オフィスの整理整頓, Blog

名刺の整理整頓 「アナログ管理」と「デジタル管理」

 

 

あなたは
アナログ派?デジタル派?

 

オフィス向けのサポートで
お悩みとしてあがる声に

「名刺の整理整頓」
があります。

社長さんや、営業職の方は
本当に驚く枚数をお持ちです。

 

試しに、身近にいる
ビジネスマンたちにも
名刺の整理整頓方法について
聞いてみました。

すると
ちょっと意外な結果でした。

それは、アナログ派が多い
ということです。

 

ネットの中を見ていると
世はデジタル時代
のように映っていましたが

いやいや
リアルな声を聞いてみると
アナログでした。

 

一部の、しかも札幌という
限られた範囲ではありますが

デジタル派は
10人に1人くらいの印象です。

 

ではなぜ「アナログ管理」が
人気のままなのか…

 

 

根強い「アナログ管理」

もともと「アナログ管理」から
始まっている人が大多数。

その慣れている状況を
変えたくない。

それが人気の理由です。

 

1- 現状に困っていない


アナログ派の多数意見です。

この方法で困っていない、
不自由なく上手く使っている、
という方たち。

 

なぜ困っていないのかというと

*そもそも名刺の増減が少ない。
(名刺が増える業種ではない)

*増減はあるが、実情に応じて
見直し、きちんと管理している。

 

このような方たちについては
何の問題もなく、現状を維持すれば良いですよね。

 

ちなみに2大整理用品は

ファイルタイプ

コクヨ公式サイトより

 


カードケースタイプ

キングジム公式サイトより

 

 

こんな製品も人気のようです。

回転式タイプ

アスクル公式サイトより

 

 

 

2- 困っているが改善していない(踏み出せない)


実は困っているけれど
慣れている現状は維持したい、

あるいは、改善したいが
どう改善すれば良いか
分からない、という方たち。

 

どんな風に困っているのか…

*目当ての名刺を探せなく
探すことの時間とストレス。

*増えるペースが速く
整理整頓が追い付かない。

*改善したいが
改善方法を考える余裕がない。

*デジタルに興味はあるが
どの製品(ソフト・アプリ)を
選べば良いか分からない。

*今ある膨大な数の名刺を
新しい方法に移行するのが
手間になる。
(時間を取れない)

 

とても、忙しい人
なんだと思います。

そんな中、慣れを手放し
新しい方法を導入するのは
簡単ではありません。

困っていながらも
見て見ぬふりになるのも
仕方ないですよね。

 

でも、そんな方たちこそ
思い切って
「デジタル管理」にすることで

劇的に管理がラクになるのかも
しれません。

 

 

気になる「デジタル管理」

「デジタル管理」と言われても
どんな製品を、どういう基準で
選べば良いか
分からないと思います。

 

各製品の売り文句を見ると

*読み取り精度
*データ化のスピード
*検索性
*外部連携(SNSなど)
*社内共有(一元管理による営業強化)
*電子名刺交換
などなど

付加機能をどこまで求めるか。
そこで選ぶ製品が変わってきそうです。

*必要な機能
*あると便利な機能
*必要のない機能

これらを見極める必要が
ありそうです。

 

もし「デジタル管理」の導入に
迷われているなら

わたしが試した感想ですが
参考に紹介いたします。

 

 

「アナログ管理」と
「デジタル管理」の比較

わたし自身は
現状に困っていないアナログ派

ですが、試しに
デジタルも導入してみました。

 

【デジタル】
とにかく探しやすい!!
目的の名刺を一瞬で見つけられます!

氏名から、会社名から、
登録した日にちから、

様々な検索が可能なので
何かヒントがあれば
探し当てられます。

頭では分かっていましたが
体験すると、ちょっと感動
しました。

 

デジタル移行時も
まず50枚ほどを選んだので
手間ではありませんでした。
(10分程度だった記憶です)

これなら、残りの名刺も
隙間時間で少しずつ
移行しようと思えます。

 

【アナログ】
もともと枚数が少ないので
管理は手間ではありません。

それでもデータ化した名刺は
モノとしては
減らすつもりでした。

でも、手触りが良いなど
紙質にこだわった名刺は
結局そのまま持っています。

 

デジタルでは味わえない
紙の良さを知りました。

「捨てにくい名刺を作る」
そうアドバイスされたことが
ありましたが
こういうことなんですね。

 

両方のメリット・デメリットを
実感した感想としては

「デジタル管理」が向くのは
*名刺がどんどん増える人
*その名刺の活用が多い人
だと思います。

 

わたしのように
名刺の増減が少なく
その活用場面も少ないなら

「アナログ管理」で充分なので
紙の風合を楽しむのも
良さそうです。

 

 

今回
デジタル製品を試すにあたり
いろいろな製品を調べました。

その中の
[スマホ用アプリ]4つを比較
した
記事もありますので

デジタル移行に
興味がありましたらご参考に!

 

 


 

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2018-04-19 | Posted in オフィスの整理整頓, BlogNo Comments »