名刺

名刺の整理整頓┃アプリ&ファイル保管[まるごと預ける事例]

 

名刺の整理整頓[まるごと預ける事例]

経営者Mさま

複数の会社を経営されており
名刺交換の機会が多く、枚数が非常に多い。

整理整頓する時間が、なかなか取れないとのことで、まるごと預かることに。

 

Mさまのご要望

* アプリを取り入れたい。
* 名刺そのものもファイルで保管したい。
* 年度で区切るので、これから増える名刺はこの中に追加しない。
* 重複している名刺は、1枚だけあれば良い(2枚目以降は不要)。

 

 

名刺の整理整頓[作業の流れ]

 

1- 預かった状態 ~ 仕分け

紙袋に入った状態

 

『アカサタナ』にワケル

 


空の名刺ケースを積み上げてみたら

 

 

 

2- アプリへ取り込む
(スキャナーで読み込みデータ化)

使うアプリは myBridge

 

ひたすらスキャン

 

スマホで見ると

 

 

3- 名刺をファイル

スキャンが終わり、ファイルする名刺(3,449枚)

 

スキャン・保管不要(3,219枚)

 

\ ファイル完成 /

 


インデックスも(こんな感じで作業しています)

 

 

名刺が教えてくれたこと

お預かりした名刺
6,668枚中

スキャン&ファイルした名刺
3,449枚
不要な名刺
3,219枚

 

この結果から、この経営者さまが
どれだけ多くの人と、たくさん会ってきたか。

名刺の枚数が、その歩みを教えてくれました。

そのことを噛み締めたうえで
重複していた名刺は、卒業となりました。

 

今回、不要な名刺が減り、アプリも取り入れたことで
探しやすくなり、より活用しやすくなりました。

仕事の効率化・時間の有効化に繋がります。

 

名刺という大切な資産
ぜひ大切に扱って、生かしてほしいと願います。
今回の事例でも分かるとおり[大切に扱う=捨てない]ということではありませんよ~

 

 

♦ 増えた名刺が手付かずになっている。
♦ そのうち整理しようと思っている。
♦ アプリも気になるが、よく分からない。

こんな気がかりがあるなら、ぜひカタシカタへご相談ください!

あなたの事業の事務効率の向上に、一役買わせていただけたら嬉しい限りです。

 


女性なら、こんなファイルはいかがでしょう?

 

 

オフィスの整理整頓サポート


名刺・デスク周りの整理整頓、社員研修など承っております。
お気軽にお問い合わせください。


カタシカタ代表
くらお

 

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2019-11-24 | Posted in 名刺, オフィスの整理整頓, BlogNo Comments » 

 

名刺の整理整頓サポートって、どんなことしてくれるの?【事例】

名刺の整理整頓サポートは、このようなモヤモヤの解消をお手伝いしております。

♦ 増えた名刺が手付かずになっている。

♦ そのうち整理しようと思っている。

♦ アプリも気になるが、よく分からない。

名刺の増え方(ペースや枚数)

名刺の使い方(名刺を見て、電話やメール・お礼状の送付など)

また、その頻度は

人それぞれで、業種・職種・職位などで、全然違ってきます。

だから、誰かが上手くいっている管理方法が、あなたも上手くいくとは限りません。

まずはあなたの現状を見て聞いて、あなたに合った方法を一緒に考えます。

では早速、事例を交えながら、紹介していきます。

1- 管理方法を考える。主流は3つ

①アナログ管理

* ファイルに綴る(差し込む)

* 整理箱などに立てて並べる

②デジタル管理

* 名刺アプリでデータ化

③アナログとデジタルの併用管理


この中から、適した(お望みの)方法を決めます。

2- 保管ルールを決める

① いただいた名刺は全て保管する

* 重複しているモノも含めて全て
(会った回数や昇進などの情報として)

* 一人につき一枚
(重複しているときは直近のもの)

② 分類する

* 日付・五十音・業種・お客様・所属の会など

* 綴る・データ化・保留・処分など

③ 整頓する用品(グッズ)を決める

* お持ちのものを活用する、新たにより良いモノを準備するなど


あなたにとって管理しやすい保管ルールを明確にしてから、実際の作業に進んでいきます。

ここまで、無料相談の中で承ります。

この先の作業を、ご自身で行われる場合は、サポートはここで終了です。

相談までの事例

a- アナログとデジタルの併用管理 ┃ 経営者さま(不動産業)
名刺の整理整頓は、キッカケがあれば意外とすぐ終わる!事例

b- アナログ管理 ⇒ デジタルとの併用管理 ┃ 経営者さま(はんこ屋さん21清田店
お仕事がら『名刺はぜ〜んぶ要保管!』の経営者さま(インスタより)

