準で
選べば良いか
分からないと思います。

 

各製品の売り文句を見ると

*読み取り精度
*データ化のスピード
*検索性
*外部連携(SNSなど)
*社内共有(一元管理による営業強化)
*電子名刺交換
などなど

付加機能をどこまで求めるか。
そこで選ぶ製品が変わってきそうです。

*必要な機能
*あると便利な機能
*必要のない機能

これらを見極める必要が
ありそうです。

 

もし「デジタル管理」の導入に
迷われているなら

わたしが試した感想ですが
参考に紹介いたします。

 

 

「アナログ管理」と
「デジタル管理」の比較

わたし自身は
現状に困っていないアナログ派

ですが、試しに
デジタルも導入してみました。

 

【デジタル】
とにかく探しやすい!!
目的の名刺を一瞬で見つけられます!

氏名から、会社名から、
登録した日にちから、

様々な検索が可能なので
何かヒントがあれば
探し当てられます。

頭では分かっていましたが
体験すると、ちょっと感動
しました。

 

デジタル移行時も
まず50枚ほどを選んだので
手間ではありませんでした。
(10分程度だった記憶です)

これなら、残りの名刺も
隙間時間で少しずつ
移行しようと思えます。

 

【アナログ】
もともと枚数が少ないので
管理は手間ではありません。

それでもデータ化した名刺は
モノとしては
減らすつもりでした。

でも、手触りが良いなど
紙質にこだわった名刺は
結局そのまま持っています。

 

デジタルでは味わえない
紙の良さを知りました。

「捨てにくい名刺を作る」
そうアドバイスされたことが
ありましたが
こういうことなんですね。

 

両方のメリット・デメリットを
実感した感想としては

「デジタル管理」が向くのは
*名刺がどんどん増える人
*その名刺の活用が多い人
だと思います。

 

わたしのように
名刺の増減が少なく
その活用場面も少ないなら

「アナログ管理」で充分なので
紙の風合を楽しむのも
良さそうです。

 

 

今回
デジタル製品を試すにあたり
いろいろな製品を調べました。

その中の
[スマホ用アプリ]4つを比較
した
記事もありますので

デジタル移行に
興味がありましたらご参考に!

 

 


 

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2018-04-19 | Posted in 名刺, オフィスの整理整頓, BlogNo Comments » 

 

講演|洋服の整理整頓[捨てないで!!まず分けよう!]

 

札幌近郊の団体さまの
婦人会にお招きいただき

【洋服の整理整頓】について
講演いたしました

 

サブタイトル
捨てないで!!まず分けよう!
のとおり

「捨てないでください」
を連呼してきました。

 

主催者さまより許可をいただき
記事にしております。

(主催者さま、ありがとうございます!)

 

 

分類表を使った片付け


キッカケは、主催者さまが
当ブログ記事を読んでくださったことから。
(この辺りの記事と推測)

 

 片付けレポート 4(北区 Iさまの洋服)ビフォーアフター

 

 

 

 

この記事の中に登場するのは
片付けで使う分類表


 

この分類表を使った
片付けカタを話してもらえないか?というご依頼でした。

 

なぜ、この方法をご指名なのかお聞きしたところ

なかなか実際に、片付け始められない人が多いから
とのこと。

**
片付けなきゃいけない現状
片付けたい気持ちはある。

だから片付けカタを学んだことがある人は多い。

でも、実際にその知識を生かして片付けているか?
というと、始められずにいる。

だから、こういう
カタチ(分類表)として
持ち帰れるモノがあれば
実際に始めるキッカケになるのでは。

**
主催者さまの
会員の皆様さまへの思いと
真剣さが伝わってきました。

 

わたし自身が、かつては、始められずにモガいていました。

だから、簡単に始められないことは、よく知っています。

それでも、いろいろ学んだことは、ムダではなかったんです。

いろんなやり方の中に
これならできるカモ!
があるから。

この分類表を使った方法も
誰かのできるカモ!になれば。

そんな気持ちでお話ししてきました。

 

 

洋服の整理整頓は
捨てないで!!
まず分けよう!

 

捨てないで!!まず分けよう!

しつこくしつこく
申し上げました。

もちろん、大事な理由があるからです。

 

実際の分けカタについては
わたしのタンクトップで実演しました。
(ちょっぴり演技付き。笑)

 

お話ししたのは、この程度。
簡単じゃないと始まらないから。

 


「持っているモノを
手放すって、とってもハードルが高いこと」
と、教わったことがあります。

この「モノ」とは
物質的なモノだけではなく
気持ちや、環境なども含め
すべてを指しています。

 

そう考えると片付けって

物質的なモノも
気持ちも、環境も
すべてが対象…

そびえ立つハードルですよね。

 

そんな難しいこと
いきなりヤレったって…

だったら
捨てないで!!まず分けよう!

