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名刺の整理整頓サポートって、どんなことしてくれるの?【事例】

名刺の整理整頓サポートは、このようなモヤモヤの解消をお手伝いしております。

♦ 増えた名刺が手付かずになっている。

♦ そのうち整理しようと思っている。

♦ アプリも気になるが、よく分からない。

名刺の増え方(ペースや枚数)

名刺の使い方(名刺を見て、電話やメール・お礼状の送付など)

また、その頻度は

人それぞれで、業種・職種・職位などで、全然違ってきます。

だから、誰かが上手くいっている管理方法が、あなたも上手くいくとは限りません。

まずはあなたの現状を見て聞いて、あなたに合った方法を一緒に考えます。

では早速、事例を交えながら、紹介していきます。

1- 管理方法を考える。主流は3つ

①アナログ管理

* ファイルに綴る(差し込む)

* 整理箱などに立てて並べる

②デジタル管理

* 名刺アプリでデータ化

③アナログとデジタルの併用管理


この中から、適した(お望みの)方法を決めます。

2- 保管ルールを決める

① いただいた名刺は全て保管する

* 重複しているモノも含めて全て
(会った回数や昇進などの情報として)

* 一人につき一枚
(重複しているときは直近のもの)

② 分類する

* 日付・五十音・業種・お客様・所属の会など

* 綴る・データ化・保留・処分など

③ 整頓する用品(グッズ)を決める

* お持ちのものを活用する、新たにより良いモノを準備するなど


あなたにとって管理しやすい保管ルールを明確にしてから、実際の作業に進んでいきます。

ここまで、無料相談の中で承ります。

この先の作業を、ご自身で行われる場合は、サポートはここで終了です。

相談までの事例

a- アナログとデジタルの併用管理 ┃ 経営者さま(不動産業)
名刺の整理整頓は、キッカケがあれば意外とすぐ終わる!事例

b- アナログ管理 ⇒ デジタルとの併用管理 ┃ 経営者さま(はんこ屋さん21清田店
お仕事がら『名刺はぜ〜んぶ要保管!』の経営者さま(インスタより)

3- いよいよ作業開始

アナログ管理の場合

① 分類する

* ご自身での判断が必要な部分は、ご自身で進めていただきます。

* 五十音順など、他者でも作業が可能な部分を、お手伝いいたします。

② 整頓する

* ファイルに綴る(差し込む)、整理箱に入れるなど
(必要に応じて、用品の購入代行も承ります)

文字にすると数行ですが、枚数が多い場合は、膨大な作業量です。

単純作業部分は、どうぞお任せくださいませ。

上記の詳細は
[2-保管ルールを決める]のときに相談いたします。


デジタル管理の場合

① 分類する

* ご自身での判断が必要な部分は、ご自身で進めていただきます。

* 五十音順など、当方でも作業が可能な部分を、お手伝いいたします。

② スキャンする

* スマホかタブレットで撮影します。

* スキャナーで一気に読み込みます(対応可能アプリに限る)

③ データの確認をする

* 読み込んだデータの内容を確認します。

* 必要に応じて、アプリ内でグループ分けなどを行います。

※上記の詳細は
[2-保管ルールを決める]のときに相談いたします。


アナログとデジタルの併用管理の場合

上記の内容の中から、ご自身に必要な部分を、適した工程で進めていきます。

※上記の詳細は
[2-保管ルールを決める]のときに相談いたします。

作業の事例

c- デジタル管理 ┃ 経営者さま(保険業)
スキャナーで名刺をアプリに取り込む (インスタより)

d- アナログ管理 ⇒ アナログとデジタルの併用管理 ┃ 経営者さま(運輸業)
まずは数年分の名刺を仕分けマス!(インスタより)

e- アナログ管理 ⇒ アナログとデジタルの併用管理 ┃ 事業主さま(Vomy-C
アナログ&アプリへ(インスタより)

