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名刺の整理整頓は、キッカケがあれば意外とすぐ終わる!事例

 

名刺の管理
あなたはどうされていますか?

*ファイルに綴る。

*名刺アプリでデータ化する。

この二択、あるいは併用という方を多く見受けます。

 

——————–
*ファイルに綴る。
——————–

① 増えたとき(しまうとき)

ファイルに綴る(差し込む)という労力がある。

時系列・会社ごと・五十音順など、どこにどう入れるか考える手間がある。

 

② 使うとき(探すとき)

見開きで複数枚を一度に見ることができる。

パラパラめくることにより、
思い出す人がいたり、ビジネスのヒラメキがあることも。

ただし、嵩張る(かさばる)し、
瞬時には見つからない。

 

——————–
*名刺アプリでデータ化する。
——————–

① 増えたとき(しまうとき)

アプリを開いて撮影する労力がある。

名刺のデザインによっては、
上手く撮影できなかったり、
夜だと陰が入ったり、手間取ることがある。

 

② 使うとき(探すとき)

瞬時にその1枚を検索できる。
しかも電話やメールはワンタップ。

ただし、登録しているだけで、埋もれている名刺が増える。

 

どちらも一長一短なので、
何を優先したいか、お好みなどにより
選択することになります。

 

 

今回、ご相談を受けた方は、
併用されていたのですが

名刺の増えるペースが早く、
ファイルもデータ化も滞る
(束になっていく)

とのことでした。

 

※お客さまのご厚意で、写真の活用など、許可を得て紹介しております。

 

 

ご要望

 

**
名刺管理に時間をかけたくない。

**
今後もファイルとアプリを併用したい。

**
すぐに処理できないとき(束)の対応を考えたい。

**
作業は自分自身で行いたい。

 

 

経過と結果

 

経過

アプリのほうは問題がないため、
ファイルを見直すことになりました。

お付き合いの少ない方の名刺は、
ファイルから抜き出したそうです。

 

 

結果

複数冊あったファイルが、
1冊になったそうです。


 

今後、また増える対策としては、
一旦ボックスに保管する方法を取ることになりました。

 


ボックスのイメージ
(KING JIM 公式サイトより)

 

ここで、一旦寝かしてから
ファイルするのか、
アプリでデータ化するのか、
手放すのか、を判断します。

このボックスを整理するとき、
手放す名刺が多くなるそうです。

ということは、ファイルや撮影(データ化)の労力が減り、
探すときの検索性が、より上がることになります。

これで
必要な名刺を厳選する仕組み
となりました。

 

 

 

 

整理整頓後の成果


当初の問題点を改善した結果、
以下の成果がありました。

 

**
(仕事の効率化・時間の有効化)

名刺管理にかける時間を減らせた。

**
(デスク周りの整然)

一旦ボックスに保管することにより、
処理前の名刺(束)がなくなった。

**
(リバウンドの防止)

ご自身で作業をされたことにより、
自分に合う管理方法が見つかった。

また、受け取ったままではなく、
見直しの必要性を知るキッカケになった。

 

 

 

お客さま感想コメント

悩んでいたのは、数ヶ月?

でも、やり始めたら数時間というか、1時間くらいで終わったという感じです。

やっぱりキッカケがないとやらないものですね。

こういう話しにならなければ、なかなか整理しなかったと思います。

今回はありがとうございました!

 

やっぱり今回もキッカケ
(このご感想、多いんです!!)

このお客さまは
判断も実行も早いかたでしたが

迷いやすいかたでも、やっていくうちにスピードが上がります。

これは例外なく100%です。

スキルや手助けが必要なかたもいらっしゃいますが、
多くのかたは、キッカケがあれば出来ちゃいます。

 

キッカケにより
思い切って実行した先には

*やり終えた手応え

*必要なモノだけになったスッキリ感

*しまう・探すという労力と時間の節約

*ムダを見極める判断力アップ

などがあります。

このことにより、仕事のパフォーマンスが確実に上がるんですよ~!

 


あなたは、数ヶ月悩みますか?

それとも、数時間でパフォーマンスを上げますか?


 

これを読んだことが、あなたの
キッカケになったら嬉しい限りです!!

 

今回は、お客さまのご厚意により、実例として紹介しております。

 


今回の内容
お堅かったでしょうか?

実際にお話しをうかがう際は、お茶を飲みながら和気あいあい♪

 

自称・癒し系…なはず
(夫には鬼嫁と言われるので勘違いカモ。笑)
なので、お気軽にキッカケ作りのご相談を。

スキルや手助けが必要なかたも、ぜひ!

 

 


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2018-09-24 | Posted in オフィスの整理整頓, BlogNo Comments » 

 

不要なモノで場所を塞いでいませんか? 整理整頓サポート実例

 

倉庫や保管庫、収納什器、
デスクの脇机などには

どんなモノを、どんな風にしまっていますか?