 

納得して捨てるのは
手放す。
納得しないで捨てるのは
奪われる。

だから、まず分けることで
納得への一歩としてほしい。

自分の大事なモノは
自分の手で奪わないでください。

 

 

おもしろかった。
というご感想

 

参加者のおひとりから
「おもしろかったです」
と言っていただきました。

「参考になりました」などは
言っていただけますが
「おもしろい」は初めてで。

頭ではなく
心に届いた感じがして
とっても嬉しかったです。

心が動かないと
体も動かないですもんね。

その後、体も動いていたら
嬉しいなぁ。

 


講演終了後に
お昼ごはんをごちそうになりました。

さすがは婦人会さま
実家ごはんを思い出す、沁みる内容

料理がニガテで、手の込んだ調理は、なかなか始められません…
簡単なことから、始めなければ!

 

主催者さま、婦人会の皆さま
ありがとうございました!

 


捨てないで!!まず分けよう!

これならできるカモ!
と思えたら
、ぜひ試してみてください。

そして、その感想や質問を
聞かせてください。

 

 

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人も、いろいろ。片付けも、いろいろ。

十人十色、百人百様など

「人それぞれ」ということを
表す熟語には、聞き馴染みがありますよね。

考え方や好みなど
人それぞれなのは
知ってはいるけれど

時として、それを尊重しあえず
衝突することもあります。

自分の普通が
皆んなの普通とは限らない。

以前、職場であった衝突も
違う考え方
自分にとっての普通が
ぶつかり合っていました。

淡々VS和気あいあい

責任感の強いA氏は

ムダを省き、目的に向けて
淡々と仕事をこなすタイプ。

明るく社交的なB氏は

周りとのコミュニケーションも
大事にしながら、和気あいあいと仕事をするタイプ。

この二人が違うタイプであることは、一目瞭然。

きっと普段から
自分の普通 ≠ 相手の普通
だったんだと思います。


ある日、業務の進め方について
二人は違う意見を出しました。

A氏、段々と語気が強くなり

とうとう、普段から
ため込んできたんだろう思いを
爆発させました。

なかなかの暴言ぶりで
一瞬にして、居たたまれない空気になりました。

淡々勝利?でも…

この業務に関わっていないわたしは、一歩引いて
静観していました。

B氏はちょっとだけ言い返していましたが
最後は、A氏の意見をほぼ受け入れたようでした。

多少衝突しても
正しさを主張する、淡々A氏と

苦しいと逃げ腰になる
和気あいあいB氏の

らしい結末だと思いました。

どっちが良い悪いではない。

ただA氏が、場の空気を悪くさせたのは事実です。

そういう意味で
A氏の言い方には、改善の余地があると思っていました。

無かったことにしない

わたしは現在、エニアグラムという理論を学んでいるのですが
(人の気質には9タイプあるというもの)

当時のエピソードを
エニアグラムの先生に話したことがありました。

そこで、アドバイスされたことがあります。

——————–
その居たたまれない空気感は、あなた(くらお)のタイプは、特に苦手なはずです。

少なからず、ほかの人たちも、その場の空気は嫌だったはず。

その事実を、無かったことにしてはいけません。

A氏のタイプは、たとえ空気が悪くなったとしても、正しさを伝えることは必要と考えているはずです。

だから、仕事への真剣な姿勢は認めながら、言い方は考えてほしいということを、きちんと伝えてください。

A氏は、何かのタイミングで、あなたの言葉を理解するときが必ずきますから。
——————–

そうなんです。

わたしは、嫌なことは
無かったことにしてしまう傾向があるんです。

嫌な時間が流れ去るのを待つ。

本当は

その言い方はないんじゃない?
と怒っていたり

そんな風に言われて悲しい…
と泣いているのに。

とっても痛い指摘でした。

でも、臆病だと思っていた部分は、調和を重んじる気質が
ちょっと行き過ぎているだけだと知りました。

行き過ぎずバランスを取れば
チームの調和の一助となれるんです。

自分の気質を、片付けにも

さて、今回の登場人物3人。
(A氏・B氏・くらお)

三者三様ですよね。

あなたは、どのタイプに近いですか?
それとも、また違うタイプでしょうか?

各々のタイプは
良いも悪いもなく、気質が違うだけなんです。

自分を知って、他者も知れば
今までとは違うコミュニケーションの取り方が生まれます。

そして
これを自分の日常にも落とし込めば、生活が変わります。

そうやって、わたしは自分に合った片付けカタに、たどり着けました。

また、家族に自分のやり方を強要しなくなりました。

あなたも自身の気質
(得意と苦手)を知って

自分に合った片しカタを見つけませんか。

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2018-01-25 | Posted in エニアグラム, BlogNo Comments »