任せられることは任せて、あなたはあなたしかできないお仕事を

名刺の活用のシカタは、ホント人それぞれ。
業種・職種・職位などで、全然違います。

でも共通して言えることは
顧客情報であったり、
面識があるという証しであったり、
人脈の厚みの現れであったり、

あなたにとっての貴重な資産だということです。

大切な資産ですから、ぜひ大切に扱って、生かしてほしいと願います。
ちなみに[大切に扱う=捨てない]ということではありませんよ~

大切に扱うことと同時に、ちょっとだけ、ひと手間をかけ、
使いたいときに、サッと取り出せる仕組みにしておくことをオススメします。

忙しい毎日の中、スピード感ある対応が求められる場面も多いはず。

名刺管理・名刺探しに時間を取られるのは、もったいないし非効率です。

かと言って、忙しいからこそ、名刺の整理整頓に、時間や労力をかけていられないのも、重々承知しています。

だからその中で、ご自身でやらなくても大丈夫な部分は、任せられる人に任せちゃってください。

あなたは、あなたしかできないお仕事、業績に直結する大事なお仕事に全力を注いでください。

わたしは
「大切な名刺の整理整頓は任せるよ!」って言ってもらえる存在になれるよう、

そしてその日に備えて、いろいろ磨いておきます。

より良い術とか、経験値とか、ジブンじゃない立場への想像力とか…

あなたの事業の事務効率の向上に、一役買わせていただけたら嬉しい限りです。

名刺の整理整頓で得られること(メリット)

すぐしまえる。すぐ見つかる。

整理整頓することで、仕舞うルールも明確になるので、サッとしまえるようになります。
(しまうときに、どう仕舞おう…と思いあぐねる時間、実際にしまう手間を思うと放置してしまうのを解消)

そして、使いたいときには、すぐに見つかる!
仕事の効率化・時間の有効化となります。

すっきりキレイに。

シンプルに見映えが良くなって気持ち良い。

目に入るたびに感じる『気がかり』がなくなります。
(気がかりは、気がかかるので、実は疲労につながっています)

その他にも、いろいろ

名刺を見返す(活用)するようになる。

整理整頓のスキルが身に付く。

モノゴトの決断・ムダを見極める力の訓練になる。

仕事のパフォーマンスが上がる。

やり終えた手応え・自信がつく。

【オフィスの整理整頓応援キャンペーン】


個別相談・整理整頓作業など
承っております。
探しモノの時間を、売上に直結する仕事時間に変えていきましょう!


カタシカタ代表
くらお

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2019-06-22 | Posted in 名刺, オフィスの整理整頓, BlogNo Comments » 

 

後悔の思いを塗りかえる ┃ 長男のお弁当作り

ヤッツケ感、満載で作った
学童保育のお弁当

この春、長男が義務教育を終え、高校に進学しました。

あの辛い辛いツワリ(悪阻)から16年経ったのか…

エチケット袋を片手に握りしめ
いつでも下車できるようドアの近くに立って通勤するシブンに
「わたしは何のために仕事をしているんだっけ?」
と毎日、自問自答していました。

この自問自答は、この後のサラリーマン人生の間に
何度も何度も浮上しました。

長男が保育園のころは、夫とおばあちゃん二人、
送迎サポートのかたなどにお世話になりながら
社会人としてのジブンを何とかコナすことができました。

でも大きく揺さぶられるようになったのは
長男が小学生になってから…

まず最初の揺さぶりは
春休み中の学童保育用のお弁当作り。

入学前から、入学後の給食が始まるまで約2週間、お弁当が必要に。

この時期って、年度替わりで仕事が忙しかったんです。
終電で帰ってきて、家事は洗濯が精一杯
土日も出勤していたので、いつ食材の買い出しに行っていたのか記憶にないんですよね。

この状況にお弁当作りが加わったんです。
しかも、料理が大のニガテで、お弁当なんてさらにハードルが高かったんです。
だから、ただただ温めるだけ系のおかずで埋めるだけでした。

愛情を注ぐなんて余裕は全くなかった。

時計を見て「遅刻しちゃう」と焦りながら
増えた、母としての義務をヤッツケ的にこなしていました。

「わたしは何のために仕事をしているんだっけ?」
この頃は、そう考える余裕すら無かったなぁ。

後悔を塗りかえるための決意

当時、同僚の女性に、お子さんが高校生の方がいたんです。
自宅から遠い高校に通っていたので
その方は、毎朝5時に起きてお弁当を作っているんだそうです。

わたしなんて、たったの2週間でさえ悲鳴をあげていたのに、毎日だなんて…

「わたしは何のために仕事をしているんだっけ?」
その状況になったとき、もう仕事を続ける答えを出す自信がない…
そう思いました。

そして決めました。
長男が中学校を卒業する春に、わたしも退職しよう!

