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緊急じゃないから「いつか」だった│お客さまの声(名刺の整理整頓)

カタシカタさんは、あくまで「ユーザーが一番使いやすい方法」を基軸にアドバイスをしてくださるので、整理した後、私一人で作業する時に助かるんです。

「整理整頓はこうしなきゃダメ」「こういう考え方があるから、これに沿ってやってください」というような流れではなく、私の話をじっくり聞いてくださってから
「こんな方法もありますよ〜」と様々な選択肢の元アドバイスがあります。

引用元:名刺を整理してビジネスチャンスが広がった話

 

 この記事を書いてくださったのは 

Vomy-C
ササキミサト さま


企業・官公庁主催のコミュニケーション・電話対応・クレーム対応講座の講師を務めるほか、全国の講座・研修講師に向けた「オリジナル講座の作り方」「社内研修講師養成講座」などの各種講座を開催されています。

公式サイト

以下のインタビューにもご協力いただきました。

 

 


緊急じゃないから「いつか」だった

 

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ポートを受けるきっかけや経緯は?
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過去に名刺は「命」だと教わったので、これまでに受け取った名刺は大事に持っていました。

お礼状などを出す際に住所が必要になるので、活用はしており、なんとなく分けてファイルはしていました。

重複している名刺が多数あり、探すのに時間がかかるときもありました。それが手間ではあったので、いつか整理して見やすくしたいとは思っていました。

でも、このままでも問題はないし、緊急じゃないし、あくまで「いつか」のレベルでした。

いつか自分でやるしかないと思っていた中、このサポートがあることを知り、試してみようと思いました。

 

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ポートを受けて、いかがでしたでしょうか?
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最初は「どういう流れなんだろう」「時間がかかったらどうしよう」などの不安がありましたが、サポート後の今は、とても晴れやかで、気の迷いがなくなりました。

初回の相談で、名刺を綴るファイルを使いやすいものに替えることになり、買い替えのサポート(用品の提案と購入代行)をしてもらいました。

そのおかげで、どんなファイルをどこに買いに行くなど、自分で考え行動しなくてはならない部分を最短化できました。

今までのファイルは捨て、使いやすく、色も好みのファイルを取り入れられたので満足しています。

そして、メインのサポートは、アプリを取り入れ、スキャン作業を手伝ってもらうことだったのですが、面倒に思っていたスキャン作業が、スキャナーで一気に終えられて良かったです。

今回アプリを取り入れて、一番良かったことは、外出先で名刺を見られることです。

今までは一度戻らないと確認できなかったことが、必要なときにすぐに確認できるため、効率よく仕事ができるようになりました。

今では増えた名刺をスキャンするのも習慣になりました。

束にしていた名刺の塊が無くなり、スペースができてスッキリしました。

 

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ポートを受けて良かったエピソードなどがあればお聞かせください。
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スキャン作業の前に、まずはスキャンする名刺の選定を自分で行いました。

このときに、重複した名刺、ショップカード的なもの、SNSでがっちり繋がっている人の名刺などは整理できました。

名刺を見返す作業のおかげで、連絡を取る人がいたり、逆にもう過去となった付き合いを認識することができました。

あとは外出先で、仕事と仕事の間の空き時間に、お礼状などを書けるようになりました。

以前は手許に名刺がないので、宛先(住所)を書けないことがあったんです。

 

 

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刺管理にお悩みのある人へメッセージをお願いします。
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最初の一言に戻りますが、やはり「名刺は命」だと今でも思っています。

ただ、カタシカタさんのサポートを受けた後の現在は「活用できる状態だからこそ、名刺は命」と思っています。

宝探しは大変ですが、手元のお宝リストを把握できていると、行動も選択肢も変わってくると感じます。

カタシカタさんの名刺整理サポート、オススメです!

 

 


サポート詳細

名刺の整理整頓サポート
個別相談・作業補助(スキャン)・管理用品の提案と購入代行

所要時間
8時間(4時間×2回)

 


2020-05-16 | Posted in 名刺, オフィスの整理整頓, BlogNo Comments » 

 

リモートワークは家のどこでしている?┃テレワーク・在宅ワーク

 

 

 

リモートワーク、テレワーク、在宅ワーク、在宅勤務・・・

 

リモートワーク、テレワーク、在宅ワーク、在宅勤務

なんだか、いろんな言い方がありますね。

とりあえず “家でも仕事する” という認識でお話しを進めます。

※ここから先は『在宅ワーク』と表現します

 