 

本来、それらの場所は

使いたいモノを
使いたいときに使えるよう
モノを待機させておく

場所です。

 

しかし、現実には

とりあえずモノを押し込み、
場所を塞いでいるだけ。

そのような状況を、多く見受けます。

 

 

今回、整理整頓のお手伝いをした企業さまでも

「場所を塞いでいるモノ」がありました。

そのモノを見直すことで、空間に余裕が生まれました。

 

その様子を一部、紹介いたします。

 

※社長さまのご厚意で、写真の活用など、許可を得て紹介しております。

 

 

ご要望

 

**
デスク周りをスッキリさせたい。

**
パソコンの中を整理したい。

**
名刺を整理して、すぐに探せるようにしたい。

**
期間は、3~5カ月間

 

 

保管庫・事務室の整理整頓
[ビフォーアフター]

 

保管庫

保管庫の整理整頓は、ご要望にはありませんでした。

ですが、事務室の空間を占拠している、普段はあまり使わないモノを、ここに移動することが望ましいため、最初にここを整えることを提案いたしました。

もう必要としないモノも多くあり、
置いてあるモノを見直すだけで、あっという間に余白が生まれました。

 

[ビフォー]

[アフター]

 

 

事務室(一部)

ある社員さんのデスクの脇机には、前任者の書類などが、たくさん残されていました。

後任である、この方は、捨てて良いのか判断がつかないため、そのままにしていたそうです。

今回を機会に見直されたところ、不要だと判断できるモノが多くあり、ご本人のためのスペースが生まれました。

 

[アフター]

ビフォー写真は、都合により掲載なし


 

事務室の一角にあるパソコンラックです。

パソコンを使う場所ではなくなっており、モノの仮置き場所となっていました。

載っていたモノは保管庫などに移動し、今後はパソコンラック自体を事務室から移動させるとのことです。

 

[ビフォー]

[アフター]

 

これらを2ヶ月で行いました。

 

 

整理整頓後の成果


当初の問題点を改善した結果、以下の成果がありました。

**

デスク周り

使わなくなったものを処分。
出番の少ないモノ(年に数回しか使わない)を保管庫に移動。

それにより、モノが減り、
デスクを広く使えるようになりました。

**
パソコンの中

整理するために、その方法などを社員の方たちが話し合うキッカケとなりました。

**
名刺

整頓を先延ばしにしていた方の
始めるキッカケとなりました。

(枚数が多いため、現在も整頓中です)

また、前任者の名刺を保管していた方は、ほぼ処分されました。

 

社長さま感想コメント

捨てられなかったモノを、仕分けをサポートしてもらったおかげで、大量に捨てることができました。

サポートがキッカケとなり、片付けをするようになりました。

良い機会となりました。

 

社長さまも、社員の皆さまも、
毎日の業務が優先なため、
先延ばしになっているだけという印象でした。

共有部分については、
「誰かがやる?」という
暗黙の曖昧さが、先延ばしを生んでいたように思われます。

この企業さまに必要だったことは、片付けのスキルや、手助けなどはなく、
シンプルにキッカケだったように思います。

 

あなたは先延ばしにしていませんか?

これを読んだことを、そのタイミングにしてみてはどうでしょう。


場所にも
コストがかかっています!

「場所を塞いでいるモノ」
見直してみましょう!!

 

今回は、社長さまのご厚意により、一部を実例として紹介しております。

 

 


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2018-08-22 | Posted in オフィスの整理整頓, BlogNo Comments » 

 

名刺のデジタル管理 [スマホ用アプリ]4つを比較(選び方)

 

 

名刺の管理方法(整理整頓)

ネットの中を見ていると
世は「デジタル管理」時代
のように映ります。

でも、周りのリアルな声は
「アナログ管理」が人気です。

 

ただ
デジタル管理に興味がある方が
増えているのも事実です。

もしかしたら今後は
紙の名刺交換より
デジタル名刺交換が
当たり前になっていくのかもしれません。

進化は早いので、そんな時代はすぐやってくるのかも…

今のうちから、紙の名刺を
デジタル管理にするだけでも
そんな進化にも、スムーズに
合わせられるのかもしれませんね。

 

わたし自身はアナログ管理で
何も不自由はないのですが
お客様への提案をキッカケに
デジタル製品
(アプリケーションソフト・端末)
について調べてみました。

 

で、デジタル製品の中でも
手軽で主流の

[スマホ用アプリ]について
4つを選び、比較しました。

 

 

名刺アプリを比較
(Eight・myBridge・CAMCARD・WANTEDLY PEOPLE )

調べ始めると
リリースされているアプリの多さに驚きました。

この中から、何を基準に、
どう選べば良いのか、
一旦、途方に暮れました。

アプリ移行に興味があっても
皆こうやって先送りにしてしまうのかもしれない…

そんな感想を持ちながら
気を取り直し、比較検討しましたよ!

