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「いつかやろう」はいつにする? 整理整頓サポート実例

 

山積みになった書類を前に
「いつか整理しよう」と思っていませんか?

その「いつか」は、いつになりそうですか?

 

今回、整理整頓のお手伝いをした事業所の方々も
「いつか」と思い続けてきたそうです。

でも、自分たちだけではどうにもならず…

今は、「いつか」と
乱雑な事務所から解放され
整理整頓の効果を実感されています。

 

書類の管理方法
事務室内のレイアウト

什器・用品などの
ご提案から、

中のモノを出したり
シュレッダーをかけたり
作業まで。

札幌近郊の事業所にて行った
整理整頓サポートの様子を紹介いたします。

 

※事業主さまのご厚意で
写真の活用など、お申し出いただき紹介しております。
(事業所の皆さま、ありがとうございます!)

 

 

ご要望


書類や備品など、使わなくなったものを撤去したい。

**
日々大量に入ってくる、書類の扱いをルール化したい。

**
書類を探さない(誰でも分かる)仕組みを作りたい。

**
オフィス家具を購入し、見た目・使い勝手ともに整えたい。

**
期間は、3カ月間

 

 

 事務室の整理整頓
[ビフォーアフター]

 

収納棚

備え付いている収納棚が
使いにくい形状とのこと。

そのため、どうしても
無造作にモノを置き
雑然とさせてしまう…

 

それが、この状況

[ビフォー]

 

そこで

使いやすさと収納力
整然とした見た目

それらを求め
オフィス用のキャビネットに
入れ替えました。

 


経過と[アフター]

 

中を出す途中(2ヶ月目前半)

中を出す完了(2ヶ月目後半)

収納棚を撤去(2ヶ月目後半)

キャビネット搬入(3ヶ月目前半)

書類等の配置(3ヶ月目後半)


テプラのマグネットテープで内容を表記
(中が移動しても、付替えラクラク♪)

 

 

本棚

収納棚のほかに、本棚が3本ありました。


[ビフォー]

ここの書類は、収納棚に移動することにして
カウンターとしても使える
腰高のキャビネットに入れ替えました。

カウンターにする目的は
日々大量に入ってくる
書類の整理場所とするため。

全ての書類を
一旦ここに集約
します。

 


経過と[アフター]

 

中を全部出し、本棚2本は書庫に移動
(2ヶ月目前半)

キャビネット搬入(3ヶ月目後半)

書類を処理状況ごとに、左上トレーで管理
「未処理」「処理中」「返事待ち」など

 

 

デスク周り

デスクは2台あり、向かい合わせに配置しています。
(事務に従事するカタ2人)


[ビフォー]

 


経過と[アフター]

 

デスクの上のモノ・袖机などの什器を
一旦別な場所に移動(2ヶ月目後半)

床の改修工事(3ヶ月目前半)

デスク配置(3ヶ月目後半)


配置は、動作動線を考えた結果
並び席に変更

 

これらを予定どおり
3ヶ月で完了しました。

 

 

整理整頓後の成果


当初の問題点を改善した結果
数々の成果がありました。

**

使わなくなったものを撤去し
レイアウトの変更により
床面積が20%広くなりました。

**
書類の流れを作り
動作動線を考えた配置により
探しものがなくなりました。

**
扉つきのオフィス家具に入れ替えたことで
整然と快適な環境になりました。

 


「昨年の資料を見たい」
「会議の準備をしよう」

以前はまず
「関係書類はどこだ?」

から始まったそうですが
今は考えることなく、書類の場所に向かい、手に取る。

すべての行動がスムーズになったそうです。

また、キレイな状態を保とうと
自然と乱れることを避けるようになったとも。

 

日中は業務で多忙のため
夜な夜な作業を進められたそうです。

伺うたび、予想以上の進捗に驚きました。

でもそれは
自分たちだけでは成し得ず

常に工程を確認しながら
次回の予定を立てることが目標になったから。

とお話しくださっています。

 

わたしたちは、先導役となり
皆さんが黙々と踏ん張れるよう
サポートさせていただきます。

「いつかやろう」の
「いつか」は、いつにしますか?