半日交代で、在宅ワーク
週の数日は、在宅ワーク
当面の間は、在宅ワーク

仕事の基本は、在宅ワーク

会社や事業形態によって、様々な対応がされている様子

在宅ワークになった(増えた)ご本人も戸惑いがある中、ご家族も慣れない事態に戸惑っているお話しを耳にします。

ご本人も、ご家族も、在宅ワークとどう付き合っていくか。家族でルールを決める必要がありそうです。

 

ということで、在宅ワークの人たちのお話しも参考に、在宅ワークのスペース作りについて綴ってみようと思います。

 

 

仕事スペース│固定席orフリーアドレス

 

書斎がある方は、もちろんそこで仕事をすると思いますが、特にそのような部屋がない場合について、考えてみたいと思います。

まずは、固定席にするか、フリーアドレスにするか。

 

今オフィスでは、社員ひとりひとりに固定した席を割り当てる、固定席スタイルのほか、

仕事の状況に応じて、空いている席やオープンスペースを自由に使う、フリーアドレスのスタイルがあります。

 

さて、自宅においては、どちらのスタイルを取り入れるか。

お住まいの環境や、ご家族の要望によっては、選択する余地がない場合もありますが、

もしどちらか選択できる場合は、自分にとっての仕事のしやすさで選ぶことになると思います。

 

 

1- 固定席派


 

│ 今のオフィスが固定席で、それに慣れている

│「固定席につく=仕事をする」という切り替えがほしい。メリハリになる

│ 集中できる環境がほしい(視界に誘惑がない配置、雑音が少ない環境)

 

普段は生活をしている場。

家族と住んでいる場合は、隣にいるのは同僚や上司ではなく、思い思いに過ごす家族

仕事には関係のない、趣味のもの、家族のものなどプライベート満載の中では、なかなか仕事モードになりづらいものです。

その状況を、強制的に仕事モードに切り替えるためには、仕事用の固定席が必要

 

可能な限り、テレビや家族の気配を感じるものから背をむける(壁に向く、窓に向くなど)。

自分が脱ぎ捨てた靴下が落ちている、棚のホコリが目立つ、子どものおもちゃが散らかっているなど、仕事をしていると妙に気になってしまう。

普段ならスルーしているくせに、急に片付けてみたり、掃除を始めちゃったりは、アルアルです(わたしもやっちゃう…)

固定席をつくり、仕事とは関係ないものは移動させ、仕事に使うものだけを、使いやすく配置する

 

その席に着くことで「今は仕事中」という意識にさせ、気が散ることも少なくなります。

 

 

2- フリーアドレス派


 

│ 今のオフィスがフリーアドレスで、それに慣れている

│ つい座りっぱなしになってしまう。場所を変えることが休憩をとったり体を動かす機会になる

│ 集中したいとき、雑務的な内容のとき、電話対応のときなど、場所を変えることがメリハリになる

 

オフィスと違い、同僚や上司に相談しに行ったり、プリンターやファックスのところに行ったりなど、立ち上がる機会がぐっと減ります。

結果、ずっと座りっぱなしになって、腰が痛くなる、という声を聞きます。

意識的に立ち上がって休憩をとったり、体を動かしたりすのも良いですが、フリーアドレスにすることで、仕事の内容ごとに体勢と気分を変えるというのも手です。

 

集中したいときは、デスクやテーブルに向かって。
電話対応やメールチェックなどは、ソファーに座って。
ネットで調べものなどは、床やベッドで。
子ども部屋が使えるときは、勉強机で。

体勢と気分を変えながらのほうが、効率よく仕事ができる!と行きついた人もいらっしゃるようです。

 

 

音や人の気配も考慮すると

固定席にするか(それをどこに作るか)、フリーアドレスにするかは、お住まいの環境や、ご家族の意見に左右されるところですが

雑音(生活音や音楽)があるほうが良いのか、余計な音は少ないほうが良いのか

仕事と関係ない家族の気配はあっても良いのか、あると気が散るのか

 

「雑音や家族の気配が全く気にならない」と、空いている部屋があるのに、あえてダイニングテーブルで仕事をする人がいたり

「気が散るし、邪魔されたくないし、ビデオ会議もあるから」と、寝室に籠ったり、車に行く人がいたり様々

その人自身の好みはもちろん、家族構成・家族のライフスタイルなどによっても違ってきます。

 

その人自身の好みでいうと、リビング学習やカフェ学習が上手くいく人は、前者がハマるのかもしれませんね。

 

 


 

その他、在宅ワークについては、ビデオ会議対策についても、よく話題になっています。

音の問題、視界(背景)の問題

 

背景については、ディズニーとピクサーのバーチャル背景用の壁紙が、ネット上で話題になっていました。

 

で、早速ピクサーバージョンをやってみました

 

背景の色によって、リアルとバーチャルのハーフ&ハーフになったり

光の加減で、オデコや鼻が陥没したり、盛り上がりました。

許される相手のときに、ぜひ試してみてください!