3- いよいよ作業開始

アナログ管理の場合

① 分類する

* ご自身での判断が必要な部分は、ご自身で進めていただきます。

* 五十音順など、他者でも作業が可能な部分を、お手伝いいたします。

② 整頓する

* ファイルに綴る(差し込む)、整理箱に入れるなど
(必要に応じて、用品の購入代行も承ります)

文字にすると数行ですが、枚数が多い場合は、膨大な作業量です。

単純作業部分は、どうぞお任せくださいませ。

上記の詳細は
[2-保管ルールを決める]のときに相談いたします。


デジタル管理の場合

① 分類する

* ご自身での判断が必要な部分は、ご自身で進めていただきます。

* 五十音順など、当方でも作業が可能な部分を、お手伝いいたします。

② スキャンする

* スマホかタブレットで撮影します。

* スキャナーで一気に読み込みます(対応可能アプリに限る)

③ データの確認をする

* 読み込んだデータの内容を確認します。

* 必要に応じて、アプリ内でグループ分けなどを行います。

※上記の詳細は
[2-保管ルールを決める]のときに相談いたします。


アナログとデジタルの併用管理の場合

上記の内容の中から、ご自身に必要な部分を、適した工程で進めていきます。

※上記の詳細は
[2-保管ルールを決める]のときに相談いたします。

作業の事例

c- デジタル管理 ┃ 経営者さま(保険業)
スキャナーで名刺をアプリに取り込む (インスタより)

d- アナログ管理 ⇒ アナログとデジタルの併用管理 ┃ 経営者さま(運輸業)
まずは数年分の名刺を仕分けマス!(インスタより)

e- アナログ管理 ⇒ アナログとデジタルの併用管理 ┃ 事業主さま(Vomy-C
アナログ&アプリへ(インスタより)

任せられることは任せて、あなたはあなたしかできないお仕事を

名刺の活用のシカタは、ホント人それぞれ。
業種・職種・職位などで、全然違います。

でも共通して言えることは
顧客情報であったり、
面識があるという証しであったり、
人脈の厚みの現れであったり、

あなたにとっての貴重な資産だということです。

大切な資産ですから、ぜひ大切に扱って、生かしてほしいと願います。
ちなみに[大切に扱う=捨てない]ということではありませんよ~

大切に扱うことと同時に、ちょっとだけ、ひと手間をかけ、
使いたいときに、サッと取り出せる仕組みにしておくことをオススメします。

忙しい毎日の中、スピード感ある対応が求められる場面も多いはず。

名刺管理・名刺探しに時間を取られるのは、もったいないし非効率です。

かと言って、忙しいからこそ、名刺の整理整頓に、時間や労力をかけていられないのも、重々承知しています。

だからその中で、ご自身でやらなくても大丈夫な部分は、任せられる人に任せちゃってください。

あなたは、あなたしかできないお仕事、業績に直結する大事なお仕事に全力を注いでください。

わたしは
「大切な名刺の整理整頓は任せるよ!」って言ってもらえる存在になれるよう、

そしてその日に備えて、いろいろ磨いておきます。

より良い術とか、経験値とか、ジブンじゃない立場への想像力とか…

あなたの事業の事務効率の向上に、一役買わせていただけたら嬉しい限りです。

名刺の整理整頓で得られること(メリット)

すぐしまえる。すぐ見つかる。

整理整頓することで、仕舞うルールも明確になるので、サッとしまえるようになります。
(しまうときに、どう仕舞おう…と思いあぐねる時間、実際にしまう手間を思うと放置してしまうのを解消)

そして、使いたいときには、すぐに見つかる!
仕事の効率化・時間の有効化となります。

すっきりキレイに。

シンプルに見映えが良くなって気持ち良い。

目に入るたびに感じる『気がかり』がなくなります。
(気がかりは、気がかかるので、実は疲労につながっています)

その他にも、いろいろ

名刺を見返す(活用)するようになる。

整理整頓のスキルが身に付く。

モノゴトの決断・ムダを見極める力の訓練になる。

仕事のパフォーマンスが上がる。

やり終えた手応え・自信がつく。

【オフィスの整理整頓応援キャンペーン】


個別相談・整理整頓作業など
承っております。
探しモノの時間を、売上に直結する仕事時間に変えていきましょう!


カタシカタ代表
くらお

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2019-06-22 | Posted in 名刺, オフィスの整理整頓, BlogNo Comments » 

 

名刺の整理整頓は、キッカケがあれば意外とすぐ終わる!事例

名刺の管理
あなたはどうされていますか?

