オフィスの整理整頓

オフィスのための整理整頓 応援キャンペーン

 

 

仕事中の一コマ

 

お客様からの電話が長引いちゃった…

ヤバイ!すぐに出ないと、次の打合わせに遅れちゃう
(焦っ)

あれ?打合せ用の資料が見つからない
(イラっ)

打合せ会場が記されたメール、埋もれて見つけ出せない
(イライラっ)

走って駅に向かっている途中
「あ、名刺忘れた!」と取りに戻る
(慌っ)

 


こんな人は、
わたしくらいでしょうか?

はい、これ昔のわたしです。

 

とにかく仕事も準備も後手後手で

長い電話にハマっちゃうと
切るタイミングがつかめず

打合せから戻って残業、というのが
定番でした。

 

この一コマの中だけで4回
(焦っ)(イラっ)(イライラっ)(慌っ)

こういうのを『プチストレス』って呼んでいます。

 

あなたは仕事中、
何回プチストレスを感じているか、意識したことはありますか?

大きなストレスが1回かかるより、
プチストレスが、日常的に何回もかかるほうが
精神衛生上、良くないそうです。

実際わたしも、
いつも疲れている感覚で、
心療内科にお世話になった時期もありました。

 


ここに記した事例は
わたしの現在ではなく『昔』のお話しです。

今は、先手先手に仕事ができるようになったのですが
なぜ、こう変われたかというと

整理整頓をしたからなんです。

 

今は、資料を探す、メールを探す、
こういう動作のムダが無くなりました。

プチストレスを引き起こす要因の一つは、ムダな動作にあるんです。

 

そもそも、昔のわたしは
もっと早くに打合せの準備をしておけば良かった訳なのですが

後回しにしていたのは
資料を探す、メールを探す、
この動作が面倒で、後回しにしていたんですよね。
(今振り返れば、で、当時は無意識でしたよ)

 

準備さえしておけば、名刺を忘れることもなく
取りに戻るという、ムダな動作は生まれなかった。

ムダがムダを呼ぶ。
ムダの悪循環だったんです。

 

整理整頓で、
探すというムダがなくなったことで
その動作に費やしていた時間は

お客様のための時間
書類を作成する時間
明日の準備の時間
有給をとって家族と過ごす時間など

生産的な時間に変わりました。

 

ちなみに・・・

1回あたりの探し物の時間は、
影響が小さく気にならないかもしれませんが、

少ない人でも、1日平均30分
探し物をしていると言われています。

30分×5日、1週間で2.5時間
2.5時間×4週、1ヵ月で10時間

少ない人でさえ、1ヵ月で10時間の探し物をしているんです。
(意識しないって、怖いですね~)

 

もちろん、ムダな動作が減った分
プチストレスは、ぐっと減り、
身の回りが整うことで、ご機嫌でいられるようになりました。

人は(特に女性は)、本能的に美しいものが好きとのこと。

いつも美しく整った中にいれば、機嫌も良くなりますね。

 

整理整頓で、
プチストレス時間を、生産的な30分に変えませんか。

 

ただいま、カタシカタでは

オフィスのための整理整頓
応援キャンペーンを行っております!

 

 

オフィスのための整理整頓応援キャンペーン

 

【事業所の所在地】

札幌・札幌近郊

 

【整理整頓の箇所】

*オフィス(事務所)全体
*事務スペース
*お茶・応接スペース
*プライベートスペース
*書類保管庫・資材庫 など

 

【キャンペーンメニュー・価格】
※ 10事業所様 限定

1- 個別相談&社員研修

お困りのことをお聞きし、改善策を口頭でご提案。
社内で改善していく方法など、後日講座形式でお伝えいたします。

—– 16,000円(税別)
(通常48,000円・税別)


2- 個別相談&作業補助

お困りのことをお聞きし、改善策を口頭でご提案。
改善に向けて、整理整頓作業をお手伝いいたします。

—– 24,000円(税別)/ 4時間(スタッフ2人)
(通常お見積りによる)


3- コンサルティング&作業補助

プロの目で現地を確認し、現状の弊害と改善策・スケジュールなどをご提案(約3週間後)。
スケジュールに沿って、整理整頓作業をお手伝いいたします。

—– 64,000円(税別)6時間(スタッフ2人)
(通常お見積りによる)

 

<事例>


上記以外にも、ご要望に応じてお見積りいたします。

 

全額返金保証
サービスにご納得いただけなかった場合、料金は全額返金いたします(30日以内)

 

【サポートの流れ】

お問い合わせ(お申し込み)
サービス内容・日時のご相談

サポートの提供
訪問し、お申し込みの内容に応じてご提供

成果の検証
後日、整理整頓の検証・アフターフォロー

作業上、知り得た個人情報の扱いについては、細心の注意を払います。
秘密保持については、徹底しておりますので、どうぞご安心くださいませ。

 

【お問い合わせ・お申込み】

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オフィスのための整理整頓セミナー(予告)

どんなサポートを、どんな人がしてくれるんだろう?

