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名刺の整理整頓サポートって、どんなことしてくれるの?【事例】

名刺の整理整頓サポートは、このようなモヤモヤの解消をお手伝いしております。

♦ 増えた名刺が手付かずになっている。

♦ そのうち整理しようと思っている。

♦ アプリも気になるが、よく分からない。

名刺の増え方(ペースや枚数)

名刺の使い方(名刺を見て、電話やメール・お礼状の送付など)

また、その頻度は

人それぞれで、業種・職種・職位などで、全然違ってきます。

だから、誰かが上手くいっている管理方法が、あなたも上手くいくとは限りません。

まずはあなたの現状を見て聞いて、あなたに合った方法を一緒に考えます。

では早速、事例を交えながら、紹介していきます。

1- 管理方法を考える。主流は3つ

①アナログ管理

* ファイルに綴る(差し込む)

* 整理箱などに立てて並べる

②デジタル管理

* 名刺アプリでデータ化

③アナログとデジタルの併用管理


この中から、適した(お望みの)方法を決めます。

2- 保管ルールを決める

① いただいた名刺は全て保管する

* 重複しているモノも含めて全て
(会った回数や昇進などの情報として)

* 一人につき一枚
(重複しているときは直近のもの)

② 分類する

* 日付・五十音・業種・お客様・所属の会など

* 綴る・データ化・保留・処分など

③ 整頓する用品(グッズ)を決める

* お持ちのものを活用する、新たにより良いモノを準備するなど


あなたにとって管理しやすい保管ルールを明確にしてから、実際の作業に進んでいきます。

ここまで、無料相談の中で承ります。

この先の作業を、ご自身で行われる場合は、サポートはここで終了です。

相談までの事例

a- アナログとデジタルの併用管理 ┃ 経営者さま(不動産業)
名刺の整理整頓は、キッカケがあれば意外とすぐ終わる!事例

b- アナログ管理 ⇒ デジタルとの併用管理 ┃ 経営者さま(はんこ屋さん21清田店
お仕事がら『名刺はぜ〜んぶ要保管!』の経営者さま(インスタより)

3- いよいよ作業開始

アナログ管理の場合

① 分類する

* ご自身での判断が必要な部分は、ご自身で進めていただきます。

* 五十音順など、他者でも作業が可能な部分を、お手伝いいたします。

② 整頓する

* ファイルに綴る(差し込む)、整理箱に入れるなど
(必要に応じて、用品の購入代行も承ります)

文字にすると数行ですが、枚数が多い場合は、膨大な作業量です。

単純作業部分は、どうぞお任せくださいませ。

上記の詳細は
[2-保管ルールを決める]のときに相談いたします。


デジタル管理の場合

① 分類する

* ご自身での判断が必要な部分は、ご自身で進めていただきます。

* 五十音順など、当方でも作業が可能な部分を、お手伝いいたします。

② スキャンする

* スマホかタブレットで撮影します。

* スキャナーで一気に読み込みます(対応可能アプリに限る)

③ データの確認をする

* 読み込んだデータの内容を確認します。

* 必要に応じて、アプリ内でグループ分けなどを行います。

※上記の詳細は
[2-保管ルールを決める]のときに相談いたします。


アナログとデジタルの併用管理の場合

上記の内容の中から、ご自身に必要な部分を、適した工程で進めていきます。

※上記の詳細は
[2-保管ルールを決める]のときに相談いたします。

作業の事例

c- デジタル管理 ┃ 経営者さま(保険業)
スキャナーで名刺をアプリに取り込む (インスタより)

d- アナログ管理 ⇒ アナログとデジタルの併用管理 ┃ 経営者さま(運輸業)
まずは数年分の名刺を仕分けマス!(インスタより)

e- アナログ管理 ⇒ アナログとデジタルの併用管理 ┃ 事業主さま(Vomy-C
アナログ&アプリへ(インスタより)

任せられることは任せて、あなたはあなたしかできないお仕事を

名刺の活用のシカタは、ホント人それぞれ。
業種・職種・職位などで、全然違います。

でも共通して言えることは
顧客情報であったり、
面識があるという証しであったり、
人脈の厚みの現れであったり、

あなたにとっての貴重な資産だということです。

大切な資産ですから、ぜひ大切に扱って、生かしてほしいと願います。
ちなみに[大切に扱う=捨てない]ということではありませんよ~

大切に扱うことと同時に、ちょっとだけ、ひと手間をかけ、
使いたいときに、サッと取り出せる仕組みにしておくことをオススメします。

忙しい毎日の中、スピード感ある対応が求められる場面も多いはず。

名刺管理・名刺探しに時間を取られるのは、もったいないし非効率です。

かと言って、忙しいからこそ、名刺の整理整頓に、時間や労力をかけていられないのも、重々承知しています。

だからその中で、ご自身でやらなくても大丈夫な部分は、任せられる人に任せちゃってください。

あなたは、あなたしかできないお仕事、業績に直結する大事なお仕事に全力を注いでください。

わたしは
「大切な名刺の整理整頓は任せるよ!」って言ってもらえる存在になれるよう、

そしてその日に備えて、いろいろ磨いておきます。

より良い術とか、経験値とか、ジブンじゃない立場への想像力とか…

あなたの事業の事務効率の向上に、一役買わせていただけたら嬉しい限りです。

名刺の整理整頓で得られること(メリット)

すぐしまえる。すぐ見つかる。

整理整頓することで、仕舞うルールも明確になるので、サッとしまえるようになります。
(しまうときに、どう仕舞おう…と思いあぐねる時間、実際にしまう手間を思うと放置してしまうのを解消)

そして、使いたいときには、すぐに見つかる!
仕事の効率化・時間の有効化となります。

すっきりキレイに。

シンプルに見映えが良くなって気持ち良い。

目に入るたびに感じる『気がかり』がなくなります。
(気がかりは、気がかかるので、実は疲労につながっています)

その他にも、いろいろ

名刺を見返す(活用)するようになる。

整理整頓のスキルが身に付く。

モノゴトの決断・ムダを見極める力の訓練になる。

仕事のパフォーマンスが上がる。

やり終えた手応え・自信がつく。

【オフィスの整理整頓応援キャンペーン】


個別相談・整理整頓作業など
承っております。
探しモノの時間を、売上に直結する仕事時間に変えていきましょう!


カタシカタ代表
くらお

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2019-06-22 | Posted in 名刺, オフィスの整理整頓, BlogNo Comments »