*ファイルに綴る。

*名刺アプリでデータ化する。

この二択、あるいは併用という方を多く見受けます。

——————–
*ファイルに綴る。
——————–

① 増えたとき(しまうとき)

ファイルに綴る(差し込む)という労力がある。

時系列・会社ごと・五十音順など、どこにどう入れるか考える手間がある。

② 使うとき(探すとき)

見開きで複数枚を一度に見ることができる。

パラパラめくることにより、
思い出す人がいたり、ビジネスのヒラメキがあることも。

ただし、嵩張る(かさばる)し、
瞬時には見つからない。

——————–
*名刺アプリでデータ化する。
——————–

① 増えたとき(しまうとき)

アプリを開いて撮影する労力がある。

名刺のデザインによっては、
上手く撮影できなかったり、
夜だと陰が入ったり、手間取ることがある。

② 使うとき(探すとき)

瞬時にその1枚を検索できる。
しかも電話やメールはワンタップ。

ただし、登録しているだけで、埋もれている名刺が増える。

どちらも一長一短なので、
何を優先したいか、お好みなどにより
選択することになります。

今回、ご相談を受けた方は、
併用されていたのですが

名刺の増えるペースが早く、
ファイルもデータ化も滞る
(束になっていく)

とのことでした。

※お客さまのご厚意で、写真の活用など、許可を得て紹介しております。

 

 

ご要望

**
名刺管理に時間をかけたくない。

**
今後もファイルとアプリを併用したい。

**
すぐに処理できないとき(束)の対応を考えたい。

**
作業は自分自身で行いたい。

 

 

経過と結果

経過

アプリのほうは問題がないため、
ファイルを見直すことになりました。

お付き合いの少ない方の名刺は、
ファイルから抜き出したそうです。

結果

複数冊あったファイルが、
1冊になったそうです。


今後、また増える対策としては、
一旦ボックスに保管する方法を取ることになりました。


ボックスのイメージ
(KING JIM 公式サイトより)

ここで、一旦寝かしてから
ファイルするのか、
アプリでデータ化するのか、
手放すのか、を判断します。

このボックスを整理するとき、
手放す名刺が多くなるそうです。

ということは、ファイルや撮影(データ化)の労力が減り、
探すときの検索性が、より上がることになります。

これで
必要な名刺を厳選する仕組み
となりました。

 

 

整理整頓後の成果


当初の問題点を改善した結果、
以下の成果がありました。

**
(仕事の効率化・時間の有効化)

名刺管理にかける時間を減らせた。

**
(デスク周りの整然)

一旦ボックスに保管することにより、
処理前の名刺(束)がなくなった。

**
(リバウンドの防止)

ご自身で作業をされたことにより、
自分に合う管理方法が見つかった。

また、受け取ったままではなく、
見直しの必要性を知るキッカケになった。

 

お客さま感想コメント

悩んでいたのは、数ヶ月?

でも、やり始めたら数時間というか、1時間くらいで終わったという感じです。

やっぱりキッカケがないとやらないものですね。

こういう話しにならなければ、なかなか整理しなかったと思います。

今回はありがとうございました!

 

やっぱり今回もキッカケ
(このご感想、多いんです!!)

このお客さまは
判断も実行も早いかたでしたが

迷いやすいかたでも、やっていくうちにスピードが上がります。

これは例外なく100%です。

スキルや手助けが必要なかたもいらっしゃいますが、
多くのかたは、キッカケがあれば出来ちゃいます。

キッカケにより
思い切って実行した先には

*やり終えた手応え

*必要なモノだけになったスッキリ感

*しまう・探すという労力と時間の節約

*ムダを見極める判断力アップ

などがあります。

このことにより、仕事のパフォーマンスが確実に上がるんですよ~!

 


あなたは、数ヶ月悩みますか?

それとも、数時間でパフォーマンスを上げますか?


 

これを読んだことが、あなたの
キッカケになったら嬉しい限りです!!

今回は、お客さまのご厚意により、実例として紹介しております。


今回の内容
お堅かったでしょうか?

実際にお話しをうかがう際は、お茶を飲みながら和気あいあい♪

自称・癒し系…なはず
(夫には鬼嫁と言われるので勘違いカモ。笑)
なので、お気軽にキッカケ作りのご相談を。

スキルや手助けが必要なかたも、ぜひ!


オフィスの整理整頓サポート

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カタシカタが整理整頓のお手伝いをいたします。

探し物をしている時間を
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2018-09-24 | Posted in 名刺, オフィスの整理整頓, BlogNo Comments »