そんな不安をお持ちでしたら

無料セミナーを開催いたしますので、
まずは、お話しを聞きにきませんか?

個別相談の時間も設けます!

 

 

【日時】
① 2018年11月1日(木)
15:00~17:00
② 2018年11月19日(月)
18:30~20:30

【会場】
かでる2.7 6F
女性プラザ内フリースペース

(札幌市中央区北2条西7丁目)

 

募集は、10月中旬から本サイトで行います。

 

 

 


 

名刺の整理整頓は、キッカケがあれば意外とすぐ終わる!事例

 

名刺の管理
あなたはどうされていますか?

*ファイルに綴る。

*名刺アプリでデータ化する。

この二択、あるいは併用という方を多く見受けます。

 

——————–
*ファイルに綴る。
——————–

① 増えたとき(しまうとき)

ファイルに綴る(差し込む)という労力がある。

時系列・会社ごと・五十音順など、どこにどう入れるか考える手間がある。

 

② 使うとき(探すとき)

見開きで複数枚を一度に見ることができる。

パラパラめくることにより、
思い出す人がいたり、ビジネスのヒラメキがあることも。

ただし、嵩張る(かさばる)し、
瞬時には見つからない。

 

——————–
*名刺アプリでデータ化する。
——————–

① 増えたとき(しまうとき)

アプリを開いて撮影する労力がある。

名刺のデザインによっては、
上手く撮影できなかったり、
夜だと陰が入ったり、手間取ることがある。

 

② 使うとき(探すとき)

瞬時にその1枚を検索できる。
しかも電話やメールはワンタップ。

ただし、登録しているだけで、埋もれている名刺が増える。

 

どちらも一長一短なので、
何を優先したいか、お好みなどにより
選択することになります。

 

 

今回、ご相談を受けた方は、
併用されていたのですが

名刺の増えるペースが早く、
ファイルもデータ化も滞る
(束になっていく)

とのことでした。

 

※お客さまのご厚意で、写真の活用など、許可を得て紹介しております。

 

 

ご要望

 

**
名刺管理に時間をかけたくない。

**
今後もファイルとアプリを併用したい。

**
すぐに処理できないとき(束)の対応を考えたい。

**
作業は自分自身で行いたい。

 

 

経過と結果

 

経過

アプリのほうは問題がないため、
ファイルを見直すことになりました。

お付き合いの少ない方の名刺は、
ファイルから抜き出したそうです。

 

 

結果

複数冊あったファイルが、
1冊になったそうです。


 

今後、また増える対策としては、
一旦ボックスに保管する方法を取ることになりました。

 


ボックスのイメージ
(KING JIM 公式サイトより)

 

ここで、一旦寝かしてから
ファイルするのか、
アプリでデータ化するのか、
手放すのか、を判断します。

このボックスを整理するとき、
手放す名刺が多くなるそうです。

ということは、ファイルや撮影(データ化)の労力が減り、
探すときの検索性が、より上がることになります。

これで
必要な名刺を厳選する仕組み
となりました。

 

 

 

 

整理整頓後の成果


当初の問題点を改善した結果、
以下の成果がありました。

 

**
(仕事の効率化・時間の有効化)

名刺管理にかける時間を減らせた。

**
(デスク周りの整然)

一旦ボックスに保管することにより、
処理前の名刺(束)がなくなった。

**
(リバウンドの防止)

ご自身で作業をされたことにより、
自分に合う管理方法が見つかった。

また、受け取ったままではなく、
見直しの必要性を知るキッカケになった。

 

 

 

お客さま感想コメント

悩んでいたのは、数ヶ月?

でも、やり始めたら数時間というか、1時間くらいで終わったという感じです。

やっぱりキッカケがないとやらないものですね。

こういう話しにならなければ、なかなか整理しなかったと思います。

今回はありがとうございました!

 

やっぱり今回もキッカケ
(このご感想、多いんです!!)

このお客さまは
判断も実行も早いかたでしたが

迷いやすいかたでも、やっていくうちにスピードが上がります。

これは例外なく100%です。

スキルや手助けが必要なかたもいらっしゃいますが、
多くのかたは、キッカケがあれば出来ちゃいます。

 

キッカケにより
思い切って実行した先には

*やり終えた手応え

*必要なモノだけになったスッキリ感

*しまう・探すという労力と時間の節約

*ムダを見極める判断力アップ

などがあります。

このことにより、仕事のパフォーマンスが確実に上がるんですよ~!

 


あなたは、数ヶ月悩みますか?

