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名刺の整理整頓┃アプリ&ファイル保管[まるごと預ける事例]

 

名刺の整理整頓[まるごと預ける事例]

経営者Mさま

複数の会社を経営されており
名刺交換の機会が多く、枚数が非常に多い。

整理整頓する時間が、なかなか取れないとのことで、まるごと預かることに。

 

Mさまのご要望

* アプリを取り入れたい。
* 名刺そのものもファイルで保管したい。
* 年度で区切るので、これから増える名刺はこの中に追加しない。
* 重複している名刺は、1枚だけあれば良い(2枚目以降は不要)。

 

 

名刺の整理整頓[作業の流れ]

 

1- 預かった状態 ~ 仕分け

紙袋に入った状態

 

『アカサタナ』にワケル

 


空の名刺ケースを積み上げてみたら

 

 

 

2- アプリへ取り込む
(スキャナーで読み込みデータ化)

使うアプリは myBridge

 

ひたすらスキャン

 

スマホで見ると

 

 

3- 名刺をファイル

スキャンが終わり、ファイルする名刺(3,449枚)

 

スキャン・保管不要(3,219枚)

 

\ ファイル完成 /

 


インデックスも(こんな感じで作業しています)

 

 

名刺が教えてくれたこと

お預かりした名刺
6,668枚中

スキャン&ファイルした名刺
3,449枚
不要な名刺
3,219枚

 

この結果から、この経営者さまが
どれだけ多くの人と、たくさん会ってきたか。

名刺の枚数が、その歩みを教えてくれました。

そのことを噛み締めたうえで
重複していた名刺は、卒業となりました。

 

今回、不要な名刺が減り、アプリも取り入れたことで
探しやすくなり、より活用しやすくなりました。

仕事の効率化・時間の有効化に繋がります。

 

名刺という大切な資産
ぜひ大切に扱って、生かしてほしいと願います。
今回の事例でも分かるとおり[大切に扱う=捨てない]ということではありませんよ~

 

 

♦ 増えた名刺が手付かずになっている。
♦ そのうち整理しようと思っている。
♦ アプリも気になるが、よく分からない。

こんな気がかりがあるなら、ぜひカタシカタへご相談ください!

あなたの事業の事務効率の向上に、一役買わせていただけたら嬉しい限りです。

 


女性なら、こんなファイルはいかがでしょう?

 

 

オフィスの整理整頓サポート


名刺・デスク周りの整理整頓、社員研修など承っております。
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カタシカタ代表
くらお

 

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2019-11-24 | Posted in 名刺, オフィスの整理整頓, BlogNo Comments » 

 

整理・整頓による損をしない時間の使い方┃研修会

 

 

【研修会】整理・整頓による損をしない時間の使い方

整理整頓されていないことの、弊害や損失を知ったうえで
職場において、どのように整理整頓作業を進めていくか。

何をどうしたら、業務中の時間を有効に使えるのか。

某団体さまで
当研修会を担当いたしました。

 

 

前半は渡部講師

* 何のために整理整頓をするのか(書類の例)
* 整理整頓されていないことから起こる行動
* 職場の簡易診断など

 

 

後半はくらお

*「捨てないで!まずワケル」整理の手順
* 枠と線を使った整頓のコツ
* 特性を意識した目標など

 

 

 ご感想(一部)

* 今までは自分の考えで整理しておりましたが、今回の講義を聞いて、合理的な整理を計画的に行いたいと思いました。仕事の効率アップにつなげたいと思います。
* 家庭でも活用したい。

 

 

何のために整理整頓をするのか

長年、片付けられない人生だったわたしは、40歳目前にして、やっと整理整頓の大切さを知ることになりました。

キッカケは、デスク周りの整理整頓で、仕事の効率が見事に上がったから。

 

そもそも、どうして整理整頓をしようと思ったのか。

「整理整頓をしよう!」
ここを目的にしているうちは、また明日、また明日と先延ばしにするだけ。

その前に、整理整頓なんかしなくても、仕事できてるし。

 

思い返すと、キッカケはパソコンの中でした。

ある部署に異動したとき、その係の共有フォルダが、とーーーっても整理整頓されていたんです。

異動したてのわたしでも、分かりやすくって、目的のファイルがすぐに見つかりました。

こりゃぁラクちん♪と、自分のパソコンのデスクトップと、個人フォルダもキレイにし始めました。

 

快適でしたね~ パソコン業務

キレイだし、すぐ見つかるし、ラクちんだし。

 

快適な環境を知ってしまったら
もう戻れないし、もっと!もっと!と欲深くなる訳で…

で、パソコンからデスク周りに自然と派生していきました。

 

このとき、わたしのデスク周りの整理整頓の目的は

キレイだし、すぐ見つかるし、ラクちんだし。

この快適さを、ぜひデスク周りにも!