 


アシスタントの渡部夏代さんも
経過を
ブログで紹介してくれています。

違う視点からの記事を、ぜひご覧ください。

 

今回、事業主さまのご厚意により、実例として紹介しております。
本サポートにおいて、わたしどもから、写真掲載含め、実例紹介のお願いはいたしません。

 

 


オフィスの整理整頓サポート
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経営者さま・事業主さま

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詳細は【オフィス向けサポート】から

 

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2017-12-20 | Posted in オフィスの整理整頓, BlogNo Comments » 

 

片付けとは、検索性を上げること

 

 

探し物のストレスを
やり過ごさない

 

オフィスのお客さま
個人宅のお客さま
共に訴えられることに

「探し物にストレスを感じる」

というのがあります。

 

多くの方は、そのときストレスに感じても

喉元過ぎれば…で
探し物が見つかってしまえば
他の優先事項に目が向きます。

この一見小さいストレスは
積み重なっていくことが
精神衛生上、かなり良くないらしいのです。

(どこかで聞いた話しなので、都市伝説だったらごめんなさい)

 

 

たしかに今思えば
探し物をしていた当時は、我ながら腫れ物でした。

いつもイライラしていて
文句ばっかりで。
(自分が悪いのに…汗)

 

探し物をしなくなった今は
気持ちが
安定しています。

何より、仕事も家事も劇的に効率が良くなり、自信につながりました。

 

小さい一時のストレスを
やり過ごさず
今日から探し物をしない工夫をしてみませんか。

出来そうなこと、少しずつでイイんです。

 

 

片付けで、検索性を上げる

 

「探し物にストレスを感じる」ということは、本当は

「今必要なモノを、すぐ見つけて取り出したい」
ということですよね。

片付けの目的って、いろいろあると思うのですが
誰もに共通するのは、ここだと思うんです。
 

ここをシンプルに考えると
片付けとは[検索性を上げる]ってことなんだと思うんです。

では、どう検索性を上げるのか、いくつか挙げてみます。

 

 

1- 持ち過ぎない


必要なモノと、不必要なモノが混在していると、それだけで検索性は下がります。

100の中から1を探すのと
10の中から1を探すのとなら
後者のほうが楽勝ですよね。

そもそもの検索対象物を減らす(見直す)と、検索しやすくなります。

 

見直してみたら、必要のなくなった古い書類がたくさん…
白いファイルが、まるまる不要で処分できた例

 

2- 連想できる場所に置く


100のこと全部を覚えていないし
わざわざ覚えておく必要もない。

でも、覚えていないモノも
すぐに見つけて取り出したい。
だから、
可能な限り連想しやすい場所に配置します。

 

電話の近くに筆記具を置く。
コンロ下にフライパンを入れる。

これらは自然にやりますよね。
なぜなら、使う場所の近くに置きたいから。

自然に置くだろう場所

連想できる場所

 

配置に迷うモノがあるときは
自分(+使う人)が連想できる場所を意識してみる
検索しやすくなります。

 

3- 見える化する


モノが重なり合ったり
小さいモノが底に沈んだり
奥にモノを押し込んだり

モノがモノで隠れてしまうと、検索性が下がります。

扉や引出しの中は、モノが隠れない見える化で、検索しやすくなります。

2- デスク手元の浅い引出しって、筆記具や電卓が入っていそうですよね。
——————–
3- 引出しの中は、モノの重なりがなく、全てのモノが見える。

 

4- 色を利用する


用途に応じて
収納アイテムを色分けすると、それだけで大きな分類となり
検索しやすくなります。

オフィスなら
業務内容ごと
処理段階ごと
(未処理・処理中・完了など)

個人宅なら
家族別、目的別など

 

書類を入れる個別フォルダを色分けする例
グリーン:処理中や、あとで見る
グレー:完了や、参考資料

 