 

やはりメジャーなアプリは
機能やセキュリティなど
至れり尽くせり!

数製品まで縛ったのですが
その中からさらに
「自分にとっての№1を!」
なんて意気込むと、なかなか決断できないものです。

 

と、いうことで、中でも
特にメジャー&気になる
4つのアプリを比較します。

 

 

1- 読取精度を重視したい!
オペレーター手入力のアプリ


読取の精度が悪いと、データ化された情報を、チェック&修正という作業が伴います。

そんな手間はかけたくない!
という方は、「オペレーター手入力」により、正確にデータ化されるアプリはいかがでしょう。

 

アプリ名EightmyBridge
開発元Sansan株式会社LINE株式会社
価格無料
プレミアムは有料
無料
読取方法1枚ずつ撮影1枚ずつ撮影
データ化速度オペレーター手入力
数時間~翌日
オペレーター手入力
3時間前後
PCアクセス可能可能
データの出力Excel
プレミアムはCSVほか
Excel
SNS機能あり
Facebookなども連動あり
なし
LINEのトークで共有は可能
デジタル名刺交換アプリ内でありなし
特徴SNS機能が手厚い。
(相手もユーザーの場合)
名刺情報の変更が通知されたり、メッセージのやり取りも可能
簡単でシンプルな機能性
「シンプルさ」に比重を置き、過剰な機能がない。
※2018年5月に提供された新しいアプリ
 

 

2- 読取速度を重視したい!
瞬間的にデータ化されるアプリ


読取精度を重視した「オペレーター手入力」による方法は
データ化に時間を要します。

混雑状況や、無料版か有料版かで差はあるようですが
データが反映するのに数時間待つことになります。
(場合によっては翌日に)

そんなに待っていられない!
データ化された情報は、自分でチェック&修正する方が早い!
という方は、瞬間的にデータ化されるアプリはいかがでしょう。

 

アプリ名CAMCARDWANTEDLY PEOPLE
開発元INTSIG Informationウォンテッドリー株式会社
価格無料版と有料版あり
無料
読取方法1枚ずつ撮影
同時に10枚まで撮影
データ化速度自動で即時
(多少の誤認識あり)
自動で即時
(最初のうち誤認識あり)
PCアクセス可能可能
データの出力Excel
CSV
SNS機能なし
Facebookなど連携可能
なし
Facebookなど連携可能
デジタル名刺交換ありアプリ内であり
特徴画像・テキストなどで、名刺の追加情報や相手とのやり取り履歴も添付できる。
(相手もユーザーの場合)
名刺情報の変更を自動で把握
人工知能と機械学習を用いて即時データ化し、誤認識は名刺を読み込むほど減る。
名刺のデータを共有したり、アプリ内で貸し借りも可能
 

 

 

ここからの絞り方(選び方)

上記4つのアプリ
気になるモノはありましたか?

 

スマホ用アプリのメリットは

*登録作業の手軽さ
*探しやすさ
*電話やメールが一発操作
*名刺というモノが増えない

これはどの製品を選んでも得られます。

 

となると、最後はそれ以外で

*必要な機能
*あると便利な機能
*必要のない機能

ここを見極めれば良い訳です。

 

 Aさんの場合Bさんの場合
必要な機能FacebookなどSNSと連動特になし
(シンプルに名刺管理をしたい)
あると便利な機能デジタル名刺交換名刺データの共有
不必要な機能名刺データの共有

FacebookなどSNSと連動
ベストアプリ
読取精度を重視EightmyBridge
読取速度を重視
CAMCARDWANTEDLY PEOPLE
 

 

 

「デジタル管理」導入の効果

わたし自身は、上記Bさんの要望に近く
シンプルに名刺管理だけをしたいので、過剰な機能がない
myBridgeにしました。

 

導入したことにより

*撮影するだけ手間いらず!
*保管場所いらず!
*すぐ見つかる!
*電話もメールもワンタップ!

と、手間・時間・スペースが節約できました。

もともと名刺管理(整理整頓)にストレスは感じていませんでしたが
それでも「ラクになった~~」という満足感でニヤけます。

名刺交換の頻度が多い方なら
もっと効果を感じられるのではないでしょうか。

 

名刺の整理整頓

気になりながらも、見て見ぬふりをしているなら
一時のストレスとやり過ごさず
一時だけ踏ん張ってみませんか。

名刺管理にかかる時間とストレスを軽減し
本当に充てたいことに時間を使いましょう!

シンプルに、そう願います。

 

 


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※3人まで[無料]でお受けいたします。
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2018-06-27 | Posted in オフィスの整理整頓, BlogNo Comments »