Blog, オフィスの整理整頓

不器用で万年残業のアラサーOLが、定時退社とキャリアアップを実現!仕事の効率10倍アップを叶える、デスク周りの整理整頓術

お客様との電話が長引いちゃった…

「ヤバイ!次の打ち合わせに遅れちゃう」

「あれ?打ち合わせ用の資料どこだっけ?」

「えーと… 打ち合わせ会場が記されたメールは……」

「いってきま~す!あ、名刺忘れた!!」

 

これが片岡さんの、いつもの仕事ぶりでした。

仕事も準備も、後手後手で[残業]が定番

『資料を探す』『メールを探す』この動作が面倒で、後回しにしていたんです。

準備さえしておけば、名刺を忘れて取りに戻るという、ムダな動作は生まれなかったのに…

悪循環です。

 

 

片岡さんは、入社10年目の事務職、役職のない33歳

ご主人と2歳の息子さんがいます。

 

2年の育児休暇が明け、職場復帰した部署は、仕事の内容がとてもハードでした。

子どもの迎えを、ご主人・二人のおばあちゃん・ベビーシッターさんに、代わるがわるお願いして残業の日々。さらに、休日出勤も頻繁にしていました。

 

このころの子どもって、かわいい盛りです。

そして、誰よりもお母さんと一緒にいたいとき。

 

片岡さんさんも、それは痛いほど感じていました。

本当は、もっと子どもと一緒に過ごしたい。保育園のお迎えも、母である自分が行ってあげたい。

自分の顔を見た瞬間に、勢いよく駆け寄り飛びつくあの笑顔、仕事の疲れが吹っ飛ぶ瞬間なのに…

 

年齢とともに疲れが取れにくくなり、ついイライラしてしまう。

それを自覚しながらも「周りの同僚も同じように残業をしている、忙しい部署なんだから仕方ない」と、その生活を続けました。

 

 

そんなある日の残業中、給湯室で話す、総務課の人たちの雑談が聞こえてきました。

 

女性社員A
「ところで・・・さんの、デスクの上ってすごくない…」

女性社員B
「あ~、あの人ね… 足元まで書類の山だし、よくあんな中で仕事できるよね」

女性社員A
「話しも長いし、業務連絡のメールもいちいち長文だし、絡むの面倒、ウザい」

女性社員B
「いっつも遅くまで残業してるしね」

 

“・・・さんって!? 聞こえなかったけど、わたしのことだ!!”

 

女性社員A
「それに比べて、木村さんのデスクの中、見たことある?」

女性社員B
「ある、ある!デスクの上も何もないけど、引き出しの中も、何も入っていないよね!」

女性社員A
「パソコンの中も、整い過ぎでヤバイよね!」

女性社員B
「そ~!共有フォルダも、木村さんの係は整理整頓されていて、データ探すとき、めっちゃ助かるの~~」

女性社員A
「木村さん、滅多に残業しないし[ムダ]という2文字がないよね~」

 

“わたし…仕事ができない代表として、木村さんと比較されている……”

そう思った片岡さんさんは、その日はショックを隠せず、残業を切り上げて帰宅しました。

 

 

帰宅中、モヤモヤしながら考える片岡さん

“木村さんのデスクの中も、パソコンの中も、もちろん見たことがある。はじめて見たときはビックリしたもん。

10年間、人事異動を経てたくさんの同僚を見てきたけど、あんなデスク周りの人を見たのは始めてだったから。”

 

木村さんは、仕事が早い、いわゆる『できる人』

本当にスマートな仕事ぶりで、これが効率的な仕事って言うのかと魅せられました。

 

そのとき片岡さんさんは、ハッとしました。

 

“いわゆる『できる人』たちって、皆んなデスク周りがキレイかも!?

総務課の女性社員たちも、あの上司も、この同僚も、思いつく『できる人』たちは、皆んなデスク周りがキレイだーーー!!!

よし!自分もまずカタチから入ろう!!

明日から、デスク周りとパソコンの中を整理整頓するぞぉ!!!”

 

片岡さんは、次の日から

モノがないデスク周り&見たいデータがすぐに見つかるパソコンの中

を目指して、少しずつ整理整頓を始めました。

 

通常業務があるので、一気には時間を取れない。だから、まずは足元の書類を毎日5cmずつ見直しました。

「いつか使うかも」と持っていたけれど、結局いつまでたっても使わない書類や、重複した書類がたくさん出てきました。

 

“「面倒くさいから後でやろう」「忙しいからとりあえず」

そうやって書類を積み上げてしまう、気持ちの甘えが、この書類の山を作っていたんだ…”

 

 

いいペースで進んでいましたが、ある日仕事上でトラブルが。

数日前に対応したお客様から、片岡さんの対応に納得いかない、とお怒りの電話が入りました。

 

「あなたお給料もらっているんでしょう!さっさと対応しなさいよ、この給料泥棒!!」

「そんなチンタラした対応で、ここが医療現場だったら、あなた人を殺しているわよ!!!」

強い言葉で攻め立てられ、なかなか怒りを収めてもらえません。

 

そんなときに限って、子どもが熱を出し、保育園から呼び出しがくる始末

 

最終的に、上司の山田係長に事を収めてもらったのですが、この不甲斐ない過程と結果に、かなり落ち込む片岡さんさんでした。

 

その日以降は、もう整理整頓どころではありません。

トラブルの対応と子どもの発熱で、通常業務も滞ってしまいました。

気持ちに余裕がなくなり、あっという間に、またいつもの山積みデスクに戻っていました。

 