そうじゃなきゃ、3年間ヤッツケ弁当を作ってしまう。
すでに、あの2週間に後悔・反省・虚しさ…いろんな感情が渦巻いていました。

社会人としての人生、母としての人生
このままでは、後者の人生を絶対に悔やむから。

職場にわたしの代わりはイッパイいる。
でも、母はわたし一人
これ以上の仕事なんて無いよね。

自己満足で良い。自己満足がしたい。

ということで、この春からは8年後の退職に備えて
さらに貯金に燃えだしました(笑)

結局、このあとも、たっっっくさんの
「わたしは何のために仕事をしているんだっけ?」
に襲われ

自宅を新築し、長男が転校をすることになったことを機に退職しました。

この決断をしたときは、なかなかの衝動振りでしたが、長年の
「わたしは何のために仕事をしているんだっけ?」
これへの答えは、だいぶ前に出していたんだと思います。

予定より7年繰り上げての退職でした。

そして今、退職するつもりだった年を迎え、お弁当を作りだして2週間
「9年前のヤッツケ弁当を返上するぞ」と、気合だけは十分!
今、何よりもお弁当作りを優先させています。

相変わらず埋めるだけだけど、気合だけはタップリ弁当!
毎朝5時に起きて作っています~

9年前の後悔・反省・虚しさ…
塗りかえられるといいなぁ♪

名刺の整理整頓

そんなんで、仕事のほうは内職!?と言っても過言ではない
作業系に没頭しています。

これはこれで性に合っていて、楽しんでやっています。

名刺整理のご相談はお気軽にどうぞ。

そして
ちょっとした空き時間などで作業できるよ!って方がいらっしゃたら
仕分け作業のお手伝いをお願いしたいです。(もちろん報酬アリです)
こちらもお気軽にお問い合わせください。

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承っております。


カタシカタ代表
くらお

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損をしないための時間の使い方 ┃ 講習会

仕事がデキる人
2タイプ

長年、事務職として勤めてきて、たくさんの上司や同僚を見てきました。

その中には「この人、デキるなぁ」と
仕事ぶりに、憧れと尊敬の眼差しを向けてきた人が、たくさんいます。

あるとき、その人たちに、ある共通点を見つけました。
それは、身の回りが『整理整頓されている』ということ。
デスク周りも、パソコンの中も、名刺も、いちいち何もかも。

これを言うと
「雑然としている人にも、デキる人いるよ~」
と返されることも、よくあります。

そうなんです。
デキる人って、何かと仕事も振られるし
基本、忙しいので、雑然としている人も多いと思います。

そんな中でも、やっぱり『整理整頓されている』人もいる訳で…
今度は、この2タイプを比べてみました。

そしたら、やっぱり見つけちゃいました!
それは、時間の使い方

雑然としているタイプは
ダラダラ残業していたり
ダラダラ打ち合わせしていたり
ダラダラ休憩していたり…

それに対して『整理整頓されている』人は
メリハリがきちんとしていて
残業もするけど、時間を決めてサッと帰る。

無計画にムダな時間を過ごしていない印象なんです。
(個人的な見解です。皆んなが皆んなでは無いと思います)

『整理整頓されている』人って
物理的なモノを通すと、分かりやすく映し出されるだけで
そもそも根本的に、メリハリ癖がついているんだと思います。

だから、モノだけじゃなく、時間だけじゃなく
お金の使い方や、人との付き合い方など
全てにムリムラムダがないんだと思います。

かつて、ダラダラ残業三昧だったわたしは
当時はここまでハッキリ気がついてはいませんでしたが
整理整頓に改善のヒントがある気がして、カタチからマネてみました。

結果、仕事のしやすさに、驚きしかなく…

この目に見える成功が、気持ちや考え方、行動に変化をくれました。
そして、仕事のシカタが変わっていきました。

整理整頓は、見た目を整えることが目的ではありません。

本当の目的を知り、どのように整えていくか、
それを、講習会でお話ししました。

【講習会】損をしないための時間の使い方
整理・整頓を通じた生産性(生産効率)の向上について

整理整頓されていないことの弊害や損失を知ったうえで
職場において、どのように整理整頓作業を進めていくか。
何をどうしたら、生産性が向上するのか。

北海道中小企業団体中央会・道南支部さま主催の
当講習会を担当いたしました。

整理整頓されていないことから生じるデメリットとは。

「捨てないで!まず分ける」ペンスタンドを事例に。


終了後
*大変良かった。
*職場内で捨てられない人がいて…
などの声を聞かせていただきました。

ご参加くださった皆さま
主催者さま

ありがとうございました。


会場が函館だったので
最後は観光で浮かれる♪
Instagramより



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カタシカタ代表
くらお

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オススメ講座

【整理収納アドバイザー2級認定講座】

NPO法人ハウスキーピング協会認定
整理収納アドバイザー2級認定講師

渡部夏代(わたなべなつよ)

※この講座は、渡部講師による単独開催です。
(カタシカタの関与はありません)

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