Blog, 名刺管理

キッカケがあれば意外とすぐ終わる┃名刺の整理整頓[事例]

名刺の管理、あなたはどうされていますか?

* ファイルに綴る。

* 名刺アプリでデータ化する。

この二択、あるいは併用という方を多く見受けます。

 

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*ファイルに綴る。
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① 増えたとき(しまうとき)

ファイルに綴る(差し込む)という労力がある。

時系列・会社ごと・五十音順など、どこにどう入れるか考える手間がある。

② 使うとき(探すとき)

見開きで複数枚を一度に見ることができる。

パラパラめくることにより、思い出す人がいたり、ビジネスのヒラメキがあることも。

ただし、嵩張る(かさばる)し、瞬時には見つからない。

 

——————–
*名刺アプリでデータ化する。
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① 増えたとき(しまうとき)

アプリを開いて撮影する労力がある。

名刺のデザインによっては、上手く撮影できなかったり、夜だと陰が入ったり、手間取ることがある。

② 使うとき(探すとき)

瞬時にその1枚を検索できる。しかも電話やメールはワンタップ。

ただし、登録しているだけで、埋もれている名刺が増える。

 

 

どちらも一長一短なので、何を優先したいか、お好みなどにより選択することになります。

今回ご相談を受けた方は、併用されていたのですが

名刺の増えるペースが早く、ファイルもデータ化も滞る(束になっていく)

とのことでした。

※お客さまのご厚意で、写真の活用など、許可を得て紹介しております。

 

 

ご要望

**
名刺管理に時間をかけたくない。

**
今後もファイルとアプリを併用したい。

**
すぐに処理できないとき(束)の対応を考えたい。

**
作業は自分自身で行いたい。

 

 

経過と結果

経過

アプリのほうは問題がないため、ファイルを見直すことになりました。

お付き合いの少ない方の名刺は、ファイルから抜き出したそうです。

結果

複数冊あったファイルが、1冊になったそうです。


今後、また増える対策としては、一旦ボックスに保管する方法を取ることになりました。


ボックスのイメージ
(KING JIM 公式サイトより)

ここで、一旦寝かしてからファイルするのか、アプリでデータ化するのか、手放すのか、を判断します。

このボックスを整理するとき、手放す名刺が多くなるそうです。

ということは、ファイルや撮影(データ化)の労力が減り、探すときの検索性が、より上がることになります。

これで、必要な名刺を厳選する仕組みとなりました。

 

 

整理整頓後の成果


当初の問題点を改善した結果、以下の成果がありました。

**
(仕事の効率化・時間の有効化)

名刺管理にかける時間を減らせた。

**
(デスク周りの整然)

一旦ボックスに保管することにより、処理前の名刺(束)がなくなった。

**
(リバウンドの防止)

ご自身で作業をされたことにより、自分に合う管理方法が見つかった。

また、受け取ったままではなく、見直しの必要性を知るキッカケになった。

 

お客さま感想コメント

悩んでいたのは、数ヶ月?

でも、やり始めたら数時間というか、1時間くらいで終わったという感じです。

やっぱりキッカケがないとやらないものですね。

こういう話しにならなければ、なかなか整理しなかったと思います。

今回はありがとうございました!

 

やっぱり今回もキッカケ
(このご感想、多いんです!!)

このお客さまは、判断も実行も早いかたでしたが、迷いやすいかたでも、やっていくうちにスピードが上がります。

これは例外なく100%です。

スキルや手助けが必要なかたもいらっしゃいますが、多くのかたは、キッカケがあれば出来ちゃいます。

キッカケにより、思い切って実行した先には

* やり終えた手応え

* 必要なモノだけになったスッキリ感

* しまう・探すという労力と時間の節約

* ムダを見極める判断力アップ

などがあります。

このことにより、仕事のパフォーマンスが確実に上がるんですよ~!

 


あなたは、数ヶ月悩みますか?

それとも、数時間でパフォーマンスを上げますか?


 

これを読んだことが、あなたのキッカケになったら嬉しい限りです!!

今回は、お客さまのご厚意により、実例として紹介しております。

 

 


 

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カタシカタ
倉岡 真希子

 

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2018-09-24 | Posted in Blog, 名刺管理1 Comment » 

コメント1件

 名刺の整理整頓サポートって、どんなことしてくれるの?【事例】 - 札幌 オフィスの整理整頓『カタシカタ』 | 2020.08.05 23:03

[…] ジタルの併用管理 ┃ 経営者さま(不動産業) 名刺の整理整頓は、キッカケがあれば意外とすぐ終わる!事例 […]

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