Blog, 名刺管理

名刺の管理「アナログ管理」と「デジタル管理」

 

 

あなたは
アナログ派?デジタル派?

 

オフィス向けのサポートで、お悩みとしてあがる声に「名刺の整理整頓」があります。

社長さんや、営業職の方は、本当に驚く枚数をお持ちです。

 

試しに、身近にいるビジネスマンたちにも、名刺の整理整頓方法について聞いてみました。

すると、アナログ派のほうがまだまだ多い、という結果でした。

 

ネットの中を見ていると、世はデジタル時代のように映っていましたが、リアルな声を聞いてみると、まだアナログでした。

 

ではなぜ「アナログ管理」が人気のままなのか…

 

 

根強い「アナログ管理」

もともと「アナログ管理」から始まっている人が大多数

その慣れている状況を変えたくない。

それが人気の理由です。

 

1- 現状に困っていない


アナログ派の多数意見です。

この方法で困っていない、不自由なく上手く使っている、という方たち。

 

なぜ困っていないのかというと

* そもそも名刺の増減が少ない。
(名刺が増える業種ではない)

* 増減はあるが、実情に応じて見直し、きちんと管理している。

 

このような方たちについては
何の問題もなく、現状を維持すれば良いですよね。

 

ちなみに2大整理用品は

ファイルタイプ

コクヨ公式サイトより

 


カードケースタイプ

キングジム公式サイトより

 

 

こんな製品も人気のようです。

回転式タイプ

アスクル公式サイトより

 

 

 

2- 困っているが改善していない(踏み出せない)


実は困っているけれど、慣れている現状は維持したい。

あるいは、改善したいが、どう改善すれば良いか分からない、という方たち。

 

どんな風に困っているのか…

* 目当ての名刺を探せなく、探すことの時間とストレス

* 増えるペースが速く、整理整頓が追い付かない。

* 改善したいが、改善方法を考える余裕がない。

* デジタルに興味はあるが、どの製品(ソフト・アプリ)を選べば良いか分からない。

* 今ある膨大な数の名刺を、新しい方法に移行するのが手間になる(時間を取れない)。

 

とても、忙しい人なんだと思います。

そんな中、慣れを手放し、新しい方法を導入するのは簡単ではありません。

困っていながらも、見て見ぬふりになるのも仕方ないですよね。

 

でも、そんな方たちこそ、思い切って「デジタル管理」にすることで、劇的に管理がラクになるのかもしれません。

 

 

気になる「デジタル管理」

「デジタル管理」と言われても、どんな製品を、どういう基準で選べば良いか分からないと思います。

 

各製品の売り文句を見ると

* 読み取り精度
* データ化のスピード
* 検索性
* 外部連携(SNSなど)
* 社内共有(一元管理による営業強化)
* 電子名刺交換
などなど

付加機能をどこまで求めるか。そこで選ぶ製品が変わってきそうです。

* 必要な機能
* あると便利な機能
* 必要のない機能

これらを見極める必要がありそうです。

 

もし「デジタル管理」の導入に迷われているなら、わたしが試した感想を参考に紹介いたします。

 

 

「アナログ管理」と
「デジタル管理」の比較

わたし自身は、現状に困っていないアナログ派

ですが、試しにデジタルも導入してみました。

 

【デジタル】
とにかく探しやすい!!
目的の名刺を一瞬で見つけられます!

氏名から、会社名から、登録した日にちから、様々な検索が可能なので、何かヒントがあれば探し当てられます。

頭では分かっていましたが、体験すると、ちょっと感動しました。

 

デジタル移行時も、まず50枚ほどを選んだので手間ではありませんでした。
(10分程度だった記憶です)

これなら残りの名刺も、隙間時間で少しずつ移行しようと思えます。

 

【アナログ】
もともと枚数が少ないので、管理は手間ではありません。

それでもデータ化した名刺は、モノとしては減らすつもりでした。

でも、手触りが良いなど、紙質にこだわった名刺は結局そのまま持っています。

 

デジタルでは味わえない、紙の良さを意識できました。

「捨てにくい名刺を作りなさい」
そうアドバイスされたことがありましたが、こういうことなんですね。

 

両方のメリット・デメリットを実感した感想としては

「デジタル管理」が向くのは
* 名刺がどんどん増える人
* その名刺の活用が多い人

 

わたしのように名刺の増減が少なく、その活用場面も少ないなら「アナログ管理」で充分そうです。
そして、紙の風合を楽しむのも良さそうです。

 

 

今回、デジタル製品を試すにあたり、いろいろな製品を調べました。

その中の、[スマホ用アプリ]4つを比較した記事もありますので、デジタル移行に興味がありましたら、参考にご覧ください。

 

 

【オフィスの整理整頓サポート】


名刺・デスク周りの整理整頓、社員研修など承っております。
お気軽にお問い合わせください。


カタシカタ
倉岡 真希子

 

【お問い合わせ・お申込み】

banner-contact_03

友だち追加


2018-04-19 | Posted in Blog, 名刺管理No Comments » 
【Kindle本】整理整頓で輝くビジネスライフ

\仕事が遅い人の整理整頓術・効率的なデスク周りで早い仕事/
オンライン受講や対面受講は『ストアカ』からも承っております

カタシカタからへお問い合わせ

営業時間内にeメール返信にて対応させていただきます

お問い合わせフォーム

Tel.090-2872-5001

[営業時間]10:00~17:00
(日・祝日・年末年始・夏期休暇を除く)