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整理整頓で仕事が変わる！書類・PCフォルダの最適化テクニックで生産性向上┃講習会
【講習会】整理整頓で仕事が変わる！書類・PCフォルダの最適化テクニックで生産性向上
講習会では、以下のことをお話ししました。
▷ 全般 ／ 整理整頓という大事な仕事
▷ 書類 ／ 文書のライフサイクル
個人持ちの「マイ書類」
▷ PCフォルダ ／ 美フォルダの作り方
今回は、主催者さまのご要望で、書類とPCフォルダに特化した内容でした。
受講された皆さまからは、各々探さない工夫をされているという声が聞こえてきました。
PCフォルダについては「自分自身で作成したものは問題ないけれど、他の人が作ったファイルを探すのに苦労することがある」とのこと。
原因のひとつは、ネーミングのルールが統一されていないこと。
各自がマイルールで作るため
「業務内容_取引先」もあれば、
「日付_業務内容」があったり……
この辺は、事例を数パターンご紹介。
まずは、これから作る未来のファイル・フォルダ名から統一することをご提案しました。
なぜやるのか、何を目指すか
なぜ、整理整頓をするのでしょう？
そして、整理整頓した結果、何を得たいのでしょう？
たとえば、「暗くなったから電気を点ける」のですが、電気を点けることは手段であり、目的ではありません。
目的は、暗いと見えないから「明るくして過ごすこと」ですよね。
同じように、整理整頓は手段な訳ですが、目的は何でしょう？
わたしの場合は、「残業せずに、早く帰る」です。
Ａ：早く帰るために、早く仕事を終わらせたい。
Ｂ：早く仕事を終わらせるために、仕事に集中したい。
Ｃ：仕事に集中するために、整理整頓しておく必要がある。
Ａ＝Ｃなのです。
ある年配の事務員さんは、「スキル不足で、リストラされたくない」でした。
Ａ：リストラされないために、Excelを使いこなしたい。
Ｂ：Excelを学ぶための時間を作りたい。
Ｃ：その時間を確保するために、整理整頓してタイパアップする。
でした。
あなたが、整理整頓する（電気を点ける）理由はなんですか？
Ａから逆算してみたら、それを叶える手段として、整理整頓が使えるかもしれません。
ちなみに、わたしが電気を点ける理由を考えるようになったキッカケは、子育てでした。
興味があれば、読んでみてください。