ご立派な大義名分なんかじゃなくて大丈夫!

 

その結果

気づいたら仕事の効率が上がっていた

残業が減っていった

さらに整理整頓が加速していった

 


「何のために整理整頓をするのか」
まずは、ここから。

今回の研修会では
日常生活を事例に、渡部講師が分かりやすくお話ししてくれました。

 

事例の何かひとつでも
「何のために」のキッカケになったら嬉しく思います。

わたしのパソコンのように。

 

ご参加くださった皆さま
主催者さま

貴重な機会をありがとうございました。

 


最後にお菓子をいただき、大喜び♪

重ねて、ありがとうございました!

 


 

 

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整理整頓の力(ちから)┃勉強会

 

デスクワーカー(事務職)の整理整頓

先日、担当した団体さまでの勉強会

事務職の方が対象でしたので
デスク周りや収納什器の、備品や書類の整理整頓についてお話ししました。

 

最初に、職場において困っていることをお伺いしたんです。

そうしたら「分かる~」「いるいる~」がいっぱい出てきました。

 

わたしが個人的にツボったのが
ボールペンあるある。

どのネタも「分かる~」たったのですが、特にニヤニヤして聞いていたのは

3色ボールペンの、1色を使い切ったけど、残り2色は使えるから持っている。
でも結局、使い切ったあの1色を使いたくて、手に取るけど「そうだ、使い切っていたんだ」パターン。

 

もしかして「分かる~」と思っていませんか?

わたしは「コレやっている人、身近にいるいる~」と思いながら、ニヤニヤ聞いていました。

 

デスクワーカーあるあるを
まずは認識し合うところからスタートしました。

 

 

【勉強会】整理整頓の力(ちから)
仕組み作りで探し物をしないオフィスへ

前半は

* 整理整頓されていないことから起こる行動
* それが引き起こすデメリット
* 「捨てないで!まずワケル」ペンスタンドを事例に、整理の手順やコツ

 

 

後半は

* 仕組み作りのコツ、事例
* 自分にとってのやりやすさ、進め方

 

ファイルボックス各種
見出し付きクリアファイルなどを紹介

 

 

ご感想
(趣旨を損なわない範囲で要約) 

* すぐに片付けたい!と思った
* 捨てないでワケルから始めます
* あっという間だった
* 分かりやすかった
* もっと聞きたい

 

 

やりやすい方法を試す

アンケートの回答で多かった中に『やりやすい方法を試そうと思った』がありました。

 

長年、片付けられない人生だったわたしが、整理整頓の大切さに気がつき、実践し始めたとき、スムーズには進みませんでした。

整理整頓の本などを読んで、知識を得ても、実践となるとナカナカ…

「コレが出来ないから困っているんだよ!」って、本に向かって逆ギレする始末

 

それでも、いろいろ試すうちに分かったんです。

『自分にとって、やりやすい(合う)方法』と、やりにくい(合わない)方法があるってことに。

それが分かってからは、どんなに世の中がオススメしていても、自分に合わない方法は、迷わず切り捨てて行きました。

そして、あまり効率がよくない方法でも、自分に合うやり方だけ取り入れました。

結果、どんどんキレイになっていき、仕事がスムーズに感じるようになっていました。

 

わたしがお願いしたいのは、ネガティブな感情を抱きながら、整理整頓をしないでほしい、ということです。

合わないやり方で、憂鬱に整理整頓するくらいなら、ご機嫌にできる仕事をしてください。

 

そんなこと言っていたら、一生、整理整頓する日が来ない?

でもそれが困らない範囲なら、それでOK!そこに罪悪感を持たなくて大丈夫です。

変に完璧を求める思いは、捨てちゃいましょう!

 

「いやいや、困っています」「支障をきたしています」というのなら

カタシカタが、力(ちから)になれます。

 

 


勉強会にご参加くださった皆さま
主催のご担当者さま

貴重な機会をありがとうございました。

 

 

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