オフィスの整理整頓, Blog

「いつかやろう」はいつにする? 整理整頓サポート実例

 

山積みになった書類を前に
「いつか整理しよう」と思っていませんか?

その「いつか」は、いつになりそうですか?

 

今回、整理整頓のお手伝いをした事業所の方々も
「いつか」と思い続けてきたそうです。

でも、自分たちだけではどうにもならず…

今は、「いつか」と
乱雑な事務所から解放され
整理整頓の効果を実感されています。

 

書類の管理方法
事務室内のレイアウト

什器・用品などの
ご提案から、

中のモノを出したり
シュレッダーをかけたり
作業まで。

札幌近郊の事業所にて行った
整理整頓サポートの様子を紹介いたします。

 

※事業主さまのご厚意で
写真の活用など、お申し出いただき紹介しております。
(事業所の皆さま、ありがとうございます!)

 

 

ご要望


書類や備品など、使わなくなったものを撤去したい。

**
日々大量に入ってくる、書類の扱いをルール化したい。

**
書類を探さない(誰でも分かる)仕組みを作りたい。

**
オフィス家具を購入し、見た目・使い勝手ともに整えたい。

**
期間は、3カ月間

 

 

 事務室の整理整頓
[ビフォーアフター]

 

収納棚

備え付いている収納棚が
使いにくい形状とのこと。

そのため、どうしても
無造作にモノを置き
雑然とさせてしまう…

 

それが、この状況

[ビフォー]

 

そこで

使いやすさと収納力
整然とした見た目

それらを求め
オフィス用のキャビネットに
入れ替えました。

 


経過と[アフター]

 

中を出す途中(2ヶ月目前半)

中を出す完了(2ヶ月目後半)

収納棚を撤去(2ヶ月目後半)

キャビネット搬入(3ヶ月目前半)

書類等の配置(3ヶ月目後半)


テプラのマグネットテープで内容を表記
(中が移動しても、付替えラクラク♪)

 

 

本棚

収納棚のほかに、本棚が3本ありました。


[ビフォー]

ここの書類は、収納棚に移動することにして
カウンターとしても使える
腰高のキャビネットに入れ替えました。

カウンターにする目的は
日々大量に入ってくる
書類の整理場所とするため。

全ての書類を
一旦ここに集約
します。

 


経過と[アフター]

 

中を全部出し、本棚2本は書庫に移動
(2ヶ月目前半)

キャビネット搬入(3ヶ月目後半)

書類を処理状況ごとに、左上トレーで管理
「未処理」「処理中」「返事待ち」など

 

 

デスク周り

デスクは2台あり、向かい合わせに配置しています。
(事務に従事するカタ2人)


[ビフォー]

 


経過と[アフター]

 

デスクの上のモノ・袖机などの什器を
一旦別な場所に移動(2ヶ月目後半)

床の改修工事(3ヶ月目前半)

デスク配置(3ヶ月目後半)


配置は、動作動線を考えた結果
並び席に変更

 

これらを予定どおり
3ヶ月で完了しました。

 

 

整理整頓後の成果


当初の問題点を改善した結果
数々の成果がありました。

**

使わなくなったものを撤去し
レイアウトの変更により
床面積が20%広くなりました。

**
書類の流れを作り
動作動線を考えた配置により
探しものがなくなりました。

**
扉つきのオフィス家具に入れ替えたことで
整然と快適な環境になりました。

 


「昨年の資料を見たい」
「会議の準備をしよう」

以前はまず
「関係書類はどこだ?」

から始まったそうですが
今は考えることなく、書類の場所に向かい、手に取る。

すべての行動がスムーズになったそうです。

また、キレイな状態を保とうと
自然と乱れることを避けるようになったとも。

 

日中は業務で多忙のため
夜な夜な作業を進められたそうです。

伺うたび、予想以上の進捗に驚きました。

でもそれは
自分たちだけでは成し得ず

常に工程を確認しながら
次回の予定を立てることが目標になったから。

とお話しくださっています。

 

わたしたちは、先導役となり
皆さんが黙々と踏ん張れるよう
サポートさせていただきます。

「いつかやろう」の
「いつか」は、いつにしますか?

 


アシスタントの渡部夏代さんも
経過を
ブログで紹介してくれています。

違う視点からの記事を、ぜひご覧ください。

 

今回、事業主さまのご厚意により、実例として紹介しております。
本サポートにおいて、わたしどもから、写真掲載含め、実例紹介のお願いはいたしません。

 

 


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2017-12-20 | Posted in オフィスの整理整頓, BlogNo Comments »