“どうせ、わたしは仕事できないし。整理整頓ニガテだし。変にヤル気出してもムダな抵抗だ”

そんな風に投げやりになってしまった片岡さん

 

でも、くさってみたところで、目の前の仕事が無くなる訳ではない。

病み上がりの子どもの側に、早く帰ってあげたい思いを打ち消し、その日も残業をしていました。

 

 

そこへ、総務課の野田さんが話しかけてきました。

 

野田さん
「この前は大変だったみたいね」

片岡さん
「そうなんです…」

野田さん
「そんなときにする話しではないんだけど、最近の片岡さん、なんか雰囲気変わったよね。デスク周りもスッキリしたし、パソコンの共有フォルダも整えたでしょう?」

片岡さん
「え~!気がついてくれたんですか!木村さんのデスク周りに刺激されて、頑張ってみたんです」

野田さん
「やっぱりそうだったか。最近は残業も減ってきているよね?ごめんね、総務だからその辺のチェックはどうしても」

片岡さん
「不思議なもので、身の回りを整えたら、仕事がスムーズなんですよね。探しモノにイライラしなくなったなぁ、とは思っていましたが…」

「…あ、でも、溜めこんでいた書類を、要る要らないって判断しているうちに、仕事上でのいろんな判断も早くなった気はします」

野田さん
「あ~、分かる~!持ちモノの選別って、判断力を鍛える感じするよね!!」

「だからかぁ、最近、山田係長が片岡さんによく仕事を振るなぁって思っていたんだ」

片岡さん
「山田係長から振られる仕事は、面白いものが多くて、実は今、仕事が楽しくなってきているんです!」

「前は残業残業で、疲れ果てているだけだったのに」

野田さん
「そうなんだね~、残業が減って、面白い仕事も任されるようになって、全ては整理整頓のお陰?整理整頓あなどれないねぇ!」

「共有フォルダ内が整理整頓されているから、データが探しやすくて、総務課としても助かっているよ」

片岡さん
「良かったです!でも忙しくなると、リバウンドぎみになるんですけどね…」

 

片岡さんは、以前は何をするにも、まず書類やデータを探すことから始まっていました。

探しもので事務所内をあちこち動き回ったり、いちいちモノを避けながらモノを取ったりして

効率の悪い動作に時間を費やしていました。

でも整理整頓をして、きちんと段取りされた仕事環境になったことで、ムダなことに業務時間を奪われることがなくなりました。

そして、モノの選別を通して判断力も養われ、自分でも気がつかないうちに、仕事の効率が上がっていたんです。

 

片岡さんは、野田さんとのお喋りで、すっかり元気になりました。

気を取り直して、山積みになったデスクの上を整え、子どもが待つ自宅へ帰っていきました。

 

 

その後も、少しずつながら、着々と整理整頓を進めた片岡さん

相変わらず、忙しい時期やトラブルがあると、デスクの上をいっとき山積みにしてしまうけれど、だんだんそれは想定内と思えるようになってきました。

山積みになっても、すぐに整えることができるようになったからです。

 

その様子を見ていた山田係長が、部署全体で整理整頓の活動に取り組むことを、総務課の野田さんに提案しました。

整理整頓で身の回りがスッキリし、明らかに仕事のパフォーマンスがあがった片岡さんを、山田係長が認めてくれたのです。

 

野田さんも、片岡さんの変化は知ってはいたものの、部署全体となると、費用対効果など懸案事項が増えます。

当初は難色を示してた総務課ですが、片岡さんの残業時間が減った事実が決め手となり、まずは社員研修の実施が決まりました。

 

 

それから半年後、部署全体の整理整頓活動がどんどん進み、個人のデスク周り、共有のキャビネト・備品庫が、スッキリキレイになりました。

誰が見ても、どこに何があるか分かるようになり、段取りされたシステマティックな職場環境が実現しました。

「アレどこにある?」と探しモノをする社員
「アレどこにある?」と聞かれて、業務の手を止める社員

そんな光景は、なくなりました。

新しく配属された派遣社員も、人事異動できた社員や新入社員も、探しモノで苦労する場面はありません。

 

その効果は、数値にも見事に表れました。

部署全体の業績アップを実現しながら、残業時間が40%減ったのです。

その結果、ボーナスアップというご褒美まで手に入りました。

 

 

整理整頓の活動を始めて2年が経ちました。

片岡さんは、余裕を持った仕事の取り組みが評価され、重要案件のメンバーに抜擢されました。

もちろん、整理整頓活動のリーダーも任されています。

 

育児休暇が明け、職場復帰したころは残業三昧で、いつも疲れて不機嫌そうだったのに、今では明るく前向きな、会社の戦力です。

家族との時間も大切にできているようで、ときどき有給休暇をとって家族旅行に行っています。

 

もう、名刺を忘れて慌てて取りに戻る、片岡さんのことを覚えている人はいなくなりました。

 

 

 


2020-12-15 | Posted in Blog, オフィスの整理整頓No Comments » 

\仕事が遅い人の整理整頓術・効率的なデスク周りで早い仕事/
オンライン受講や対面受講は、「ストアカ」からも承っております

カタシカタからへお問い合わせ

営業時間内にeメール返信にて対応させていただきます

お問い合わせフォーム

Tel.090-2872-5001

[営業時間]10:00~17:00
(日・祝日・年末年始・夏期休暇を除く)