オフィスの整理整頓

名刺の整理整頓

 

 

あなたは
アナログ派?デジタル派?

 

オフィス向けのサポートで
お悩みとしてあがる声に

「名刺の整理整頓」
があります。

社長さんや、営業職の方は
本当に驚く枚数をお持ちです。

 

試しに、身近にいるビジネスマンたちにも
名刺の整理整頓方法について聞いてみたのですが
ちょっと意外な結果でした。

それは「アナログ管理」を好む方が多い、ということです。

 

ネットの中を見ていると
世は「デジタル(クラウド)管理」時代のように映っていましたが

いやいや
リアルな声を聞いてみると
「アナログ管理」がまだまだ人気なんです。

 

一部の、しかも札幌という限られた範囲ではありますが

「デジタル(クラウド)管理」は、10人に1人くらいの印象です。

 

ではなぜ「アナログ管理」が人気のままなのか…

 

 

根強いアナログ管理

もともと「アナログ管理」から始まっている人が大多数。

その慣れている状況を維持したいというのが、人気の理由のようです。

 

1- 現状に困っていない


アナログ派の多数意見です。

この方法で困っていない、
不自由なく上手く使っている、
という方たち。

 

なぜ困っていないのかというと

*そもそも名刺の増減が少ない。
(名刺が増える業種ではない)

*増減はあるが、実情に応じて内容を見直し、きちんと管理できている。

 

このような方たちについては
何の問題もなく、現状を維持すれば良いですよね。

 

ちなみに2大整理用品は

ファイルタイプ

コクヨ公式サイトより

 


カードケースタイプ

キングジム公式サイトより

 

 

実際に使っている方を見たことはありませんが、こんな製品も人気のようです。

回転式タイプ

アスクル公式サイトより

 

 

 

2- 困っているが改善していない(踏み切れない)


実は困っているけれど、慣れている現状は維持したい、

あるいは
改善したいが、どう改善すれば良いか分からない、
という方たち。

 

どんな風に困っているかというと

*目当ての名刺を探せないなど、探すことに対する時間とストレス。

*増えるペースが速く、整理整頓が追い付かない。

*改善したいが、改善方法を検討する余裕がない。

*デジタルにも興味はあるが、どの製品(ソフト・アプリ)を選べば良いか分からない。

*今ある膨大な数の名刺を、新しい方法に移行するのが手間になる(時間を取れない)。

 

れを手放し「デジタル管理」にすることで、劇的に管理がラクになる方も多いのかもしれません。

わたし自身は、現状に困っていないアナログ派で
デジタルの良さも悪さも知りません。

ただ現在
お客様へのご提案のため、いろいろ調べておりまして
今後、調査結果などは追記していきたいと思っています。
(数か月後には、デジタル派を気取っているかもしれません。笑)

 

 

 

気になるデジタル管理

「デジタル管理」について、調べている経過として

 

まず導入している人のキッカケは

*組織全体で導入しているから必然的に。

*個人事業で自由に管理できるので、まずは無料アプリから。

*収集がつかなくなり、名刺そのものを減らす目的と、探しやすさ(検索性)を求めて。
など

 

各製品(ソフト・アプリ)の売り文句を見ると

読み取り精度
データ化
検索性
社内共有
(一元管理による営業強化)
外部連携
(SNSなど)
電子名刺交換
などなど

付加機能をどこまで求めるかで選ぶ製品が変わってきそうです。

*必要な機能
*あると便利な機能
*必要のない機能

見極めながらと考えると、なかなか導入に踏み切れませんね。

 

もし「デジタル管理」の導入に迷われている方がいらしゃるとしたら
———-
名刺を探す時間とストレスを軽減する!
そして本当に充てたいことに時間を使う!!
———-

シンプルに、ここを手に入れてほしいと願います。

小さい一時のストレスと、やり過ごさずに。

 

 

 


 

オフィスの
整理整頓サポート

札幌市内・近郊にオフィス(事務所)を構える
企業さま・事業主さま

カタシカタが整理整頓の
お手伝いをいたします。

ムダに気づき、ロスをなくし
効率的で快適な職場環境を作りましょう。


詳細は【オフィス向けサポート】から

 

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2018-04-19 | Posted in オフィスの整理整頓, BlogNo Comments » 

 

居場所を作るお手伝い - 2018年のカタシカタ

 

わが家には、中学生の男子が
一人おります。

彼が小学生のとき
公文教室に入室しました。

入室早々に、先生から言われたんです。

 

——————–

お母さんは、勉強を教えないでください。

* 美味しいご飯を作る。
* 清潔な寝具を準備する。
* 子どもの気持ちを受け止める。

お母さんの役割は
これだけです。

子どもの居場所
子どもが安心して帰れる場所
それを作るんです。

 

勉強は、わたしが教えます。

分からないことを聞かれたら
「先生に聞きなさい」
とだけ言ってください。

わたしはいつでも質問を受けますから。

——————–

 

母として、未熟なジブンに
苦しんでいた、わたしは

このコトバに震えました。

当時を振り返るだけで
目がウルみます。

 

わたしは、このとき
決心しました。

不器用なくせに
完璧な母になろうと
欲張るのは止めよう。

居場所、安心して帰れる場所
これだけ、このことだけ
やり切ろう。と

 

そのためにやったことは
公文の先生に教わった3つと

[整理整頓(片付け)]

でした。

 

思うようには、できなくて
未だ一進一退な感覚ですが

居場所、安心して帰れる場所
そうなれているんじゃないかと
家族を見て、思えます。

 

 

 

それと同じように
二番目の居場所であろう
職場(オフィス)の
お手伝いもしたい。

 