 

 


 

最後に、わたしの例も参考に紹介します。

わたしの場合は、ホームオフィスとして、自宅に仕事をするスペース(固定席)を設けています。

在宅ワークの日は、まずアイドリングとして、ソファーでメールチェックをしたり、調べものをしたりすることからスタートします。

そして、仕事モードが高まってきたら、固定席で集中する。固定とフリーのハイブリッドでやっています。

 

 

仕事に使うものだけを、使いやすく配置している様子です ↓

 

活用できそうな部分があれば、ぜひ参考にしてみてください。

 

 


 

【オフィスの整理整頓サポート】


名刺・デスク周りの整理整頓、社員研修など承っております。
お気軽にお問い合わせください。


カタシカタ
倉岡 真希子

 

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2020-04-06 | Posted in オフィスの整理整頓, BlogNo Comments » 

 

生産性向上・業務効率化のための整理整頓術┃講習会

 

【講習会】生産性向上・業務効率化のための整理整頓術
~より快適な職場環境を目指して~

 

働き方改革を推し進めるうえで、業務の効率化については避けて通れない課題です。

身近なところを改善することから、生産性の向上・業務の効率化を考えてみる。

その手段のひとつ、職場の整理整頓について、当講習会を担当いたしました。

(主催:北海道中小企業団体中央会・釧根支部さま)

 


前半は

* 整理整頓を軽視する損失・デメリット
* 整理整頓は『ワケル』ことから始める

 

トランプを使ったワークから始まり
身の回りの事例として、ペンスタンドの整理整頓の紹介など

 

後半は

* デスク周り、書類、パソコンのファイルの整理方法

 

[参考] 書類の整頓グッズ
~業務パートナー渡部夏代さんのインスタより

* 検索しやすい見出し付きのクリヤーホルダー
* 位置合わせガイド付きのクリヤーホルダー

 


 

 ご感想 (一部)

* 整理整頓が苦手なので、とても参考になる内容でした。

* 整理整頓を習慣化して、少しでも業務の効率化ができればと思いました。

* 整理整頓の事務用品も見せていただき、大変参考になりました。

 

ご参加くださった皆さま
北海道中小企業団体中央会・釧根支部さま

貴重な機会、そしてご感想やご報告をありがとうございました。

ぜひ年度末の整理整頓にご活用ください!

 

 

書類の整理整頓はどうしていますか?

 

今回のような講習会などで
参加された皆さまから、よく聞くのは[書類]のお悩み。

どうでしょう?困っていることはありませんか?

実はわたし自身も、油断すると、スグぐちゃぐちゃ(山積み)にしちゃいます。

 


Instagramより

 

そもそも、勤務時間中に発生する書類は、メモ紙一枚でさえ、会社の財産です。

個人のデスクに保管しているものも、厳密に言うと、会社全体の共有財産で

便宜上、個人デスクに保管しているだけのこと。

 

その中にも、会社の書類として残しておかなくてはいけないものと

個人的なもの(自分がいなくなれば処分して大丈夫のもの)ってありますよね。

皆さん、割りと悩まれるのって、個人的なものだったりしませんか?

あとはイレギュラーなもの、突発的に増えたものなど。

 

整理整頓は、業務の効率化に欠かせない行為ですが

あまりに完璧を求めすぎると、かえって非効率の場合もあります。

その匙加減は、個人的な書類に関しては、いろいろ試すことで見つかるものだったりします。

 

わたしも、スグぐちゃぐちゃにしちゃうので、最近は『時間軸ナラベ』という方法を試し中です。

現時点で上手くいっているので、今後、研修会などでシェアしていきたいと思っているところです。

 

 

 

「整理整頓、したほうが良いのは分かっているんだけどね~」

大丈夫です。整然とした快適な環境を知ってしまったら、雑然な非効率には戻れなくなるし、もっと!もっと!と勝手に欲深くなりますから。

まずは、ちょっとだけ体感することをオススメします。

 

そのヒントや導入方法は

長年、片付けられない人生だったわたしがお伝えしています。

もし今ぐちゃぐちゃな状況にお困りでも、まだ諦めないでいてください!

わたしの話しを聞くまでは。笑

 

 

 


 

【オフィスの整理整頓サポート】


名刺・デスク周りの整理整頓、社員研修など承っております。
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カタシカタ
倉岡 真希子

 

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