Blog, オフィスの整理整頓
「いつかやろう」はいつにする？┃整理整頓サポート［実例］
山積みになった書類を前に
「いつか整理しよう」と思っていませんか？
その「いつか」は、いつになりそうですか？
今回、整理整頓のお手伝いをした事業所の方々も
「いつか」と思い続けてきたそうです。
でも、自分たちだけではどうにもならず…
今は、「いつか」と
乱雑な事務所から解放され
整理整頓の効果を実感されています。
書類の管理方法
事務室内のレイアウト
什器・用品などの
ご提案から、
中のモノを出したり
シュレッダーをかけたり
作業まで。
札幌近郊の事業所にて行った
整理整頓サポートの様子を紹介いたします。
※事業主さまのご厚意で
写真の活用など、お申し出いただき紹介しております。
（事業所の皆さま、ありがとうございます！）
ご要望
書類や備品など、使わなくなったものを撤去したい。
**
日々大量に入ってくる、書類の扱いをルール化したい。
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書類を探さない（誰でも分かる）仕組みを作りたい。
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オフィス家具を購入し、見た目・使い勝手ともに整えたい。
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期間は、3カ月間
事務室の整理整頓
［ビフォーアフター］
収納棚
備え付いている収納棚が
使いにくい形状とのこと。
そのため、どうしても
無造作にモノを置き
雑然とさせてしまう…
それが、この状況
［ビフォー］
そこで
使いやすさと収納力
整然とした見た目
それらを求め
オフィス用のキャビネットに
入れ替えました。
経過と［アフター］
中を出す途中（2ヶ月目前半）
↓
中を出す完了（2ヶ月目後半）
↓
収納棚を撤去（2ヶ月目後半）
↓
キャビネット搬入（3ヶ月目前半）
↓
書類等の配置（3ヶ月目後半）
テプラのマグネットテープで内容を表記
（中が移動しても、付替えラクラク♪）
本棚
収納棚のほかに、本棚が3本ありました。
［ビフォー］
ここの書類は、収納棚に移動することにして
カウンターとしても使える
腰高のキャビネットに入れ替えました。
カウンターにする目的は
日々大量に入ってくる
書類の整理場所とするため。
全ての書類を
一旦ここに集約します。
経過と［アフター］
中を全部出し、本棚2本は書庫に移動
（2ヶ月目前半）
↓
キャビネット搬入（3ヶ月目後半）
書類を処理状況ごとに、左上トレーで管理
「未処理」「処理中」「返事待ち」など
デスク周り
デスクは2台あり、向かい合わせに配置しています。
（事務に従事するカタ2人）
［ビフォー］
経過と［アフター］
デスクの上のモノ・袖机などの什器を
一旦別な場所に移動（2ヶ月目後半）
↓
床の改修工事（3ヶ月目前半）
↓
デスク配置（3ヶ月目後半）
配置は、動作動線を考えた結果
並び席に変更
これらを予定どおり
3ヶ月で完了しました。
整理整頓後の成果
当初の問題点を改善した結果
数々の成果がありました。
**
使わなくなったものを撤去し
レイアウトの変更により
床面積が20％広くなりました。
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書類の流れを作り
動作動線を考えた配置により
探しものがなくなりました。
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扉つきのオフィス家具に入れ替えたことで
整然と快適な環境になりました。
「昨年の資料を見たい」
「会議の準備をしよう」
以前はまず
「関係書類はどこだ？」
から始まったそうですが
今は考えることなく、書類の場所に向かい、手に取る。
すべての行動がスムーズになったそうです。
また、キレイな状態を保とうと
自然と乱れることを避けるようになったとも。
日中は業務で多忙のため
夜な夜な作業を進められたそうです。
伺うたび、予想以上の進捗に驚きました。
でもそれは
自分たちだけでは成し得ず
常に工程を確認しながら
次回の予定を立てることが目標になったから。
とお話しくださっています。
わたしたちは、先導役となり
皆さんが黙々と踏ん張れるよう
サポートさせていただきます。
「いつかやろう」の
「いつか」は、いつにしますか？
アシスタントの渡部夏代さんも
経過をブログで紹介してくれています。
違う視点からの記事を、ぜひご覧ください。
本サポートにおいて、わたしどもから、写真掲載含め、実例紹介のお願いはいたしません。
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名刺・デスク周りの整理整頓、社員研修など承っております。
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カタシカタ
倉岡 真希子
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