1日の、3分の1
それ以上を過ごす場所

雑然とした環境だったら
頭や心も散らかります。

集中力を欠き
無駄に人間関係を乱します。

 

業務に専念し、効率よくコトを進められる。

理解し協力し合える、心の関係がある。

そんな居場所(オフィス環境)作りをお手伝いしたい。

 

そして、そのことが
一番の居場所での充実にも繋がったら、こんな嬉しいことはありません。

わたし自身、子どもが可愛い盛りに、雑然とした環境の中で
頭も心も散らかしていた後悔があります。
だから、
余計にそう思います。

 

安心して、業務に全力を注いでもらえるよう
縁の下の力になれたら、嬉しい限りです。

必要とされる
事業主さまや、経営者さまに
届いたら幸いです。

 

2018年のカタシカタは
こんな思いでスタートいたしました。

新しい12ヶ月間も、どうぞ
よろしくお願いいたします。

 

 

 


 

 

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【おまけ】

昨年、成果を出せなかった(リバウンドした)ダイエット

 

これをやってみたら


ダイエット遺伝子検査

 

脂質より、糖質で肥えるタイプとのこと。
減糖生活、始めます…

 

 

 


2018-01-09 | Posted in オフィスの整理整頓, BlogNo Comments » 

 

「いつかやろう」はいつにする? オフィスの整理整頓サポート実例

 

山積みになった書類を前に
「いつか整理しよう」と思っていませんか?

その「いつか」は、いつになりそうですか?

 

今回、整理整頓のお手伝いをした事業所の方々も
「いつか」と思い続けてきたそうです。

でも、自分たちだけではどうにもならず…

今は、「いつか」と
乱雑な事務所から解放され
整理整頓の効果を実感されています。

 

書類の管理方法
事務室内のレイアウト

什器・用品などの
ご提案から、

中のモノを出したり
シュレッダーをかけたり
作業まで。

札幌近郊の事業所にて行った
整理整頓サポートの様子を紹介いたします。

 

※事業主さまのご厚意で
写真の活用など、お申し出いただき紹介しております。
(事業所の皆さま、ありがとうございます!)

 

 

ご要望


書類や備品など、使わなくなったものを撤去したい。

**
日々大量に入ってくる、書類の扱いをルール化したい。

**
書類を探さない(誰でも分かる)仕組みを作りたい。

**
オフィス家具を購入し、見た目・使い勝手ともに整えたい。

**
期間は、3カ月間

 

 

 事務室の整理整頓
[ビフォーアフター]

 

収納棚

備え付いている収納棚が
使いにくい形状とのこと。

そのため、どうしても
無造作にモノを置き
雑然とさせてしまう…

 

それが、この状況

[ビフォー]

 

そこで

使いやすさと収納力
整然とした見た目

それらを求め
オフィス用のキャビネットに
入れ替えました。

 


経過と[アフター]

 

中を出す途中(2ヶ月目前半)

中を出す完了(2ヶ月目後半)

収納棚を撤去(2ヶ月目後半)

キャビネット搬入(3ヶ月目前半)

書類等の配置(3ヶ月目後半)


テプラのマグネットテープで内容を表記
(中が移動しても、付替えラクラク♪)

 

 

本棚

収納棚のほかに、本棚が3本ありました。


[ビフォー]

ここの書類は、収納棚に移動することにして
カウンターとしても使える
腰高のキャビネットに入れ替えました。

カウンターにする目的は
日々大量に入ってくる
書類の整理場所とするため。

全ての書類を
一旦ここに集約
します。

 


経過と[アフター]

 

中を全部出し、本棚2本は書庫に移動
(2ヶ月目前半)

キャビネット搬入(3ヶ月目後半)

書類を処理状況ごとに、左上トレーで管理
「未処理」「処理中」「返事待ち」など

 

 

デスク周り

デスクは2台あり、向かい合わせに配置しています。
(事務に従事するカタ2人)


[ビフォー]

 


経過と[アフター]

 

デスクの上のモノ・袖机などの什器を
一旦別な場所に移動(2ヶ月目後半)

床の改修工事(3ヶ月目前半)

デスク配置(3ヶ月目後半)


配置は、動作動線を考えた結果
並び席に変更

 

これらを予定どおり
3ヶ月で完了しました。

 

 

整理整頓後の成果


当初の問題点を改善した結果
数々の成果がありました。

**

使わなくなったものを撤去し
レイアウトの変更により
床面積が20%広くなりました。

**
書類の流れを作り
動作動線を考えた配置により
探しものがなくなりました。

**
扉つきのオフィス家具に入れ替えたことで
整然と快適な環境になりました。

 


「昨年の資料を見たい」
「会議の準備をしよう」

以前はまず
「関係書類はどこだ?」

から始まったそうですが
今は考えることなく、書類の場所に向かい、手に取る。

すべての行動がスムーズになったそうです。

また、キレイな状態を保とうと
自然と乱れることを避けるようになったとも。


日中は業務で多忙のため
夜な夜な作業を進められたそうです。

伺うたび、予想以上の進捗に驚きました。

でもそれは
自分たちだけでは成し得ず

常に工程を確認しながら
次回の予定を立てることが目標になったから。

とお話しくださっています。

 

わたしたちは、先導役となり
皆さんが黙々と踏ん張れるよう
サポートさせていただきます。

「いつかやろう」の
「いつか」は、いつにしますか?

 


アシスタントの渡部夏代さんも
経過を
ブログで紹介してくれています。

違う視点からの記事を、ぜひご覧ください。

 

今回、事業主さまのご厚意により、実例として紹介しております。
本サポートにおいて、わたしどもから、写真掲載含め、実例紹介のお願いはいたしません。

 

 


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2017-12-20 | Posted in オフィスの整理整頓, BlogNo Comments » 

 

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