オフィスの整理整頓, Blog

名刺の整理整頓は、キッカケがあれば意外とすぐ終わる!事例

 

名刺の管理
あなたはどうされていますか?

*ファイルに綴る。

*名刺アプリでデータ化する。

この二択、あるいは併用という方を多く見受けます。

 

——————–
*ファイルに綴る。
——————–

① 増えたとき(しまうとき)

ファイルに綴る(差し込む)という労力がある。

時系列・会社ごと・五十音順など、どこにどう入れるか考える手間がある。

 

② 使うとき(探すとき)

見開きで複数枚を一度に見ることができる。

パラパラめくることにより、
思い出す人がいたり、ビジネスのヒラメキがあることも。

ただし、嵩張る(かさばる)し、
瞬時には見つからない。

 

——————–
*名刺アプリでデータ化する。
——————–

① 増えたとき(しまうとき)

アプリを開いて撮影する労力がある。

名刺のデザインによっては、
上手く撮影できなかったり、
夜だと陰が入ったり、手間取ることがある。

 

② 使うとき(探すとき)

瞬時にその1枚を検索できる。
しかも電話やメールはワンタップ。

ただし、登録しているだけで、埋もれている名刺が増える。

 

どちらも一長一短なので、
何を優先したいか、お好みなどにより
選択することになります。

 

 

今回、ご相談を受けた方は、
併用されていたのですが

名刺の増えるペースが早く、
ファイルもデータ化も滞る
(束になっていく)

とのことでした。

 

※お客さまのご厚意で、写真の活用など、許可を得て紹介しております。

 

 

ご要望

 

**
名刺管理に時間をかけたくない。

**
今後もファイルとアプリを併用したい。

**
すぐに処理できないとき(束)の対応を考えたい。

**
作業は自分自身で行いたい。

 

 

経過と結果

 

経過

アプリのほうは問題がないため、
ファイルを見直すことになりました。

お付き合いの少ない方の名刺は、
ファイルから抜き出したそうです。

 

 

結果

複数冊あったファイルが、
1冊になったそうです。


 

今後、また増える対策としては、
一旦ボックスに保管する方法を取ることになりました。

 


ボックスのイメージ
(KING JIM 公式サイトより)

 

ここで、一旦寝かしてから
ファイルするのか、
アプリでデータ化するのか、
手放すのか、を判断します。

このボックスを整理するとき、
手放す名刺が多くなるそうです。

ということは、ファイルや撮影(データ化)の労力が減り、
探すときの検索性が、より上がることになります。

これで
必要な名刺を厳選する仕組み
となりました。

 

 

 

 

整理整頓後の成果


当初の問題点を改善した結果、
以下の成果がありました。

 

**
(仕事の効率化・時間の有効化)

名刺管理にかける時間を減らせた。

**
(デスク周りの整然)

一旦ボックスに保管することにより、
処理前の名刺(束)がなくなった。

**
(リバウンドの防止)

ご自身で作業をされたことにより、
自分に合う管理方法が見つかった。

また、受け取ったままではなく、
見直しの必要性を知るキッカケになった。

 

 

 

お客さま感想コメント

悩んでいたのは、数ヶ月?

でも、やり始めたら数時間というか、1時間くらいで終わったという感じです。

やっぱりキッカケがないとやらないものですね。

こういう話しにならなければ、なかなか整理しなかったと思います。

今回はありがとうございました!

 

やっぱり今回もキッカケ
(このご感想、多いんです!!)

このお客さまは
判断も実行も早いかたでしたが

迷いやすいかたでも、やっていくうちにスピードが上がります。

これは例外なく100%です。

スキルや手助けが必要なかたもいらっしゃいますが、
多くのかたは、キッカケがあれば出来ちゃいます。

 

キッカケにより
思い切って実行した先には

*やり終えた手応え

*必要なモノだけになったスッキリ感

*しまう・探すという労力と時間の節約

*ムダを見極める判断力アップ

などがあります。

このことにより、仕事のパフォーマンスが確実に上がるんですよ~!

 


あなたは、数ヶ月悩みますか?

それとも、数時間でパフォーマンスを上げますか?


 

これを読んだことが、あなたの
キッカケになったら嬉しい限りです!!

 

今回は、お客さまのご厚意により、実例として紹介しております。

 


今回の内容
お堅かったでしょうか?

実際にお話しをうかがう際は、お茶を飲みながら和気あいあい♪

 

自称・癒し系…なはず
(夫には鬼嫁と言われるので勘違いカモ。笑)
なので、お気軽にキッカケ作りのご相談を。

スキルや手助けが必要なかたも、ぜひ!

 

 


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2018-09-24 | Posted in オフィスの整理整頓, BlogNo Comments »