それとも、数時間でパフォーマンスを上げますか?


 

これを読んだことが、あなたの
キッカケになったら嬉しい限りです!!

 

今回は、お客さまのご厚意により、実例として紹介しております。

 


今回の内容
お堅かったでしょうか?

実際にお話しをうかがう際は、お茶を飲みながら和気あいあい♪

 

自称・癒し系…なはず
(夫には鬼嫁と言われるので勘違いカモ。笑)
なので、お気軽にキッカケ作りのご相談を。

スキルや手助けが必要なかたも、ぜひ!

 

 


オフィスの整理整頓サポート
モニター募集中

札幌市内・近郊にオフィス(事務所)を構える
経営者さま・事業主さま

カタシカタが整理整頓のお手伝いをいたします。

探し物をしている時間を
売上に直結する仕事時間に変えていきましょう!


詳細は【オフィス向けサポート】から

 

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2018-09-24 | Posted in オフィスの整理整頓, BlogNo Comments » 

 

不要なモノで場所を塞いでいませんか? 整理整頓サポート実例

 

倉庫や保管庫、収納什器、
デスクの脇机などには

どんなモノを、どんな風にしまっていますか?

 

本来、それらの場所は

使いたいモノを
使いたいときに使えるよう
モノを待機させておく

場所です。

 

しかし、現実には

とりあえずモノを押し込み、
場所を塞いでいるだけ。

そのような状況を、多く見受けます。

 

 

今回、整理整頓のお手伝いをした企業さまでも

「場所を塞いでいるモノ」がありました。

そのモノを見直すことで、空間に余裕が生まれました。

 

その様子を一部、紹介いたします。

 

※社長さまのご厚意で、写真の活用など、許可を得て紹介しております。

 

 

ご要望

 

**
デスク周りをスッキリさせたい。

**
パソコンの中を整理したい。

**
名刺を整理して、すぐに探せるようにしたい。

**
期間は、3~5カ月間

 

 

保管庫・事務室の整理整頓
[ビフォーアフター]

 

保管庫

保管庫の整理整頓は、ご要望にはありませんでした。

ですが、事務室の空間を占拠している、普段はあまり使わないモノを、ここに移動することが望ましいため、最初にここを整えることを提案いたしました。

もう必要としないモノも多くあり、
置いてあるモノを見直すだけで、あっという間に余白が生まれました。

 

[ビフォー]

[アフター]

 

 

事務室(一部)

ある社員さんのデスクの脇机には、前任者の書類などが、たくさん残されていました。

後任である、この方は、捨てて良いのか判断がつかないため、そのままにしていたそうです。

今回を機会に見直されたところ、不要だと判断できるモノが多くあり、ご本人のためのスペースが生まれました。

 

[アフター]

ビフォー写真は、都合により掲載なし


 

事務室の一角にあるパソコンラックです。

パソコンを使う場所ではなくなっており、モノの仮置き場所となっていました。

載っていたモノは保管庫などに移動し、今後はパソコンラック自体を事務室から移動させるとのことです。

 

[ビフォー]

[アフター]

 

これらを2ヶ月で行いました。

 

 

整理整頓後の成果


当初の問題点を改善した結果、以下の成果がありました。

**

デスク周り

使わなくなったものを処分。
出番の少ないモノ(年に数回しか使わない)を保管庫に移動。

それにより、モノが減り、
デスクを広く使えるようになりました。

**
パソコンの中

整理するために、その方法などを社員の方たちが話し合うキッカケとなりました。

**
名刺

整頓を先延ばしにしていた方の
始めるキッカケとなりました。

(枚数が多いため、現在も整頓中です)

また、前任者の名刺を保管していた方は、ほぼ処分されました。

 

社長さま感想コメント

捨てられなかったモノを、仕分けをサポートしてもらったおかげで、大量に捨てることができました。

サポートがキッカケとなり、片付けをするようになりました。

良い機会となりました。

 

社長さまも、社員の皆さまも、
毎日の業務が優先なため、
先延ばしになっているだけという印象でした。

共有部分については、
「誰かがやる?」という
暗黙の曖昧さが、先延ばしを生んでいたように思われます。

この企業さまに必要だったことは、片付けのスキルや、手助けなどはなく、
シンプルにキッカケだったように思います。

 

あなたは先延ばしにしていませんか?

これを読んだことを、そのタイミングにしてみてはどうでしょう。


場所にも
コストがかかっています!

「場所を塞いでいるモノ」
見直してみましょう!!

 

今回は、社長さまのご厚意により、一部を実例として紹介しております。

 

 


オフィスの整理整頓サポート
モニター募集中

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経営者さま・事業主さま

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2018-08-22 | Posted in オフィスの整理整頓, BlogNo Comments »