5 見出しをつける


書類の管理には必須ですし
隠す収納にも取り入れて、検索性を上げます。

文字で記す、イラストで記す、写真で記す、など。

文字で記す場合
検索対象物が多いときには
目次や一覧表(リスト)・配置図なども作ると
さらに検索しやすくなります。

 

文字で記している例

 

 

以上、片付けの知識としては
目新しいことではありませんが

[検索性を上げる]という目的を掲げることで
取り組み方に変化があると思います。

これならやってみよう♪
と思える方法がありましたら
そこから始めてみてください。

 

 


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やる気スイッチを押す言葉がけ - 褒めるがONの人・OFFの人

 

家族には
「散らかしたら片付けてほしい」
「宿題を終わらせてからゲームをしてほしい」

部下や同僚には
「デスク周りを整頓してほしい」
「仕事の進捗状況を報告してほしい」

など、身近な存在には特に
望むことが、いろいろあると思います。

 

どう言えば
やる気を出してくれるか。

どんな言葉なら
気持ちよく動いてくれるか。

とりあえず、褒めれば良い?

 

実は、褒められて動く人と
そうではない人がいます。

褒めたり、感謝を伝えることは
コミュニケーションを円滑にするかもしれません。

が、それが、やる気スイッチをONにするとは限りません。

 

相手を支配したり
コントロールするのではなく

自主的に動いてくれる言葉がけについて、お話しします。

 

 

【褒める】がスイッチ
ONの人

 

以前、個人懇談[わたし流さがし]を受けてくださったAさんのご主人。

この方は、他人の評価が気になる感情優位タイプ、と推測しました。

このタイプには、とにかく【褒める】よう、お話ししました。

 

Aさんは、普段ご主人を褒めることはあまりなく、褒めたら
「バカにするな!」と怒られるんじゃないかと、とても抵抗があったそうです。

それでも、意を決して、軽めに褒めてみたら…

ご主人は、マンザラでもない様子で、機嫌良く、ちょっとした家事の手伝いまでしてくれたそうです。

その後も褒めるよう努めたところ、例外なく、機嫌は上向きだったそう。

周囲からの見えカタが重要な、このご主人には【褒める】がやる気スイッチをONにするようでした。

 

ちなみに、感情優位タイプの中には、感謝を伝える、ことでスイッチが入る人もいます。

感情で反応があるタイプの人には【褒める】や、感謝を伝える、を試してみてください。

 

 

【褒める】がスイッチOFFの人

 

Aさんが、ご主人を褒めたら「バカにするな!」と怒られるんじゃないか、と心配したように、実際、褒められても全く響かない、逆に相手を警戒してしまうタイプの人もいるんです。

それを知らずに、褒めたり、必要以上に感謝の言葉を伝えても、全くの逆効果。

途端に、やる気を失わせることになるんです。

当然、このタイプの人には、違う言葉がけでスイッチが入ります。

 

例えば、感情では響かない理論優位タイプでしたら、筋道の通った内容で伝える。

「早く寝なさい」ではなく

今寝ないと、睡眠時間が〇時間以下になるから、寝不足になっちゃうよ」という具合に。

頭で納得してから動きたい思考型ですから、論理的に伝える、がスイッチをONにします。

 

【褒める】で動かない人には、筋道の通った内容で伝える、を試してみてください。

 

 

 

スイッチを押す言葉がけは、気質によって違います

 

人には、生まれ持った気質があって、どんな言葉でスイッチが入るのかは、その人なり、その気質なり、それぞれ違います。

上記は、その中の一例で、他にも【褒める】に反発する、というタイプの人もいます。
(この人は、勝ちにこだわる本能優位タイプ)

このことを知っているだけでも、案外あっさり、円満・円滑に、コトが進んだりします。

 

自分自身、そして家族や同僚など身近な人の、やる気スイッチを押す言葉を知っておきませんか。

 


 

【個人向けサポート】

 

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